Πώς να αποφύγετε τα μπερδέματα στις παραγγελίες όταν αλλάζουν τραπέζια στη βεράντα: επανατοποθέτηση πινακίδων και σαφής παράδοση της αρχικής παραγγελίας και της νέας θέσης

Για να αποφύγετε τα μπερδέματα στις παραγγελίες όταν αλλάζουν θέσεις στη βεράντα, πρέπει να παραδοθούν με σαφήνεια το αρχικό τραπέζι, η νέα θέση, η αρχική παραγγελία και όσα δεν έχουν ακόμη σερβιριστεί. Δεν αρκεί να μετακινήσετε μόνο την πινακίδα του τραπεζιού. Πρώτα τακτοποιήστε τους πελάτες. Έπειτα, ένας εργαζόμενος ενημερώνει τα σχετικά πόστα και το προσωπικό που σερβίρει. Πριν ετοιμαστεί το αρχικό τραπέζι για νέους πελάτες, επιβεβαιώστε πού βρίσκεται η παραγγελία των προηγούμενων πελατών και ποιος αναλαμβάνει τη συνέχεια.

Φτιάξτε έναν χάρτη θέσεων που να μπορούν να καταλάβουν και οι νέοι συνάδελφοι

Σημειώστε με μοναδικούς αριθμούς τους εσωτερικούς χώρους, την είσοδο και τη βεράντα, και υποδείξτε επίσης τις εισόδους και τις εξόδους στον χάρτη. Μην βασίζεστε μόνο σε περιγραφές όπως «δίπλα στο δέντρο» ή «κάτω από την ομπρέλα» ούτε στις ονομασίες που χρησιμοποιούν οι τακτικοί πελάτες. Αν αλλάξει η διάταξη των τραπεζιών και των καρεκλών, ενημερώστε πρώτα τον χάρτη, ώστε όλοι να χρησιμοποιούν τις ίδιες ονομασίες θέσεων.

• Χώροι ανοιχτοί για εξυπηρέτηση και αριθμοί τραπεζιών: ____· ακριβής θέση και είσοδοι/έξοδοι: ____· υπεύθυνος ενημέρωσης του χάρτη θέσεων: ____.
• Αριθμός στην πινακίδα του τραπεζιού: ____· κατάστημα, αριθμός τραπεζιού και τρόπος εξυπηρέτησης που εμφανίζονται μετά τη σάρωση: ____.
• Πινακίδα που λείπει, διπλός αριθμός, φθορά ή άγνωστος σύνδεσμος: ____· εργαζόμενος που αναλαμβάνει την εξυπηρέτηση: ____· υπεύθυνος διευθέτησης: ____.
• Θέση αποθήκευσης ανά αριθμό: ____· υπεύθυνος ελέγχου μετά την επανατοποθέτηση: ____· πινακίδες τραπεζιών που έχουν αφαιρεθεί προσωρινά: ____.

Ελέγχετε τις σελίδες στην αρχή της βάρδιας και τακτοποιείτε τις πινακίδες κατά αριθμό

Σαρώστε τον κωδικό QR από τη θέση όπου κάθεται ο πελάτης και ελέγξτε το κατάστημα, τον αριθμό τραπεζιού, το μενού της ημέρας και αν η σελίδα είναι μόνο για περιήγηση ή επιτρέπει παραγγελίες. Για να δείτε τη σελίδα, δεν χρειάζεται να υποβάλετε παραγγελία ή να πληρώσετε. Αν οι αντανακλάσεις, το νερό της βροχής ή η φθορά δυσκολεύουν τη σάρωση, αντιμετωπίστε το πρόβλημα εγκαίρως. Μέχρι να διευκρινιστεί σε τι οδηγεί ένας κωδικός QR, χρησιμοποιήστε έντυπο μενού και αναθέστε την εξυπηρέτηση στο προσωπικό.

Όταν καθαρίζετε, αλλάζετε τραπεζομάντιλα ή στήνετε και μαζεύετε τη βεράντα, φυλάσσετε τις πινακίδες των τραπεζιών χωριστά ανά αριθμό. Αφού τις τοποθετήσετε ξανά, ελέγξτε τις με βάση τον χάρτη θέσεων· μην αρκεστείτε στο να μετρήσετε πόσες είναι. Αποσύρετε πρώτα όσες πινακίδες υποψιάζεστε ότι έχουν καλυφθεί ή αντικατασταθεί, καθώς και εκείνες των οποίων ο σύνδεσμος είναι άγνωστος. Ο ιδιοκτήτης ή ο διαχειριστής που έχει εξουσιοδοτηθεί ρητά από αυτόν φροντίζει για τις επανεκτυπώσεις και τις ρυθμίσεις των αριθμών τραπεζιών και των συσκευών. Μην χρησιμοποιείτε προσωρινά τον κωδικό QR άλλου τραπεζιού ως κωδικό νέου τραπεζιού.

Καταγράφετε κάθε αλλαγή θέσης σε μία αντίστοιχη εγγραφή

• Αρχικό τραπέζι και νέα θέση: ____· ώρα αλλαγής θέσης: ____· αναγνωριστικό αρχικής παραγγελίας ή λογαριασμού: ____.
• Έχει υποβάλει ήδη παραγγελία ο πελάτης; ____· είδη που έχουν σερβιριστεί / ετοιμάζονται ακόμη / δεν έχουν σερβιριστεί: ____.
• Πληρωμές που έχουν επιβεβαιωθεί και εκκρεμότητες προς έλεγχο: ____· σε ποιον ανήκει ο λογαριασμός: ____.
• Πόστο κουζίνας, μπαρ και προσωπικό σερβιρίσματος που έχουν ενημερωθεί: ____· άτομο που ενημερώθηκε σε κάθε πόστο: ____.
• Χρησιμοποιείται ακόμη η παλιά σελίδα; ____· έχει εξηγηθεί ο τρόπος για τις επόμενες παραγγελίες; ____· υπεύθυνος παρακολούθησης: ____.

Για την καταγραφή των θέσεων μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το έντυπο παράδοσης βάρδιας που διαθέτει ήδη το κατάστημα. Αυτό δεν σημαίνει ότι το σύστημα αλλάζει αυτόματα το τραπέζι ή μεταφέρει τις προηγούμενες παραγγελίες. Αν χρειάζεται να αλλάξετε τα τραπέζια στο σύστημα, ακολουθήστε τις διαθέσιμες λειτουργίες και τα δικαιώματα πρόσβασης και, στη συνέχεια, ελέγξτε τον λογαριασμό. Μην καταχωρίζετε ξανά ολόκληρη την παραγγελία μόνο και μόνο για να αλλάξετε τον αριθμό τραπεζιού.

Αντιμετωπίστε διαφορετικά κάθε περίπτωση αλλαγής θέσης

• Υπάρχει ήδη παραγγελία: Εντοπίστε πρώτα την αρχική παραγγελία και τα είδη που ετοιμάζονται. Ενημερώστε για τη νέα θέση παράδοσης και επιβεβαιώστε ότι το μήνυμα έγινε αντιληπτό πριν αναλάβετε τυχόν νέα αιτήματα.
• Ο πελάτης επέλεξε πιάτα στο κινητό αλλά δεν υπέβαλε την παραγγελία: Επιβεβαιώστε πρώτα ποια σελίδα χρησιμοποιεί και πώς θα παραγγείλει στη συνέχεια. Μην αντιμετωπίζετε τις επιλογές που δεν έχουν υποβληθεί ως παραγγελία που έχει σταλεί στην κουζίνα.
• Ο πελάτης εξακολουθεί να χρησιμοποιεί την παλιά σελίδα: Ζητήστε του να μην προσθέτει άλλα είδη από εκεί. Ένας εργαζόμενος ελέγχει τις υπάρχουσες εγγραφές και εξηγεί πώς μπορεί να παραγγείλει στη συνέχεια. Ο πελάτης δεν πρέπει να πάρει μαζί του τον κωδικό QR του αρχικού τραπεζιού.
• Οι πελάτες ενώνονται σε ένα τραπέζι ή κάθονται χωριστά: Ρωτήστε αν θα συνεχίσουν να χρησιμοποιούν τον αρχικό λογαριασμό από κοινού και πώς θα πληρώσουν. Το ότι κάθονται ως ομάδα δεν σημαίνει ότι οι λογαριασμοί ενώνονται αυτόματα, όπως και το ότι κάθονται σε δύο διαφορετικά σημεία δεν σημαίνει ότι δημιουργούνται δύο νέες παραγγελίες.
• Πολλά τραπέζια μετακινούνται ταυτόχρονα λόγω βροχής: Ένα άτομο αναλαμβάνει να τηρεί τον κατάλογο με τα αρχικά τραπέζια και τις νέες θέσεις. Φροντίστε πρώτα για τις διαδρομές και την τακτοποίηση των πελατών και, στη συνέχεια, ελέγξτε ένα προς ένα τα τραπέζια για όσα δεν έχουν σερβιριστεί. Μην αφήνετε το προσωπικό να μαντεύει πού βρίσκεται κάθε πελάτης.

Κάντε ξεχωριστή παράδοση για την προετοιμασία, το σερβίρισμα και τους λογαριασμούς

Το KDS και οι εκτυπώσεις απαιτούν το κατάλληλο πρόγραμμα, τη σωστή διαμόρφωση και συμβατές συσκευές. Το ότι η κουζίνα ολοκλήρωσε την προετοιμασία δεν σημαίνει ότι το φαγητό έχει σερβιριστεί στο νέο τραπέζι. Το προσωπικό εξυπηρέτησης επιβεβαιώνει πού βρίσκεται κάθε πιάτο και πού πρέπει να παραδοθεί, ενώ το μπαρ και η ζεστή κουζίνα ενημερώνουν ξεχωριστά για όσα έχουν ετοιμάσει. Ο καθαρισμός του αρχικού τραπεζιού δεν υποκαθιστά αυτό το βήμα.

Αν παρουσιαστεί πρόβλημα δικτύου, παραδώστε πρώτα χειροκίνητα τις υπάρχουσες παραγγελίες, τις θέσεις και τα νέα αιτήματα. Όταν αποκατασταθεί η σύνδεση με τον διακομιστή, ελέγξτε τις πιο πρόσφατες εγγραφές και συμπληρώστε όσα λείπουν. Για συναλλαγή με αυτόνομο τερματικό καρτών, επιβεβαιώστε πρώτα ότι η πληρωμή ολοκληρώθηκε επιτυχώς και μετά καταχωρίστε την πληρωμή στον αντίστοιχο λογαριασμό. Μην αφήνετε πληρωμές που εκκρεμούν προς έλεγχο να χαθούν όταν καθαρίζεται το τραπέζι ή αλλάζουν οι θέσεις.

Εντοπίστε τις αλλαγές από τις λάθος πινακίδες και τις παραδόσεις σε λάθος θέση

Στο τέλος της βάρδιας, καταγράψτε αν η σύγχυση προέκυψε κατά την αρχική τοποθέτηση, κατά την επανατοποθέτηση μετά τον καθαρισμό ή κατά την προσωρινή αλλαγή θέσεων. Η επόμενη βάρδια χρειάζεται να διορθώσει μόνο το αντίστοιχο βήμα. Είναι πιο χρήσιμο να ελέγξετε αν ο συνάδελφος που αναλαμβάνει μπορεί να βρει τη νέα θέση, τα πιάτα που δεν έχουν παραδοθεί και τον αρχικό λογαριασμό, παρά να τυπώσετε έναν μεγαλύτερο κωδικό QR. Μην θεωρείτε δεδομένο ότι η βελτίωση θα είναι συγκεκριμένου ποσοστού.