Van tafel wisselen op het terras zonder verwarring: zet tafelbordjes terug en draag de oorspronkelijke bestelling en nieuwe plek apart over

Voorkom verwarring bij een tafelwissel op het terras door de oorspronkelijke tafel, de nieuwe plek, de oorspronkelijke bestelling en alles wat nog moet worden bezorgd zorgvuldig over te dragen. Alleen het tafelbordje verplaatsen is niet genoeg. Breng de gasten eerst naar hun nieuwe plek. Laat daarna één medewerker de betrokken werkstations en medewerkers die gerechten uitserveren informeren. Controleer voordat de oorspronkelijke tafel weer wordt gebruikt voor nieuwe gasten waar de oude bestelling naartoe moet en wie de verdere opvolging doet.

Maak een plattegrond waarop ook nieuwe medewerkers elke tafel kunnen herkennen

Geef de tafels binnen, bij de ingang en op het terras unieke nummers en geef op de plattegrond ook de in- en uitgangen aan. Vertrouw niet alleen op bomen, parasols of benamingen die vaste gasten gebruiken. Werk de plattegrond bij zodra de tafels en stoelen anders staan, zodat iedereen dezelfde plaatsnamen gebruikt.

• Open zone en tafelnummer: ____; exacte plek en in- en uitgang: ____; beheerder van de plattegrond: ____.
• Zichtbaar nummer op het tafelbordje: ____; zaak, tafelnummer en bestelwijze die na het scannen worden getoond: ____.
• Ontbrekend, dubbel genummerd of beschadigd bordje, of onduidelijke link: ____; medewerker die gasten helpt: ____; verantwoordelijke voor de oplossing: ____.
• Opbergplek per nummer: ____; medewerker die controleert of alles is teruggezet: ____; tijdelijk verwijderde tafelbordjes: ____.

Controleer bij aanvang de bestelpagina en zet bordjes na gebruik op nummer terug

Scan de code vanaf de daadwerkelijke zitplaats en controleer de zaak, het tafelnummer, het menu van die dag en of de pagina alleen bedoeld is om het menu te bekijken of ook om te bestellen. Om de pagina te bekijken hoef je geen bestelling te plaatsen of betaling te doen. Pak problemen met herkenning door schittering, regenwater of slijtage meteen aan. Gebruik bij een onduidelijke bestelpagina eerst een papieren menu en laat een medewerker de gasten helpen.

Houd tafelbordjes tijdens het schoonmaken, verwisselen van tafelkleden of klaarzetten en opruimen van het terras per nummer gescheiden. Controleer na het terugplaatsen aan de hand van de plattegrond of elk bordje op de juiste plek staat; tel niet alleen het totaal. Verwijder bordjes die mogelijk zijn afgedekt of vervangen, of waarvan de link onduidelijk is. Laat de eigenaar of een door de eigenaar uitdrukkelijk gemachtigde beheerder het bijdrukken van bordjes, de tafelnummers en de apparaatinstellingen regelen. Gebruik niet tijdelijk de QR-code van een andere tafel als code voor een nieuwe tafel.

Leg voor elke tafelwissel de koppeling vast

• Oorspronkelijke tafel en nieuwe plek: ____; tijdstip van de tafelwissel: ____; kenmerk van de oorspronkelijke bestelling of rekening: ____.
• Heeft de gast de bestelling al ingediend: ____; al bezorgde, nog in bereiding zijnde en nog te bezorgen gerechten: ____.
• Bevestigde betalingen en punten die nog moeten worden gecontroleerd: ____; bij wie hoort de rekening: ____.
• Geïnformeerde medewerkers van de keuken, bar en bediening: ____; contactpersoon bij elk van hen: ____.
• Wordt de oude pagina nog gebruikt: ____; is uitgelegd hoe de gast daarna kan bestellen: ____; medewerker die de opvolging doet: ____.

Je kunt de locatiegegevens bijhouden op het bestaande overdrachtsformulier van de zaak. Dit betekent niet dat het systeem de tafel automatisch wijzigt of eerdere bestellingen verplaatst. Als je tafels in het systeem moet aanpassen, doe dat dan met de beschikbare functies en de juiste toegangsrechten en controleer daarna de rekeningen. Voer niet de hele bestelling opnieuw in om alleen het tafelnummer te wijzigen.

Handel verschillende soorten tafelwissels elk op hun eigen manier af

• Er staat al een bestelling: zoek eerst de oorspronkelijke bestelling en de gerechten die in bereiding zijn. Geef de nieuwe bezorglocatie door, controleer of de betrokken medewerker die heeft begrepen en neem daarna eventuele nieuwe wensen in behandeling.
• De gast heeft op de telefoon gerechten geselecteerd, maar de bestelling nog niet ingediend: controleer eerst welke pagina wordt gebruikt en hoe de gast verder kan bestellen. Behandel geselecteerde maar niet ingediende gerechten niet als een bestelling die al naar de keuken is gestuurd.
• De gast gebruikt nog de oude pagina: vraag de gast niet verder te bestellen via die pagina. Laat een medewerker de bestaande gegevens controleren en uitleggen hoe de gast daarna kan bestellen. Laat de gast de oude tafelcode niet meenemen.
• Gasten schuiven aan of gaan apart zitten: vraag na of ze de oorspronkelijke bestelling blijven delen en hoe ze willen afrekenen. Samen zitten betekent niet automatisch dat rekeningen worden samengevoegd; apart zitten op twee plekken betekent evenmin automatisch dat er twee nieuwe bestellingen zijn.
• Bij regen verhuizen meerdere tafels tegelijk: laat één medewerker een lijst bijhouden van de oorspronkelijke tafels en de nieuwe plekken. Zorg eerst voor vrije doorgangen en breng de gasten naar een veilige plek. Controleer daarna per tafel wat nog niet is bezorgd, in plaats van iedereen zelf de nieuwe locaties te laten raden.

Draag de bereiding, bezorging en rekening afzonderlijk over

Voor KDS en printers zijn passende abonnementen, configuraties en compatibele apparaten nodig. Dat de keuken een gerecht heeft bereid, betekent niet dat het op de nieuwe tafel is bezorgd. Laat de bediening de fysieke gerechten aan de hand van de nieuwste locatie controleren en laat de bar en warme keuken afzonderlijk doorgeven wat al is klaargemaakt. De oorspronkelijke tafel schoonmaken vervangt deze stap niet.

Draag bij netwerkproblemen bestaande bestellingen, locaties en nieuwe wensen eerst handmatig over. Controleer na herstel van de serververbinding de nieuwste gegevens en vul daarna ontbrekende informatie aan. Controleer bij een zelfstandige betaalterminal eerst of de betaling daadwerkelijk is geslaagd en registreer die vervolgens bij de juiste rekening. Laat een betaling die nog moet worden gecontroleerd niet uit beeld verdwijnen doordat de tafel wordt afgeruimd of gasten van plek veranderen.

Zoek bij verkeerd geplaatste bordjes en verkeerd bezorgde gerechten uit wat er moet veranderen

Noteer aan het einde van de dienst of de verwarring ontstond bij het plaatsen van de bordjes aan het begin van de dienst, bij het terugzetten na het schoonmaken of bij een tussentijdse tafelwissel. Pas in de volgende dienst alleen de betreffende handeling aan. Controleer of de collega die het overneemt de nieuwe plek, de gerechten die nog niet zijn uitgeserveerd en de oorspronkelijke rekening kan vinden. Daarmee pak je het probleem gerichter aan dan door grotere QR-codes af te drukken. Ga niet uit van een vast verbeteringspercentage.