Slik unngår du rot i bestillingene når gjestene bytter bord på uteserveringen: Sett bordskiltene tilbake og overlever både den opprinnelige bestillingen og den nye plasseringen

For å unngå rot i bestillingene når gjestene bytter bord på uteserveringen, må dere overlevere informasjon om det opprinnelige bordet, den nye plasseringen, den opprinnelige bestillingen og det som ennå ikke er servert – det holder ikke bare å flytte et bordskilt. Plasser først gjestene, og la deretter én medarbeider varsle de berørte stasjonene og de som leverer maten. Før det opprinnelige bordet klargjøres for nye gjester, må dere avklare hva som skjer med den forrige bestillingen, og hvem som følger den opp.

Lag et oversiktskart som også nye medarbeidere kan bruke til å finne hvert bord

Bruk unike numre for inneområdet, inngangspartiet og uteserveringen, og marker også innganger og utganger på kartet. Ikke baser dere bare på trær, parasoller eller navn stamgjestene bruker. Oppdater kartet når bord og stoler flyttes, slik at alle bruker de samme navnene på plasseringene.

• Område og bordnummer: ____; faktisk plassering og innganger/utganger: ____; ansvarlig for å vedlikeholde oversiktskartet: ____.
• Synlig nummer på bordskiltet: ____; restaurant, bordnummer og servicemåte som vises etter skanning: ____.
• Skilt som mangler, har duplikatnummer, er skadet eller har en uklar lenke: ____; medarbeider som tar imot gjester manuelt: ____; ansvarlig for oppfølging: ____.
• Oppbevaringssted etter nummer: ____; ansvarlig for å kontrollere skiltene når de er satt tilbake: ____; bordskilt som er tatt ned midlertidig: ____.

Kontroller sidene QR-kodene åpner ved skiftstart, og sett bordskiltene tilbake etter nummer når dere rydder

Skann QR-koden fra den faktiske sitteplassen, og kontroller restaurant, bordnummer, dagens meny og om siden bare viser menyen eller også lar gjestene bestille. Dere trenger ikke å sende inn en bestilling eller betale for å kontrollere siden. Hvis gjenskinn, regnvann eller slitasje gjør koden vanskelig å lese, må dere utbedre det raskt. Bruk papirmenyer og la personalet hjelpe gjestene inntil det er avklart hvor QR-koden fører, og hvordan siden fungerer.

Når dere rengjør, skifter duk eller rydder inn og ut av uteserveringen, holder dere bordskiltene adskilt etter nummer. Når de settes tilbake, kontrollerer dere plasseringen mot kartet – ikke bare at alle skiltene er på plass. Ta ned skilt som kan være tildekket eller byttet ut, eller som har en uklar lenke. Eieren eller en administrator som uttrykkelig har fått fullmakt, skal sørge for ny utskrift og oppsett av bordnumre og enheter. Ikke bruk QR-koden fra et annet bord midlertidig som kode for et nytt bord.

Før opp én sammenheng mellom bord og plassering for hvert bordbytte

• Opprinnelig bord og nåværende plassering: ____; tidspunkt for bordbyttet: ____; identifikator for opprinnelig bestilling eller regning: ____.
• Har gjesten sendt inn bestillingen: ____; serverte varer / varer som fortsatt tilberedes / varer som ennå ikke er levert: ____.
• Bekreftede betalinger og forhold som må undersøkes: ____; hvem regningen tilhører: ____.
• Kjøkken, bar og medarbeidere som leverer mat, og som er varslet: ____; hvem som har mottatt beskjeden på hvert sted: ____.
• Brukes den gamle siden fortsatt: ____; er gjesten informert om hvordan hen bestiller videre: ____; ansvarlig for oppfølging: ____.

Plasseringsinformasjonen kan føres på restaurantens eksisterende overleveringsskjema. Det betyr ikke at systemet automatisk flytter bordet eller overfører tidligere bestillinger. Hvis bordet må endres i systemet, må dere bruke en funksjon som støttes, og følge gjeldende tilgangsregler. Kontroller deretter regningen. Ikke registrer hele bordets bestilling på nytt bare for å endre bordnummeret.

Håndter ulike situasjoner med bordbytte hver for seg

• Bestilling er allerede sendt inn: Finn først den opprinnelige bestillingen og det som er under tilberedning. Varsle om den nye leveringsplassen og få bekreftelse før dere tar imot nye ønsker.
• Gjesten har valgt retter på mobilen, men ikke sendt inn bestillingen: Avklar først hvilken meny- eller bestillingsside gjesten bruker, og hvordan gjesten skal bestille videre. Ikke behandle valg som ikke er sendt inn, som en bestilling kjøkkenet har mottatt.
• Gjesten bruker fortsatt den gamle siden: Be gjesten om å stanse videre bestilling via den gamle siden. La en medarbeider kontrollere den eksisterende bestillingen og forklare hvordan gjesten skal bestille videre. Gjesten skal ikke ta med seg koden fra det opprinnelige bordet.
• Bord slås sammen eller gjestene sitter hver for seg: Avklar om de fortsatt skal bruke den opprinnelige bestillingen sammen, og hvordan de skal betale. At gjestene sitter i samme gruppe, betyr ikke at regningene automatisk slås sammen. At de sitter på to forskjellige steder, betyr heller ikke at det automatisk blir to nye bestillinger.
• Regn gjør at flere bord må flyttes samtidig: La én person føre oversikten over opprinnelige bord og nye plasseringer. Sørg først for fri passasje og få gjestene på plass, og kontroller deretter det som ikke er levert, bord for bord. Ikke la hver enkelt gjette seg fram til hvor maten skal.

Overlever informasjon separat om tilberedning, levering og regning

KDS og utskrift krever riktig abonnement, oppsett og kompatibelt utstyr. At kjøkkenet er ferdig med å tilberede maten, betyr ikke at den er levert til det nye bordet. Serveringspersonalet må kontrollere de faktiske rettene opp mot gjestenes oppdaterte plassering. Baren og varmkjøkkenet må hver for seg opplyse om hva som allerede er laget. Rengjøring av det opprinnelige bordet erstatter ikke denne kontrollen.

Hvis nettverket svikter, må dere først overlevere eksisterende bestillinger, plasseringer og nye ønsker manuelt. Når serverforbindelsen er tilbake, kontrollerer dere de nyeste opplysningene og registrerer det som mangler. Hvis dere bruker en separat betalingsterminal, må en medarbeider først kontrollere at betalingen faktisk er gjennomført, og deretter registrere beløpet. En betaling som må undersøkes, skal ikke bli borte når bordet ryddes eller gjestene flyttes.

Finn ut hva som må endres ved å se etter feilplasserte skilt og mat som er levert feil

Noter ved skiftslutt om forvekslingen oppsto da bordene ble gjort klare ved skiftstart, da skiltene ble satt tilbake etter rengjøring, eller ved en midlertidig flytting. La neste skift rette opp den aktuelle rutinen. Det er mer relevant å undersøke om medarbeideren som tar over, finner den nye plasseringen, maten som ikke er overlevert, og den opprinnelige regningen, enn å skrive ut en større QR-kode. Ikke ta utgangspunkt i en fast forbedringsprosent.