Как избежать путаницы в заказах при пересадке гостей на террасе: вернуть таблички на места и передать сведения о прежнем заказе и новом столе

Чтобы после пересадки гостей на террасе не возникала путаница в заказах, нужно передать сведения о прежнем столе, новом месте, исходном заказе и блюдах, которые ещё не подали, а не просто перенести табличку. Сначала разместите гостей, затем поручите одному сотруднику уведомить соответствующие рабочие зоны и персонал, разносящий блюда. Прежде чем готовить прежний стол для новых гостей, выясните, что будет с заказом предыдущих посетителей и кто отвечает за дальнейшие действия.

Составьте схему, по которой даже новому сотруднику будет понятно, где какой стол

Присвойте разные номера столам в зале, у входа и на террасе, а также обозначьте на схеме входы и выходы. Не полагайтесь только на деревья, зонты или привычные названия, которыми пользуются постоянные гости. Если расстановка столов и стульев изменилась, сначала обновите схему, чтобы все пользовались одними и теми же обозначениями.

• Зоны, открытые для обслуживания, и номера столов: ____; фактическое расположение, входы и выходы: ____; ответственный за обновление схемы расположения столов: ____.
• Номер, указанный на табличке: ____; ресторан, номер стола и способ обслуживания, отображаемые после сканирования QR-кода: ____.
• Отсутствующая, дублирующаяся или повреждённая табличка либо непонятная ссылка: ____; сотрудник, который обслужит гостей: ____; ответственный за устранение проблемы: ____.
• Место хранения по номеру: ____; сотрудник, проверяющий таблички после возврата: ____; временно снятые таблички: ____.

В начале смены проверяйте QR-коды, а после уборки возвращайте таблички на места по номерам

Отсканируйте QR-код с места за столом и проверьте ресторан, номер стола, меню на сегодня и то, позволяет ли страница только просматривать меню или также оформлять заказ. Для проверки страницы отправлять заказ или оплачивать его не нужно. Если распознаванию мешают блики, дождевая вода или износ, своевременно устраните проблему. Пока не проверено, куда ведёт QR-код и как работает открываемая страница, используйте бумажное меню и поручите сотрудникам обслуживать гостей лично.

Во время уборки, смены скатертей или перемещения мебели на террасе раскладывайте таблички отдельно, согласно их номерам. После возвращения на места сверяйте их со схемой, а не просто пересчитывайте. Таблички, которые могли закрыть, заменить или снабдить непонятной ссылкой, сначала уберите. Печать новых табличек и настройку номеров столов и устройств поручайте владельцу ресторана или администратору с его явным разрешением. Не используйте временно QR-код другого стола вместо нового.

Для каждой пересадки фиксируйте соответствие прежнего стола и нового места

• Прежний стол и новое место: ____; время пересадки: ____; идентификатор исходного заказа или счёта: ____.
• Отправили ли гости заказ: ____; поданные блюда / блюда в приготовлении / блюда, ожидающие подачи: ____.
• Подтверждённая оплата и вопросы, которые ещё нужно проверить: ____; за кем закреплён счёт: ____.
• Уведомлённые сотрудники кухни, бара и персонал, разносящий блюда: ____; кто именно получил информацию в каждой группе: ____.
• Продолжают ли гости пользоваться старой страницей: ____; объяснено ли, как оформлять заказы дальше: ____; сотрудник, отвечающий за дальнейшие действия: ____.

Для фиксации расположения можно использовать принятый в ресторане лист передачи смены. Это не означает, что система автоматически меняет стол или переносит историю заказа. Если нужно изменить стол в системе, выполните доступные в данный момент действия с учётом разрешений, а затем проверьте счёт. Не вводите заново весь заказ ради смены номера стола.

Действуйте по-разному в зависимости от ситуации при пересадке

• Заказ уже оформлен: сначала найдите исходный заказ и блюда, которые готовятся. Сообщите новое место подачи и дождитесь подтверждения, после чего принимайте дополнительные пожелания.
• Гости выбрали блюда на телефоне, но не отправили заказ: сначала уточните, какая страница открыта и как оформить заказ дальше. Не считайте неотправленный выбор заказом, уже переданным на кухню.
• Гости продолжают пользоваться старой страницей: попросите их не добавлять блюда через неё. Сотрудник должен проверить текущие записи и объяснить, как оформлять заказы дальше. Гости не должны уносить QR-код прежнего стола.
• Гости объединились за одним столом или сидят отдельно: уточните, остаётся ли заказ общим и как будет проходить оплата. То, что гости сидят вместе, не означает автоматического объединения счетов; рассадка в разных местах не означает, что нужно создавать два новых заказа.
• Из-за дождя гостей за несколькими столами пересаживают одновременно: поручите одному сотруднику вести список прежних столов и новых мест. Сначала обеспечьте свободные проходы и разместите гостей, затем по каждому столу проверьте, что ещё не подано. Не заставляйте сотрудников самостоятельно угадывать, где теперь сидят гости.

Отдельно передавайте информацию о приготовлении, подаче и счетах

Для работы KDS и печати нужны соответствующий тариф, конфигурация и совместимые устройства. То, что кухня приготовила блюдо, не означает, что его уже подали за новым столом. Сотрудники зала должны проверить, куда отнесли блюда, и сверить фактическое наличие. Персонал бара и горячего цеха должен отдельно сообщить, что уже готово. Уборка прежнего стола не заменяет эту проверку.

Если возникли проблемы с сетью, сначала передайте сотрудникам вручную сведения об уже оформленных заказах, расположении гостей и новых пожеланиях. После восстановления подключения к серверу проверьте актуальные записи и внесите только то, чего не хватает. При оплате через отдельный терминал сначала проверьте, действительно ли платёж прошёл, и только потом запишите оплату. Не оставляйте платежи, которые ещё нужно проверить, без внимания во время уборки или пересадки.

Определяйте, что улучшить, разбирая случаи неправильного размещения табличек и подачи блюд не туда

В конце смены зафиксируйте, когда возникла путаница: при расстановке в начале смены, возвращении табличек на места после уборки или временной пересадке гостей. Следующей смене нужно скорректировать только соответствующий этап. Проверка того, может ли принимающий смену сотрудник найти новое место гостей, ещё не поданные блюда и исходный счёт, поможет точнее разобраться в проблеме, чем печать более крупных QR-кодов. Не закладывайте заранее фиксированный процент улучшения.