Changer de table en terrasse sans mélanger les commandes : remettre les chevalets à leur place et transmettre séparément la commande d’origine et le nouvel emplacement

Pour éviter les erreurs après un changement de table en terrasse, transmettez clairement l’ancienne table, le nouvel emplacement, la commande d’origine et les éléments qui n’ont pas encore été servis : il ne suffit pas de déplacer un chevalet. Installez d’abord les clients, puis demandez à un membre du personnel d’informer les postes concernés et l’équipe de service. Avant d’installer de nouveaux clients à l’ancienne table, vérifiez le suivi de la commande précédente et désignez la personne responsable de la suite.

Un plan des emplacements qui permet aussi aux nouveaux collègues de repérer chaque table

Attribuez un numéro distinct à chaque table à l’intérieur, près de l’entrée et en terrasse, et indiquez également les accès sur le plan. Ne vous fiez pas uniquement aux arbres, aux parasols ou aux appellations utilisées par les habitués. Après tout réaménagement des tables et des chaises, mettez d’abord le plan à jour afin que tout le monde utilise les mêmes noms d’emplacement.

• Zone ouverte et numéros de table : ____ ; emplacement réel et accès : ____ ; personne chargée de tenir le plan à jour : ____.
• Numéro visible sur le chevalet : ____ ; établissement, numéro de table et mode de service affichés après scan : ____.
• Chevalet manquant, numéro en double, chevalet endommagé ou lien incertain : ____ ; personne chargée de l’accueil : ____ ; responsable du suivi : ____.
• Emplacement de rangement identifié : ____ ; personne chargée de vérifier la remise en place : ____ ; chevalets retirés temporairement : ____.

À l’ouverture, vérifiez les accès ; après le débarrassage, remettez chaque chevalet à sa place en suivant son numéro

Scannez le code QR depuis la place réellement occupée et vérifiez l’établissement, le numéro de table, le menu du jour ainsi que le mode proposé : consultation seule ou commande possible. Il n’est pas nécessaire de passer une commande ni de payer pour consulter le menu. Si les reflets, la pluie ou l’usure empêchent de reconnaître le code, intervenez rapidement. Tant que l’accès n’est pas clairement identifiable, utilisez un menu papier et faites prendre les commandes par le personnel.

Lors du nettoyage, du changement de nappe, de l’installation ou du rangement du mobilier de terrasse, séparez les chevalets par numéro. Une fois remis en place, vérifiez-les à l’aide du plan, sans vous contenter de compter le nombre total de chevalets. Retirez ceux qui semblent avoir été recouverts ou remplacés, ou dont le lien est incertain. Le propriétaire ou un administrateur expressément autorisé par celui-ci doit organiser les réimpressions ainsi que le paramétrage des numéros de table et des appareils. N’utilisez pas temporairement le code QR d’une autre table pour une nouvelle table.

Pour chaque changement de table, consignez la correspondance entre les emplacements

• Ancienne table et nouvel emplacement : ____ ; heure du changement : ____ ; référence de la commande ou de l’addition d’origine : ____.
• Les clients ont-ils déjà envoyé leur commande ? : ____ ; articles déjà servis / en préparation / à servir : ____.
• Paiement confirmé et points à vérifier : ____ ; table à laquelle l’addition est rattachée : ____.
• Postes informés en cuisine, au bar et au service : ____ ; personne ayant reçu l’information à chaque poste : ____.
• L’ancienne page est-elle encore utilisée ? : ____ ; les consignes pour les commandes suivantes ont-elles été données ? : ____ ; personne chargée du suivi : ____.

Le suivi des emplacements peut se faire sur le document de transmission déjà utilisé par l’établissement. Cela ne signifie pas que le système change automatiquement la table ou transfère les commandes précédentes. Si vous devez modifier les tables dans le système, procédez selon les fonctionnalités et les autorisations actuellement disponibles, puis vérifiez les additions. Ne ressaisissez pas toute la commande pour modifier le numéro de table.

Adaptez la procédure à chaque situation de changement de table

• Commande déjà passée : retrouvez d’abord la commande d’origine et les articles en préparation. Indiquez le nouvel emplacement où livrer et attendez une confirmation avant de prendre en charge toute nouvelle demande.
• Les clients ont sélectionné des plats sur leur téléphone sans envoyer la commande : vérifiez d’abord la page utilisée et la procédure à suivre. Ne traitez pas une sélection non envoyée comme une commande déjà transmise en cuisine.
• Les clients utilisent encore l’ancienne page : demandez-leur de ne plus y ajouter d’articles. Le personnel vérifie les commandes déjà enregistrées et explique comment passer les suivantes. Les clients ne doivent pas emporter le code de l’ancienne table.
• Clients regroupés ou installés séparément : vérifiez s’ils continuent à partager la commande d’origine et comment ils souhaitent régler. Être assis ensemble ne signifie pas que les additions sont automatiquement regroupées ; être répartis à deux endroits ne signifie pas non plus qu’il y a deux nouvelles commandes.
• En cas de pluie, plusieurs tables sont déplacées en même temps : désignez une personne chargée de tenir à jour la liste des anciennes tables et des nouveaux emplacements. Dégagez d’abord les passages et installez les clients, puis vérifiez les articles encore à servir table par table. Ne laissez pas chacun deviner où les clients se sont déplacés.

Transmettez séparément la préparation, le service et les additions

L’utilisation d’un KDS et l’impression nécessitent un forfait adapté, une configuration appropriée et des appareils compatibles. Le fait que la cuisine ait terminé une préparation ne signifie pas qu’elle a été servie à la nouvelle table. Le personnel de salle vérifie les plats sur place en fonction du nouvel emplacement ; le bar et la cuisine chaude précisent séparément ce qui a déjà été préparé. Le nettoyage de l’ancienne table ne remplace pas cette vérification.

En cas de problème de réseau, transmettez d’abord manuellement les commandes déjà passées, les emplacements et les nouvelles demandes. Une fois la connexion au serveur rétablie, vérifiez les dernières informations et ajoutez ce qui manque. Avec un terminal de paiement autonome, vérifiez d’abord que la transaction a bien été effectuée, puis enregistrez le paiement sur l’addition correspondante. Un paiement à vérifier ne doit pas être oublié lors du débarrassage ou d’un changement de place.

Identifiez les améliorations à apporter à partir des chevalets mal placés et des plats servis au mauvais endroit

À la fin du service, notez si la confusion est survenue lors de la mise en place à l’ouverture, de la remise en place après le nettoyage ou d’un changement de table temporaire. Pour le service suivant, corrigez uniquement l’étape concernée. Vérifier si le collègue qui prend le relais peut retrouver le nouvel emplacement, les plats qui n’ont pas encore été servis et l’addition d’origine permet de mieux cibler le problème que de réimprimer un code QR plus grand. Ne présumez pas d’un pourcentage d’amélioration fixe.