Sådan undgår I rod i bestillingerne, når gæster skifter bord på terrassen: Sæt bordskiltene på plads, og overdrag både den oprindelige regning og den nye placering

For at undgå rod i bestillingerne efter et bordskift på terrassen skal I overdrage oplysninger om det oprindelige bord, den nye placering, den oprindelige bestilling og det, der endnu ikke er serveret. Det er ikke nok blot at flytte et bordskilt. Placér først gæsterne, og lad derefter én medarbejder give besked til de relevante arbejdsstationer og serveringspersonalet. Inden det oprindelige bord gøres klar til nye gæster, skal I afklare, hvad der skal ske med de tidligere gæsters bestilling, og hvem der følger op.

Lav et oversigtskort, så også nye medarbejdere kan finde hvert bord

Markér indeområdet, indgangen og terrassen med entydige numre, og angiv også ind- og udgange på kortet. Stol ikke kun på beskrivelser som træet eller parasollen eller på de betegnelser, stamgæster plejer at bruge. Opdatér kortet, når bordene og stolene flyttes rundt, så alle bruger de samme betegnelser for placeringerne.

• Åbent område og bordnummer: ____; faktisk placering og ind- eller udgang: ____; ansvarlig for at vedligeholde oversigtskortet: ____.
• Synligt nummer på bordskiltet: ____; restaurant, bordnummer og serveringsform, der vises ved scanning: ____.
• Manglende skilt, dobbelt nummer, skade eller ukendt link: ____; medarbejder, der tager imod gæster: ____; ansvarlig for opfølgning: ____.
• Opbevaringssted efter nummer: ____; ansvarlig for at kontrollere, at skiltene er sat tilbage: ____; bordskilte, der midlertidigt er taget ned: ____.

Kontrollér QR-kodernes destination ved vagtstart, og sæt bordskiltene på plads efter nummer, når bordene ryddes

Scan QR-koden fra den faktiske siddeplads, og kontrollér restauranten, bordnummeret, dagens menu, og om gæsterne kun kan se menuen eller også bestille. Det kræver hverken en bestilling eller betaling at kontrollere den side, QR-koden åbner. Afhjælp straks problemer med genskin, regnvand og slid, hvis de gør koden svær at scanne. Så længe det er uklart, hvor QR-koden fører hen, skal I bruge papirmenuer og lade personalet betjene gæsterne.

Når I gør rent, skifter duge, gør terrassen klar eller pakker den sammen, skal bordskiltene holdes adskilt efter nummer. Når de sættes tilbage, skal placeringen kontrolleres mod oversigtskortet – tæl ikke kun det samlede antal skilte. Tag først skilte ned, hvis der er mistanke om, at de er blevet dækket til eller udskiftet, eller hvis det er uklart, hvor linket fører hen. Ejeren eller en administrator med udtrykkelig bemyndigelse skal stå for genoptryk, bordnumre og enhedsindstillinger. Brug ikke en QR-kode fra et andet bord midlertidigt som kode til et nyt bord.

Notér sammenhængen mellem den gamle og den nye placering for hvert bordskift

• Oprindeligt bord og ny placering: ____; tidspunkt for bordskift: ____; reference til den oprindelige bestilling eller regning: ____.
• Har gæsten indsendt bestillingen: ____; serveret / under tilberedning / endnu ikke serveret: ____.
• Bekræftede betalinger og forhold, der skal undersøges: ____; hvem regningen tilhører: ____.
• Køkken, bar og serveringspersonale, der er underrettet: ____; hvem der har modtaget besked hvert sted: ____.
• Bruges den gamle side stadig: ____; er gæsten blevet informeret om, hvordan der bestilles fremover: ____; ansvarlig for opfølgning: ____.

I kan bruge restaurantens eksisterende overdragelsesark til at registrere placeringerne. Det betyder ikke, at systemet automatisk flytter bordet eller overfører historiske bestillinger. Hvis bordet skal ændres i systemet, skal det gøres med de handlinger og tilladelser, der aktuelt understøttes. Kontrollér derefter regningen. Indtast ikke hele bordets bestilling igen for at ændre bordnummeret.

Håndtér forskellige situationer med bordskift hver for sig

• Der er allerede afgivet en bestilling: Find først den oprindelige bestilling og det, der er under tilberedning. Giv besked om den nye leveringsplacering, og få bekræftet, at beskeden er modtaget, før I tager imod nye ønsker.
• Gæsten har valgt retter på mobilen, men ikke indsendt bestillingen: Afklar først, hvilken side der bruges nu, og hvordan gæsten skal bestille fremover. Behandl ikke valg, der ikke er indsendt, som en bestilling, der er sendt til køkkenet.
• Gæsten bruger stadig den gamle side: Bed gæsten om at holde op med at tilføje varer via den gamle side. Lad en medarbejder kontrollere de eksisterende oplysninger og forklare, hvordan der bestilles fremover. Gæsten må ikke tage koden til det oprindelige bord med sig.
• Gæsterne samles ved ét bord eller sidder hver for sig: Afklar, om de stadig bruger den oprindelige bestilling sammen, og hvordan de vil betale. At sidde sammen betyder ikke, at regningerne automatisk lægges sammen, og at sidde hver for sig to steder betyder ikke, at der automatisk oprettes to nye bestillinger.
• Flere borde flyttes samtidig på grund af regn: Lad én person vedligeholde listen over de oprindelige borde og de nye placeringer. Sørg først for frie passager og for at få gæsterne på plads, og kontrollér derefter, hvad der endnu ikke er serveret, ved hvert bord. Lad ikke medarbejderne gætte sig til placeringerne.

Overdrag oplysninger om tilberedning, servering og regning hver for sig

KDS og udskrivning kræver det relevante abonnement, den rette opsætning og kompatible enheder. At køkkenet er færdigt med at tilberede maden, betyder ikke, at den er serveret ved det nye bord. Serveringspersonalet skal fysisk kontrollere maden ud fra gæsternes seneste placering, og baren og det varme køkken skal hver især oplyse, hvad de allerede har tilberedt. Rengøring af det oprindelige bord kan ikke erstatte denne kontrol.

Hvis netværket svigter, skal I først overdrage oplysninger om eksisterende bestillinger, placeringer og nye ønsker manuelt. Når forbindelsen til serveren er genoprettet, skal I kontrollere de nyeste registreringer og derefter tilføje det, der mangler. Ved betaling med en selvstændig kortterminal skal personalet først kontrollere, at betalingen faktisk er gennemført, og derefter registrere betalingen på den tilhørende regning. Uafklarede betalinger må ikke forsvinde fra opfølgningen, når bordet ryddes, eller gæsterne skifter plads.

Brug forkert placerede bordskilte og servering ved det forkerte bord til at finde ud af, hvad der skal ændres

Notér ved vagtafslutning, om forvekslingen opstod under opstillingen ved vagtstart, da skiltene blev sat tilbage efter rengøring, eller ved en midlertidig flytning af gæster. Lad næste vagt nøjes med at rette op på det relevante trin. Det er mere målrettet at undersøge, om den medarbejder, der tager over, kan finde den nye placering, den mad, der endnu ikke er serveret, og den oprindelige regning, end blot at genoptrykke en større QR-kode. Gå ikke ud fra, at forbedringen vil være en bestemt procentdel.