Đổi bàn ngoài hiên mà không nhầm đơn: đặt lại bảng số bàn, bàn giao rõ đơn cũ và vị trí mới

Để không nhầm đơn khi khách đổi bàn ngoài hiên, cần bàn giao rõ bàn ban đầu, vị trí hiện tại, đơn cũ và những món chưa phục vụ, chứ không chỉ chuyển một bảng số bàn. Trước tiên, sắp xếp chỗ cho khách; sau đó, một nhân viên thông báo cho các vị trí liên quan và nhân viên phục vụ món. Trước khi đón khách mới tại bàn cũ, hãy xác nhận đơn của khách trước sẽ được xử lý ra sao và ai chịu trách nhiệm tiếp theo.

Sơ đồ vị trí giúp cả nhân viên mới nhận biết từng bàn

Dùng số riêng biệt để đánh dấu khu vực trong nhà, gần cửa ra vào và ngoài hiên; đồng thời ghi rõ lối ra vào trên sơ đồ. Đừng chỉ dựa vào cây, ô che nắng hay cách gọi quen thuộc của khách quen. Sau khi sắp xếp lại bàn ghế, hãy cập nhật sơ đồ để mọi người cùng dùng một hệ thống tên gọi vị trí.

• Khu vực phục vụ và số bàn: ____; vị trí thực tế và lối ra vào: ____; người cập nhật sơ đồ vị trí: ____.
• Số hiển thị trên bảng bàn: ____; tên nhà hàng, số bàn và hình thức phục vụ hiển thị khi quét mã: ____.
• Bảng bị thiếu, trùng số, hư hỏng hoặc không rõ liên kết: ____; nhân viên tiếp khách trực tiếp: ____; người phụ trách xử lý: ____.
• Vị trí cất bảng theo số: ____; người kiểm tra sau khi đặt lại: ____; bảng bàn tạm thời được tháo xuống: ____.

Đầu ca kiểm tra trang truy cập qua mã QR, khi thu dọn đặt bảng số bàn về đúng vị trí theo số

Quét mã tại chỗ ngồi thực tế để kiểm tra tên nhà hàng, số bàn, thực đơn trong ngày và hình thức chỉ xem hay có thể đặt món. Không cần gửi đơn hoặc thanh toán để xem trang. Nếu ánh sáng phản chiếu, nước mưa hoặc bảng bị mòn khiến mã khó nhận diện, hãy xử lý kịp thời; với trang chưa xác định rõ, trước mắt dùng thực đơn giấy và nhân viên tiếp khách trực tiếp.

Khi lau dọn, thay khăn bàn hoặc cất, dọn bàn ngoài hiên, hãy tách riêng các bảng theo số. Sau khi đặt lại, đối chiếu với sơ đồ vị trí thay vì chỉ đếm tổng số bảng. Tháo xuống những bảng có vẻ bị che, bị thay hoặc có liên kết không rõ. Chủ nhà hàng hoặc quản lý được ủy quyền rõ ràng sẽ sắp xếp việc in bảng thay thế và thiết lập số bàn, thiết bị; không dùng tạm mã QR của bàn khác làm mã cho bàn mới.

Ghi một dòng đối chiếu cho mỗi lần khách đổi chỗ

• Bàn ban đầu và vị trí hiện tại: ____; thời điểm đổi chỗ: ____; mã đơn hoặc hóa đơn ban đầu: ____.
• Khách đã gửi đơn hay chưa: ____; món đã phục vụ/đang chế biến/chờ phục vụ: ____.
• Khoản thanh toán đã xác nhận và nội dung cần kiểm tra: ____; hóa đơn thuộc về khách hoặc nhóm nào: ____.
• Các vị trí bếp, quầy bar và phục vụ món đã được thông báo: ____; người tiếp nhận tại từng vị trí: ____.
• Trang cũ còn được sử dụng hay không: ____; đã hướng dẫn cách gọi món tiếp theo: ____; người theo dõi: ____.

Có thể ghi lại vị trí trên phiếu bàn giao đang dùng tại nhà hàng; việc này không có nghĩa là hệ thống sẽ tự chuyển bàn hoặc chuyển đơn hàng cũ. Nếu cần điều chỉnh bàn trong hệ thống, hãy thực hiện theo thao tác và quyền hạn hiện được hỗ trợ, rồi kiểm tra lại hóa đơn. Đừng nhập lại toàn bộ đơn của bàn chỉ để đổi số bàn.

Xử lý riêng từng tình huống đổi chỗ

• Đã có đơn: Tìm đơn ban đầu và các món đang chế biến, thông báo vị trí giao mới nhất và chờ xác nhận, rồi mới tiếp nhận yêu cầu mới.
• Khách chỉ chọn món trên điện thoại nhưng chưa gửi đơn: Xác nhận trang hiện tại và cách đặt món tiếp theo; không coi các món chưa gửi là đơn đã chuyển đến bếp.
• Khách vẫn dùng trang cũ: Đề nghị khách tạm dừng gọi thêm trên trang cũ; nhân viên kiểm tra các ghi nhận hiện có và hướng dẫn cách đặt món tiếp theo. Khách không mang mã bàn cũ theo.
• Ghép bàn hoặc ngồi tách ra: Hỏi xem khách có tiếp tục dùng chung đơn cũ và sẽ thanh toán như thế nào. Ngồi cùng nhóm không có nghĩa là đơn tự động được gộp; ngồi ở hai chỗ khác nhau cũng không có nghĩa là phát sinh hai đơn mới.
• Mưa khiến nhiều bàn phải chuyển chỗ cùng lúc: Một người phụ trách danh sách đối chiếu bàn ban đầu với vị trí hiện tại. Ưu tiên giữ lối đi thông thoáng và sắp xếp chỗ cho khách, sau đó kiểm tra lần lượt món chưa phục vụ ở từng bàn; đừng để mọi người tự đoán vị trí.

Bàn giao riêng việc chế biến, giao món và hóa đơn

KDS và máy in cần có gói dịch vụ, cấu hình và thiết bị tương thích tương ứng. Bếp làm xong không có nghĩa là món đã được giao đến bàn mới. Nhân viên phục vụ cần kiểm tra món thực tế theo vị trí mới nhất; quầy bar và bếp nóng cần báo rõ phần nào đã làm xong. Dọn bàn cũ không thể thay thế bước này.

Nếu mạng gặp sự cố, trước tiên hãy bàn giao trực tiếp các đơn hiện có, vị trí và yêu cầu mới. Khi kết nối với máy chủ được khôi phục, kiểm tra bản ghi mới nhất rồi bổ sung phần còn thiếu. Với máy quẹt thẻ độc lập, hãy xác minh giao dịch thực tế đã thành công rồi mới ghi nhận khoản thanh toán. Không được để khoản thanh toán đang chờ kiểm tra bị bỏ sót khi dọn bàn hoặc đổi chỗ.

Xác định điểm cần điều chỉnh từ việc đặt sai bảng số bàn và giao món nhầm vị trí

Cuối ca, ghi lại nhầm lẫn xảy ra khi bố trí bàn đầu ca, khi đặt lại bảng sau khi dọn hay khi khách tạm thời đổi chỗ; ca sau chỉ cần bổ sung thao tác tương ứng. Kiểm tra xem đồng nghiệp tiếp nhận có tìm được vị trí mới, món chưa bàn giao và hóa đơn ban đầu hay không sẽ giúp xác định vấn đề sát hơn so với việc in mã QR lớn hơn. Không mặc định trước một tỷ lệ cải thiện cố định.