Så undviker du förväxlingar när gäster byter bord på uteserveringen: återställ bordsmarkeringarna och lämna över både ursprungsbeställningen och den nya platsen

För att undvika förväxlingar när gäster byter bord på uteserveringen behöver ni lämna över information om ursprungsbordet, den aktuella platsen, ursprungsbeställningen och det som ännu inte har serverats – det räcker inte att bara flytta en bordsmarkering. Placera först gästerna. Låt sedan en medarbetare meddela berörda stationer och serveringspersonal. Innan ursprungsbordet görs i ordning för nya gäster ska ni klargöra vad som händer med den tidigare beställningen och vem som ansvarar för den fortsatta hanteringen.

Gör en platskarta som även nya medarbetare kan använda för att hitta varje bord

Märk ut inomhusområdet, entrén och uteserveringen med unika nummer, och markera även ingångar och utgångar på kartan. Förlita er inte bara på träd, parasoller eller benämningar som stamgäster brukar använda. Uppdatera kartan när bord och stolar möbleras om, så att alla använder samma namn på platserna.

• Öppet område och bordsnummer: ____; faktisk plats samt ingångar och utgångar: ____; ansvarig för platskartan: ____.
• Synligt nummer på bordsmarkeringen: ____; restaurang, bordsnummer och serveringssätt som visas efter skanning: ____.
• Saknad, dubbelnumrerad eller skadad markering, eller okänd länk: ____; medarbetare som tar hand om gästerna: ____; ansvarig för åtgärden: ____.
• Förvaringsplats efter nummer: ____; person som kontrollerar att markeringarna ställs tillbaka: ____; markeringar som tillfälligt har tagits bort: ____.

Kontrollera beställningssidan vid öppning och ställ tillbaka markeringarna efter nummer när ni dukar av

Skanna QR-koden från den faktiska sittplatsen och kontrollera restaurang, bordsnummer, dagens meny och om sidan bara visar menyn eller även tillåter beställningar. Det behövs ingen beställning eller betalning för att kontrollera sidan. Åtgärda problem med avläsningen som orsakas av blänk, regn eller slitage. Om det är oklart vilken sida QR-koden leder till använder ni en pappersmeny och tar emot beställningar via personalen tills vidare.

När ni rengör, byter duk eller tar in och ställer ut möbler på uteserveringen ska bordsmarkeringarna hållas åtskilda efter nummer. När de ställs tillbaka kontrollerar ni placeringen mot platskartan – räkna inte bara det totala antalet. Ta bort markeringar som verkar övertäckta eller utbytta, eller vars länk är okänd. Ägaren eller en administratör som ägaren uttryckligen har gett behörighet ska ordna nytryck och hantera bordsnummer och enhetsinställningar. Använd inte tillfälligt QR-koden från ett annat bord som om den tillhörde det nya bordet.

Dokumentera varje bordsbyte med en tydlig koppling mellan platserna

• Ursprungsbord och aktuell plats: ____; tid för bordsbytet: ____; identifierare för ursprungsbeställning eller nota: ____.
• Har gästen skickat in beställningen: ____; serverade rätter/rätter som fortfarande tillagas/rätter som väntar på servering: ____.
• Bekräftade betalningar och sådant som återstår att kontrollera: ____; vem notan hör till: ____.
• Kök, bar och serveringspersonal som har informerats: ____; mottagare hos respektive station: ____.
• Används den gamla sidan fortfarande: ____; har gästen fått information om hur hen beställer framöver: ____; ansvarig för uppföljning: ____.

Ni kan använda restaurangens befintliga överlämningsblad för platsanteckningarna. Det innebär inte att systemet automatiskt flyttar bord eller överför tidigare beställningar. Om bordet behöver ändras i systemet ska ni följa de funktioner och behörigheter som för närvarande stöds och sedan kontrollera notan. Registrera inte om hela bordets beställning bara för att ändra bordsnumret.

Hantera olika typer av bordsbyten var för sig

• Beställning redan skickad: Leta först upp ursprungsbeställningen och det som fortfarande tillagas. Meddela den nya serveringsplatsen och invänta bekräftelse innan ni tar hand om nya önskemål.
• Gästen har valt rätter i mobilen men inte skickat beställningen: Bekräfta först vilken sida som används och hur gästen ska beställa. Behandla inte val som inte har skickats som en beställning som redan har gått till köket.
• Gästen använder fortfarande den gamla sidan: Be gästen att inte lägga till fler rätter där. Låt personalen kontrollera den befintliga beställningen och förklara hur gästen beställer framöver. Gästen ska inte ta med sig QR-koden från ursprungsbordet.
• Sällskap slår sig ihop eller delar upp sig: Fråga om gästerna fortfarande ska dela på ursprungsbeställningen och hur de vill betala. Att sitta tillsammans innebär inte att notor automatiskt slås ihop, och att sitta på två olika platser innebär inte automatiskt att två nya beställningar har skapats.
• Flera bord flyttas samtidigt på grund av regn: Låt en person hålla ordning på listan över ursprungsbord och aktuella platser. Se först till att gångar hålls fria och gästerna får plats. Kontrollera sedan vad som ännu inte har serverats vid varje bord – låt inte personalen gissa sig till var gästerna sitter.

Lämna över information om tillagning, servering och nota separat

KDS och utskrifter kräver rätt abonnemang, konfiguration och kompatibel utrustning. Att köket har tillagat maten betyder inte att den har serverats vid det nya bordet. Serveringspersonalen ska kontrollera själva maten utifrån gästernas senaste placering. Baren och varmköket ska var för sig ange vad som redan har färdigställts. Att städa det gamla bordet ersätter inte den här kontrollen.

Om det uppstår nätverksproblem ska ni först lämna över befintliga beställningar, platser och nya önskemål manuellt. När serveranslutningen har återställts kontrollerar ni de senaste uppgifterna och kompletterar sådant som saknas. Vid betalning med en fristående kortterminal ska personalen först kontrollera att transaktionen faktiskt har genomförts och därefter registrera betalningen på motsvarande nota. En betalning som ännu inte har kunnat kontrolleras får inte falla bort när bordet dukas av eller gästerna flyttar.

Identifiera vad som behöver ändras utifrån felplacerade bordsmarkeringar och mat som serverats på fel plats

Anteckna vid stängning om förväxlingen uppstod när borden ställdes i ordning vid öppning, när markeringarna lades tillbaka efter rengöring eller vid en tillfällig flytt. Nästa arbetspass behöver bara ändra det moment som orsakade problemet. Kontrollera om den som tar över kan hitta den nya platsen, maten som ännu inte har lämnats över och ursprungsnotan. Det är mer relevant för problemet än att trycka en större QR-kod. Utgå inte från någon fast förbättringsprocent.