Come evitare errori negli ordini quando si spostano i tavoli in terrazza: rimettere a posto i cartelli e passare chiaramente il conto originale e la nuova posizione

Per evitare confusione negli ordini quando gli ospiti cambiano posto in terrazza, occorre passare con chiarezza il tavolo originale, la nuova posizione, l’ordine iniziale e ciò che non è ancora stato servito: spostare soltanto il cartello non basta. Prima sistemate gli ospiti; poi un dipendente avvisa le postazioni interessate e il personale addetto al servizio. Prima di preparare il tavolo originale per i nuovi clienti, verificate a chi è stato affidato il conto dei clienti precedenti e chi seguirà ciò che resta da fare.

Preparate una mappa delle posizioni che anche i nuovi dipendenti possano leggere

Indicate con numeri distinti le aree interne, l’ingresso e la terrazza, e riportate sulla mappa anche gli accessi. Non affidatevi soltanto agli alberi, agli ombrelloni o ai nomi usati dai clienti abituali. Dopo aver spostato i tavoli e le sedie, aggiornate la mappa, in modo che tutti utilizzino gli stessi nomi per le posizioni.

• Area aperta e numero del tavolo: ____; posizione effettiva e accessi: ____; responsabile della mappa: ____.
• Numero visibile sul cartello del tavolo: ____; locale, numero del tavolo e modalità di servizio visualizzati dopo la scansione: ____.
• Cartello mancante, numero duplicato, danneggiato o con collegamento non chiaro: ____; dipendente che accoglie gli ospiti: ____; responsabile della risoluzione: ____.
• Posizione di deposito dei cartelli per numero: ____; persona incaricata della verifica dopo averli rimessi a posto: ____; cartelli rimossi temporaneamente: ____.

A inizio turno controllate i codici; dopo aver sparecchiato, rimettete i cartelli al loro posto seguendo i numeri

Scansionate il codice QR dal posto effettivo e verificate il locale, il numero del tavolo, il menu del giorno e se la pagina consente solo di consultare il menu oppure anche di ordinare. Per controllare la pagina non occorre inviare un ordine né effettuare un pagamento. Se riflessi, pioggia o usura rendono difficile la scansione, intervenite tempestivamente. Finché non è chiaro a quale pagina rimanda il codice e come funziona, usate menu cartacei e fate assistere gli ospiti dal personale.

Durante la pulizia, il cambio delle tovaglie o la sistemazione della terrazza, tenete separati i cartelli in base ai numeri. Una volta rimessi al loro posto, confrontateli con la mappa: non limitatevi a contarli. Rimuovete i cartelli che sembrano coperti o sostituiti, o il cui collegamento non è chiaro. Il titolare o un amministratore da lui espressamente autorizzato deve occuparsi delle ristampe e delle impostazioni dei numeri dei tavoli e dei dispositivi; non usate temporaneamente il codice QR di un altro tavolo come se fosse quello nuovo.

Per ogni cambio di posto, annotate la corrispondenza tra tavolo e nuova posizione

• Tavolo originale e nuova posizione: ____; ora del cambio di posto: ____; identificativo dell’ordine o del conto originale: ____.
• Gli ospiti hanno già inviato l’ordine? ____; pietanze già servite, ancora in preparazione o da servire: ____.
• Pagamenti già confermati e questioni ancora da verificare: ____; tavolo o gruppo a cui è associato il conto: ____.
• Postazioni di cucina, bar e servizio avvisate: ____; persona che ha ricevuto la comunicazione in ciascuna postazione: ____.
• La vecchia pagina è ancora in uso? ____; modalità per ordinare d’ora in poi spiegata agli ospiti: ____; persona incaricata del seguito: ____.

Per registrare la posizione potete usare il foglio di consegne già in uso nel locale. Questo non significa che il sistema sposterà automaticamente il tavolo o trasferirà gli ordini precedenti. Se dovete modificare il tavolo nel sistema, procedete in base alle funzioni e alle autorizzazioni attualmente disponibili, quindi ricontrollate il conto. Non reinserite l’intero ordine del tavolo solo per cambiarne il numero.

Gestite in modo distinto le diverse situazioni di cambio posto

• Ordine già inviato: individuate prima l’ordine originale e le pietanze in preparazione; comunicate la nuova posizione a chi deve consegnarle e attendete conferma, poi prendete in carico le nuove richieste.
• Gli ospiti hanno selezionato i piatti dal telefono, ma non hanno inviato l’ordine: verificate la pagina che stanno usando e spiegate loro come procedere. Non trattate una selezione non inviata come un ordine già trasmesso alla cucina.
• Gli ospiti continuano a usare la vecchia pagina: chiedete loro di non aggiungere altri piatti da quella pagina. Un dipendente deve controllare le registrazioni esistenti e spiegare come ordinare d’ora in poi. Gli ospiti non devono portare via il codice QR del tavolo originale.
• Tavoli uniti o ospiti seduti separatamente: chiedete se intendono continuare a usare lo stesso ordine e come vogliono pagare. Sedersi in gruppo non significa che i conti vengano uniti automaticamente; sedersi in due posti distinti non significa che siano stati creati due nuovi ordini.
• Pioggia e spostamento simultaneo di più tavoli: una persona tiene aggiornato l’elenco dei tavoli originali e delle nuove posizioni. Prima mettete al sicuro i passaggi e sistemate gli ospiti, poi controllate per ogni tavolo ciò che non è stato servito. Non lasciate che ognuno cerchi di indovinare dove si trova il tavolo.

Passate separatamente le informazioni sulla preparazione, la consegna e il conto

L’uso di KDS e stampanti dipende dal piano, dalla configurazione e dai dispositivi compatibili. Il fatto che la cucina abbia terminato la preparazione non significa che le pietanze siano state consegnate al nuovo tavolo. Il personale di sala deve verificare dove si trovano gli ospiti e controllare le pietanze da consegnare; il bar e la cucina calda devono comunicare separatamente ciò che è già stato preparato. Sparecchiare il tavolo originale non sostituisce questi passaggi.

Se la rete non funziona, passate manualmente le informazioni sugli ordini esistenti, sulle posizioni e sulle nuove richieste. Quando la connessione al server è ripristinata, controllate le registrazioni più aggiornate e inserite solo le informazioni mancanti. Se usate un terminale di pagamento autonomo, verificate prima che la transazione sia effettivamente andata a buon fine, quindi registrate il pagamento sul conto corrispondente. Le verifiche di pagamento ancora in sospeso non devono andare perse durante lo sparecchiamento o il cambio di posto.

Individuate le modifiche da apportare partendo dai cartelli fuori posto e dalle pietanze servite al tavolo sbagliato

A fine turno annotate se la confusione è avvenuta durante la disposizione iniziale, dopo la pulizia e il riordino o in seguito a uno spostamento temporaneo. Nel turno successivo, correggete soltanto il passaggio interessato. Verificare che il collega che prende in carico il tavolo sappia trovare la nuova posizione, le pietanze non ancora consegnate e il conto originale è più utile che ristampare un codice QR più grande. Non date per scontato che il miglioramento sarà di una percentuale specifica.