Com evitar errors en les comandes quan els clients canvien de taula a la terrassa: identificadors al seu lloc i traspàs clar de la comanda original i la nova ubicació

Per evitar errors en les comandes quan els clients canvien de taula a la terrassa, cal comunicar clarament la taula original, la ubicació actual, la comanda original i tot el que queda pendent de servir; no n’hi ha prou amb moure un identificador de taula. Primer, acomodeu els clients. Després, un membre del personal ha d’avisar els llocs de treball implicats i el personal que serveix els plats. Abans de preparar la taula original per a nous clients, confirmeu on queda assignada la comanda dels clients anteriors i qui se n’encarregarà a partir d’aleshores.

Feu un plànol que permeti al personal nou identificar cada taula

Assigneu números únics a les zones interiors, a l’entrada i a la terrassa, i indiqueu també les entrades i sortides al plànol. No us baseu només en arbres, para-sols o els noms que fan servir els clients habituals. Actualitzeu el plànol després de reorganitzar les taules i les cadires perquè tothom utilitzi els mateixos noms per a les ubicacions.

• Zona oberta i número de taula: ____; ubicació real i entrades/sortides: ____; responsable de mantenir el plànol: ____.
• Número visible a l’identificador de taula: ____; local, número de taula i modalitat de servei que es mostren en escanejar el codi QR: ____.
• Identificadors que falten, tenen números repetits o estan malmesos, o dels quals no es coneix l’enllaç: ____; persona responsable d’atendre els clients: ____; responsable de resoldre-ho: ____.
• Lloc on es guarden els identificadors, ordenats per número: ____; persona que comprova que s’hagin tornat al lloc després de moure’ls: ____; identificadors retirats temporalment: ____.

Comproveu els codis d’accés a l’inici del torn i torneu cada identificador al lloc que li correspon en recollir les taules

Escanegeu el codi QR des del seient real i comproveu el local, el número de taula, el menú del dia i si la pàgina només permet consultar el menú o també fer comandes. Per consultar-la no cal enviar cap comanda ni fer cap pagament. Si els reflexos, la pluja o el desgast dificulten la lectura, resoleu-ho de seguida. Si no és clar on porta el codi, feu servir de moment el menú en paper i ateneu els clients amb el personal.

Quan netegeu, canvieu les estovalles o recolliu i torneu a muntar la terrassa, separeu els identificadors per número i, un cop col·locats, comproveu-los amb el plànol; no us limiteu a comptar-los. Retireu qualsevol identificador que sembli tapat o substituït, o l’enllaç del qual no sigui clar. El propietari o un administrador que hagi autoritzat expressament s’ha d’encarregar de demanar-ne còpies i de configurar els números de taula i els dispositius. No feu servir temporalment el codi QR d’una altra taula com si fos el d’una taula nova.

Anoteu cada canvi de taula com una correspondència

• Taula original i ubicació actual: ____; hora del canvi de taula: ____; identificador de la comanda o del compte original: ____.
• Els clients ja han enviat la comanda?: ____; articles servits / encara en preparació / pendents de servir: ____.
• Pagaments confirmats i qüestions pendents de comprovar: ____; a qui correspon el compte: ____.
• Personal de cuina, barra i servei avisat: ____; persona que ha rebut l’avís a cada lloc: ____.
• La pàgina antiga encara s’està fent servir?: ____; s’ha explicat com fer les comandes a partir d’ara?: ____; persona que en farà el seguiment: ____.

Podeu fer servir el full de traspàs que ja utilitza el local per anotar les ubicacions. Això no vol dir que el sistema canviï automàticament les taules ni traslladi les comandes anteriors. Si cal modificar les taules al sistema, feu-ho amb les funcions i els permisos disponibles actualment i torneu a comprovar el compte. No torneu a introduir tota la comanda només per canviar el número de taula.

Gestioneu cada tipus de canvi de taula per separat

• Ja hi ha una comanda: localitzeu la comanda original i els articles que s’estan preparant; aviseu de la nova ubicació de lliurament i confirmeu que s’ha rebut l’avís abans d’atendre noves peticions.
• Els clients només han triat plats al mòbil, però no han enviat la comanda: confirmeu quin codi o pàgina s’està fent servir i com es faran les comandes a partir d’ara. No tracteu una selecció no enviada com si ja fos una comanda rebuda per la cuina.
• Els clients continuen fent servir la pàgina antiga: demaneu-los que no hi afegeixin més articles. El personal ha de comprovar el registre actual i explicar com fer les comandes d’ara endavant. Els clients no s’han d’endur el codi de la taula original.
• Els clients comparteixen taula o seuen per separat: aclariu si continuaran compartint la comanda original i com pagaran. Seure junts no vol dir que els comptes s’ajuntin automàticament, i seure en dos llocs diferents tampoc no vol dir que hi hagi dues comandes noves.
• La pluja obliga a moure diverses taules alhora: una persona ha de mantenir la llista de les taules originals i les ubicacions actuals. Primer, manteniu els passadissos lliures i acomodeu els clients; després, comproveu taula per taula què falta per servir. No deixeu que cadascú intenti endevinar on és cada client.

Deixeu clars per separat la preparació, el lliurament i el compte

Per fer servir KDS i impressores cal tenir els plans, les configuracions i els dispositius compatibles corresponents. Que la cuina hagi acabat de preparar un plat no vol dir que ja s’hagi servit a la taula nova. El personal de sala ha de comprovar la ubicació actual i els plats físics; el personal de barra i el de cuina calenta han d’indicar per separat quins articles ja estan preparats. Netejar la taula original no substitueix aquest pas.

Si hi ha problemes de xarxa, primer traspasseu manualment les comandes existents, les ubicacions i les peticions noves. Quan es restableixi la connexió amb el servidor, consulteu el registre més recent i afegiu només el que hi falti. Si feu servir un terminal de pagament independent, comproveu primer que la transacció s’hagi completat correctament i, tot seguit, registreu el pagament al compte corresponent. Els pagaments pendents de comprovació no poden desaparèixer en recollir una taula o canviar els clients de lloc.

Identifiqueu els canvis a partir dels identificadors mal col·locats i dels lliuraments a ubicacions equivocades

Al tancament del torn, anoteu si la confusió s’ha produït en col·locar els identificadors a l’inici del torn, en tornar-los al lloc després de netejar o en traslladar temporalment els clients a uns altres seients. El torn següent només haurà d’ajustar el pas corresponent. Comprovar si el personal que rep el torn pot trobar la ubicació nova, els plats encara pendents de servir i el compte original ajuda més a resoldre el problema que no pas imprimir codis QR més grans. No pressuposeu que hi haurà una millora d’un percentatge concret.