Terrassenplätze wechseln, ohne Bestellungen durcheinanderzubringen: Tischaufsteller zurückstellen und alten Auftrag sowie neuen Platz getrennt übergeben

Damit nach einem Wechsel der Terrassenplätze keine Bestellungen durcheinandergeraten, müssen der ursprüngliche Tisch, der neue Platz, die ursprüngliche Bestellung und noch ausstehende Speisen klar übergeben werden. Es reicht nicht, einfach nur einen Tischaufsteller zu versetzen. Bringen Sie zuerst die Gäste unter. Anschließend informiert eine zuständige Person die betroffenen Arbeitsbereiche und das Servicepersonal. Bevor der ursprüngliche Tisch für neue Gäste vorbereitet wird, muss geklärt sein, was mit der offenen Bestellung geschieht und wer sich darum kümmert.

Ein Lageplan, auf dem auch neue Mitarbeitende jeden Tisch erkennen

Kennzeichnen Sie Innenbereich, Eingangsbereich und Terrasse mit jeweils eigenen Nummern und tragen Sie auch Ein- und Ausgänge in den Plan ein. Verlassen Sie sich nicht auf Bezeichnungen wie „am Baum“ oder „am Sonnenschirm“ oder darauf, wie Stammgäste einen Platz nennen. Aktualisieren Sie den Plan nach Änderungen an der Anordnung von Tischen und Stühlen, damit alle dieselben Platzbezeichnungen verwenden.

• Geöffnete Bereiche und Tischnummern: ____; tatsächliche Position und Ein-/Ausgänge: ____; zuständig für die Pflege des Lageplans: ____.
• Auf dem Tischaufsteller angezeigte Nummer: ____; beim Scannen angezeigter Betriebsname, Tischnummer und Serviceart: ____.
• Fehlende Tischaufsteller, doppelt vergebene Tischnummern, beschädigte Aufsteller oder unklare Links: ____; zuständige Person für die persönliche Gästebetreuung: ____; verantwortlich für die Behebung: ____.
• Aufbewahrungsort nach Nummer: ____; zuständig für die Kontrolle nach dem Zurückstellen: ____; vorübergehend entfernte Tischaufsteller: ____.

Zu Schichtbeginn Zugänge prüfen und Aufsteller nach Nummern zurückstellen

Scannen Sie den QR-Code vom tatsächlichen Sitzplatz aus und prüfen Sie das Restaurant, die Tischnummer, die für den Tag geltende Speisekarte und ob die Seite nur zum Ansehen oder auch zum Bestellen dient. Zum Prüfen der Seite müssen Sie weder eine Bestellung abschicken noch eine Zahlung leisten. Beeinträchtigen Spiegelungen, Regenwasser oder Abnutzung das Scannen, beheben Sie das Problem umgehend. Solange unklar ist, wohin der QR-Code führt, verwenden Sie eine Speisekarte auf Papier und lassen Sie die Gäste vom Personal betreuen.

Beim Reinigen, Wechseln der Tischwäsche oder Auf- und Abbau der Terrasse die Tischaufsteller nach Nummern getrennt ablegen. Stellen Sie sie anschließend zurück und gleichen Sie jeden Aufsteller mit dem Lageplan ab, statt nur die Gesamtzahl zu zählen. Entfernen Sie Aufsteller, die möglicherweise überklebt, ausgetauscht oder mit einem unklaren Link versehen wurden. Nachdrucke sowie Änderungen an Tischnummern und Geräteeinstellungen veranlasst der Inhaber oder eine ausdrücklich bevollmächtigte Verwaltungsperson. Verwenden Sie nicht vorübergehend den QR-Code eines anderen Tisches als Ersatz für einen neuen Tischaufsteller.

Für jeden Platzwechsel eine Zuordnung festhalten

• Ursprünglicher Tisch und neuer Platz: ____; Zeitpunkt des Platzwechsels: ____; Kennung der ursprünglichen Bestellung oder Rechnung: ____.
• Hat der Gast die Bestellung bereits abgeschickt: ____; bereits servierte / noch in Zubereitung / noch ausstehende Speisen: ____.
• Bestätigte Zahlungen und noch zu prüfende Punkte: ____; Zuordnung der Rechnung: ____.
• Informierte Küche, Bar und Servicepersonal für die Auslieferung: ____; jeweilige empfangende Person: ____.
• Wird die alte Seite noch verwendet: ____; wurde erklärt, wie künftig bestellt werden soll: ____; zuständig für die Nachverfolgung: ____.

Für die Platzzuordnung kann das vorhandene Übergabeblatt des Betriebs verwendet werden. Das bedeutet nicht, dass das System Tische automatisch ändert oder frühere Bestellungen verschiebt. Wenn Tische im System angepasst werden müssen, gehen Sie gemäß den derzeit verfügbaren Funktionen und Berechtigungen vor und prüfen Sie anschließend die Rechnung. Erfassen Sie nicht die gesamte Bestellung erneut, nur um die Tischnummer zu ändern.

Je nach Situation beim Platzwechsel unterschiedlich vorgehen

• Es gibt bereits eine Bestellung: Suchen Sie zuerst die ursprüngliche Bestellung und die noch in Bearbeitung befindlichen Speisen. Informieren Sie die zuständige Person über den neuen Lieferplatz und lassen Sie sich den Erhalt bestätigen, bevor Sie neue Wünsche aufnehmen.
• Auf dem Smartphone wurden Speisen ausgewählt, aber noch nicht abgeschickt: Klären Sie zuerst, welche Seite gerade geöffnet ist und wie anschließend bestellt werden soll. Behandeln Sie eine noch nicht abgeschickte Auswahl nicht als bereits an die Küche übermittelte Bestellung.
• Die Gäste verwenden weiterhin die alte Seite: Bitten Sie sie, dort keine weiteren Speisen hinzuzufügen. Prüfen Sie mit ihnen die vorhandenen Einträge und erklären Sie, wie sie künftig bestellen sollen. Der QR-Code des ursprünglichen Tisches darf nicht mit den Gästen an den neuen Platz wandern.
• Gäste teilen sich einen Tisch oder sitzen getrennt: Klären Sie, ob sie weiterhin die ursprüngliche Bestellung gemeinsam nutzen und wie sie bezahlen möchten. Gemeinsames Sitzen bedeutet nicht, dass Rechnungen automatisch zusammengelegt werden; getrenntes Sitzen an zwei Plätzen bedeutet ebenso wenig zwei neue Bestellungen.
• Wenn bei Regen mehrere Tischgruppen gleichzeitig umziehen müssen: Eine Person führt eine Liste der ursprünglichen Tische und der aktuellen Plätze. Sorgen Sie zuerst für freie Wege und bringen Sie die Gäste unter. Prüfen Sie anschließend Tisch für Tisch, welche Bestellungen noch nicht serviert wurden, damit niemand raten muss, wo die Gäste jetzt sitzen.

Zubereitung, Lieferung und Rechnung getrennt übergeben

KDS und Druckfunktionen setzen den passenden Tarif, die entsprechende Konfiguration und kompatible Geräte voraus. Dass die Küche mit der Zubereitung fertig ist, bedeutet nicht, dass die Speisen bereits am neuen Tisch angekommen sind. Das Servicepersonal gleicht die tatsächlich vorhandenen Speisen mit der aktuellen Platzzuordnung ab. Bar und warme Küche geben jeweils an, was bereits zubereitet wurde. Die Reinigung des ursprünglichen Tisches ersetzt diese Prüfung nicht.

Bei Netzwerkproblemen übergeben Sie vorhandene Bestellungen, Plätze und neue Wünsche zunächst persönlich. Sobald die Verbindung zum Server wiederhergestellt ist, prüfen Sie die neuesten Einträge und ergänzen, was noch fehlt. Bei einem separaten Kartenterminal prüfen Mitarbeitende zuerst, ob die Zahlung tatsächlich erfolgreich war, und erfassen sie anschließend bei der entsprechenden Rechnung. Eine noch ungeklärte Zahlung darf beim Abräumen oder beim Platzwechsel nicht aus dem Blick geraten.

Änderungen anhand falsch platzierter Aufsteller und fehlgeleiteter Speisen finden

Halten Sie zum Schichtende fest, ob die Verwechslung beim Aufstellen zu Schichtbeginn, beim Zurückstellen nach der Reinigung oder bei einem vorübergehenden Platzwechsel entstand. Die nächste Schicht sollte dann gezielt den betreffenden Arbeitsschritt anpassen. Prüfen Sie, ob übernehmende Mitarbeitende den neuen Platz, die noch ausstehenden Speisen und die ursprüngliche Rechnung finden können. Das hilft eher bei der Ursachenklärung als ein größerer QR-Code. Legen Sie keine feste Verbesserungsquote zugrunde.