Näin pöytien vaihdot terassilla sujuvat ilman tilaussotkuja: pöytätunnukset takaisin paikoilleen ja vanha tilaus sekä uusi sijainti selkeästi haltuun

Jotta tilaukset eivät mene sekaisin terassilla pöytien vaihtamisen jälkeen, on luovutettava selkeästi tieto alkuperäisestä pöydästä, nykyisestä sijainnista, alkuperäisestä tilauksesta ja vielä toimittamattomista tuotteista. Pelkkä pöytätunnuksen siirtäminen ei riitä. Siirrä asiakkaat ensin ja pyydä sitten yhtä työntekijää ilmoittamaan muutoksesta asianomaisille työpisteille ja tarjoilijoille. Ennen kuin alkuperäinen pöytä otetaan uusille asiakkaille, varmista, mihin vanhojen asiakkaiden tilaus siirtyy ja kuka vastaa jatkosta.

Laadi sijaintikartta, jonka avulla myös uusi työntekijä tunnistaa jokaisen pöydän

Merkitse sisätilat, sisäänkäynnin edusta ja terassi yksilöllisin numeroin ja merkitse karttaan myös sisään- ja uloskäynnit. Älä luota pelkkiin puihin, aurinkovarjoihin tai vakioasiakkaiden käyttämiin nimityksiin. Kun pöytien ja tuolien järjestystä muutetaan, päivitä ensin kartta, jotta kaikki käyttävät samoja sijaintinimiä.

• Käytössä olevat alueet ja pöytänumerot: ____; todellinen sijainti sekä sisään- ja uloskäynnit: ____; sijaintikartan ylläpitäjä: ____.
• Pöytätunnuksessa näkyvä numero: ____; QR-koodia skannaamalla näkyvä ravintola, pöytänumero ja palvelutapa: ____.
• Puuttuva, kahteen kertaan käytetty tai vaurioitunut tunnus tai epäselvä linkki: ____; työntekijä, joka ottaa asiakkaat vastaan: ____; asian hoitamisesta vastaava: ____.
• Säilytyspaikan tunnus: ____; tunnuksen takaisin paikoilleen asettamisen tarkistaja: ____; tilapäisesti pois otetut pöytätunnukset: ____.

Tarkista tilauskanava vuoron alussa ja palauta tunnukset paikoilleen numeroiden mukaan

Skannaa QR-koodi pöydässä ja tarkista, että näkyvissä ovat oikea ravintola, pöytänumero ja päivän ruokalista. Tarkista myös, voiko sivulla vain selata ruokalistaa vai tehdä tilauksen. Tilauskanavan tarkistaminen ei edellytä tilauksen tai maksun lähettämistä. Jos heijastukset, sadevesi tai kuluminen haittaavat tunnistamista, korjaa ongelma viipymättä. Käytä paperista ruokalistaa ja ota tilaukset vastaan työntekijän kautta, jos QR-koodin avaama sivu ei ole selkeä.

Kun siivoat, vaihdat pöytäliinoja tai järjestät terassia, pidä pöytätunnukset erillään numeroiden mukaan. Palautettuasi ne paikoilleen tarkista jokainen sijaintikartan avulla sen sijaan, että vain laskisit tunnukset. Ota pois käytöstä tunnukset, joiden epäilet peittyneen tai vaihtuneen tai joiden linkki on epäselvä. Ravintolan omistaja tai hänen nimenomaisesti valtuuttamansa ylläpitäjä huolehtii uusien tunnusten tulostamisesta sekä pöytänumeroiden ja laiteasetusten määrittämisestä. Älä käytä tilapäisesti toisen pöydän QR-koodia uuden pöydän tunnuksena.

Kirjaa jokainen paikanvaihto omaksi rivikseen

• Alkuperäinen pöytä ja nykyinen sijainti: ____; paikanvaihdon aika: ____; alkuperäisen tilauksen tai laskun tunniste: ____.
• Onko asiakas jo lähettänyt tilauksen: ____; toimitetut, valmistettavana olevat ja vielä toimittamattomat tuotteet: ____.
• Vahvistetut maksut ja tarkistettavat asiat: ____; kenelle lasku kuuluu: ____.
• Ilmoituksen saaneet keittiö, baari ja tarjoilijat: ____; kunkin ilmoituksen vastaanottaja: ____.
• Käytetäänkö vanhaa tilaussivua yhä: ____; onko asiakkaalle kerrottu, miten hän voi tehdä jatkotilauksen: ____; seurannasta vastaava: ____.

Sijaintitiedot voi kirjata ravintolan tavalliseen vuoronvaihtolomakkeeseen. Tämä ei tarkoita, että järjestelmä siirtäisi pöydän tai aiemmat tilaukset automaattisesti. Jos pöytä pitää vaihtaa järjestelmässä, tee se käytettävissä olevien toimintojen ja käyttöoikeuksien mukaisesti ja tarkista sen jälkeen lasku. Älä syötä koko pöydän tilausta uudelleen vain pöytänumeron muuttamiseksi.

Toimi tilanteen mukaan

• Tilaus on jo tehty: etsi alkuperäinen tilaus ja valmisteilla olevat tuotteet. Ilmoita uusi toimituspaikka ja varmista, että tieto on vastaanotettu, ennen kuin otat vastaan uusia pyyntöjä.
• Asiakas on valinnut tuotteet puhelimella mutta ei ole lähettänyt tilausta: varmista, mitä sivua käytetään nyt ja miten tilaus tehdään jatkossa. Älä käsittele lähettämättömiä valintoja keittiöön toimitettuina tilauksina.
• Asiakas käyttää edelleen vanhaa sivua: pyydä häntä olemaan tekemättä lisätilauksia sen kautta. Tarkista nykyiset kirjaukset ja kerro, miten hän voi tehdä tilauksia jatkossa. Älä anna asiakkaan viedä alkuperäisen pöydän QR-koodia mukanaan.
• Pöydät yhdistetään tai asiakkaat istuvat erillään: varmista, käytetäänkö yhä yhteistä tilausta ja miten lasku maksetaan. Samassa seurueessa istuminen ei yhdistä laskuja automaattisesti, eivätkä kahteen paikkaan erilleen istuvat asiakkaat automaattisesti muodosta kahta uutta tilausta.
• Sateen vuoksi siirretään useita pöytiä samaan aikaan: yksi työntekijä ylläpitää luetteloa alkuperäisistä pöydistä ja uusista sijainneista. Huolehdi ensin kulkureiteistä ja asiakkaiden siirtymisestä, ja tarkista sitten kunkin pöydän toimittamattomat annokset. Älä jätä kaikkia arvailemaan sijainteja itse.

Luovuta tiedot valmistuksesta, toimituksesta ja laskuista erikseen

KDS:n käyttö ja tulostaminen edellyttävät niitä tukevaa palvelupakettia, asianmukaisia asetuksia ja yhteensopivia laitteita. Se, että keittiö on valmistanut annoksen, ei tarkoita, että se olisi toimitettu uuteen pöytään. Salihenkilökunta tarkistaa annosten todellisen tilanteen asiakkaiden nykyisen sijainnin perusteella, ja baarin sekä lämpimän keittiön henkilökunta kertoo kumpikin erikseen, mitä on jo valmistettu. Alkuperäisen pöydän siivoaminen ei korvaa tätä tarkistusta.

Jos verkkoyhteydessä on häiriö, käy ensin työntekijöiden kesken läpi jo tehdyt tilaukset, sijainnit ja uudet pyynnöt. Kun yhteys palvelimeen palautuu, tarkista uusimmat kirjaukset ja lisää vasta sitten puuttuvat tiedot. Jos käytössä on erillinen maksupääte, varmista ensin, että maksu todella onnistui, ja kirjaa se vasta sen jälkeen. Maksua, jonka tila on vielä tarkistamatta, ei saa sivuuttaa pöytää siivottaessa tai paikkaa vaihdettaessa.

Selvitä muutosten tarve väärin sijoitetuista tunnuksista ja toimituksista

Kirjaa vuoron lopussa, syntyikö sekaannus pöytätunnusten sijoittelussa vuoron alussa, niiden palauttamisessa paikoilleen siivouksen jälkeen vai asiakkaiden tilapäisessä paikanvaihdossa. Seuraavassa vuorossa korjataan vain kyseiseen vaiheeseen liittyvä puute. Tarkista, löytääkö vastuun ottava työntekijä asiakkaiden uuden sijainnin, toimittamattomat annokset ja alkuperäisen laskun. Näin päästään paremmin ongelman ytimeen kuin tulostamalla suurempi QR-koodi. Älä oleta etukäteen mitään kiinteää parannusprosenttia.