Як уникнути плутанини із замовленнями під час пересаджування гостей на терасі: повернення табличок на місце та передавання старого замовлення й нового місця

Щоб після пересаджування гостей на терасі не переплутати замовлення, потрібно чітко передати інформацію про початковий стіл, нове місце, початкове замовлення та страви, які ще не подали, а не просто перенести табличку. Спершу розмістіть гостей, а потім доручіть одному працівникові повідомити відповідні робочі зони та працівників, які подають страви. Перш ніж готувати початковий стіл для нових гостей, з’ясуйте, що буде з рахунком попередніх гостей і хто надалі за нього відповідатиме.

Схема розташування має допомагати новим працівникам розрізняти столи

Позначте різними номерами зони всередині закладу, біля входу та на терасі, а також укажіть на схемі входи й виходи. Не покладайтеся лише на назви на кшталт «біля дерева» чи «під парасолею» або на звичні для постійних гостей орієнтири. Після зміни розташування столів і стільців оновіть схему, щоб усі користувалися однаковими назвами місць.

• Відкрита зона й номери столів: ____; фактичне розташування та входи й виходи: ____; відповідальний за оновлення схеми: ____.
• Видимий номер на настільній табличці: ____; заклад, номер столу та спосіб обслуговування, що відображаються після сканування QR-коду: ____.
• Відсутня табличка, повторний номер, пошкодження або невідоме посилання: ____; працівник, який приймає гостей: ____; відповідальний за вирішення питання: ____.
• Місце зберігання табличок за номерами: ____; працівник, який перевіряє їх після повернення: ____; тимчасово зняті таблички: ____.

На початку зміни перевіряйте сторінку, а після прибирання повертайте таблички за номерами

Відскануйте QR-код із фактичного місця для гостей і перевірте заклад, номер столу, меню на сьогодні та чи сторінка призначена лише для перегляду, чи також для замовлення. Щоб відкрити сторінку, не потрібно надсилати замовлення або здійснювати оплату. Якщо відблиски, дощова вода чи зношення заважають скануванню, усуньте проблему. Якщо призначення QR-коду незрозуміле, скористайтеся паперовим меню та допомогою працівника.

Під час прибирання, заміни скатертин або розкладання чи прибирання меблів на терасі розкладайте таблички окремо за номерами. Після повернення перевірте їх за схемою розташування, а не лише за загальною кількістю. Таблички, які, імовірно, закрили, підмінили або які ведуть за невідомим посиланням, спершу зніміть. Друк нових табличок, номери столів і налаштування пристроїв мають організувати власник закладу або адміністратор, якому він надав чіткі повноваження. Не використовуйте тимчасово QR-код від іншого столу замість коду нового столу.

Фіксуйте кожне пересаджування окремим записом про відповідність

• Початковий стіл і нове місце: ____; час пересаджування: ____; позначення початкового замовлення або рахунку: ____.
• Чи надіслав гість замовлення: ____; подані / ще готуються / очікують на подачу страви: ____.
• Підтверджена оплата та питання, які ще потрібно перевірити: ____; кому належить рахунок: ____.
• Працівники кухні, бару та команди подачі, яких повідомили: ____; хто саме отримав інформацію: ____.
• Чи досі користуються старою сторінкою: ____; чи пояснили, як надалі робити замовлення: ____; працівник, відповідальний за подальші дії: ____.

Для обліку місць можна використовувати наявний у закладі аркуш передавання зміни. Це не означає, що система автоматично змінить стіл або перенесе попередні замовлення. Якщо потрібно змінити стіл у системі, скористайтеся доступними на цей момент функціями відповідно до наданих прав, а потім перевірте рахунок. Не вводьте все замовлення повторно лише для того, щоб змінити номер столу.

Дії залежать від обставин пересаджування

• Якщо замовлення вже є: спершу знайдіть початкове замовлення та страви, які готують, повідомте нове місце подачі й дочекайтеся підтвердження, а потім приймайте нові побажання.
• Якщо гість вибрав страви на телефоні, але не надіслав замовлення: спершу перевірте, яку сторінку він відкрив, і поясніть, як діяти далі. Не вважайте ненадіслані страви замовленням, переданим на кухню.
• Якщо гість і далі користується старою сторінкою: попросіть його не додавати страви через неї. Працівник має перевірити наявні записи й пояснити, як робити замовлення надалі. Гість не повинен забирати із собою табличку з QR-кодом початкового столу.
• Якщо столи об’єднують або гості сідають окремо: з’ясуйте, чи користуватимуться вони спільним початковим замовленням і як розраховуватимуться. Те, що гості сидять разом, не означає автоматичного об’єднання рахунків, а розсаджування у двох місцях не означає, що потрібно створювати два нових замовлення.
• Якщо через дощ одночасно переміщують гостей за кількома столами: доручіть одній людині вести список початкових столів і нових місць. Спершу подбайте про вільні проходи та розміщення гостей, а потім перевірте за кожним столом, які страви ще не подали. Не змушуйте працівників самостійно вгадувати, куди відносити замовлення.

Окремо передавайте інформацію про приготування, подачу та рахунки

Для роботи KDS і друку потрібні відповідний тарифний план, налаштування та сумісні пристрої. Те, що кухня завершила приготування, не означає, що страви вже подали за новим столом. Працівники залу мають звірити фактичні страви з поточним місцем гостей, а працівники бару й гарячого цеху — окремо повідомити, що вже приготували. Прибирання початкового столу не замінює цього кроку.

Якщо виникли проблеми з мережею, спершу передайте працівникам інформацію про наявні замовлення, місця та нові побажання гостей. Коли з’єднання із сервером відновиться, перевірте найновіші записи й лише тоді внесіть відсутню інформацію. Якщо користуєтеся окремим терміналом для карток, спершу перевірте, чи платіж справді пройшов, а потім зафіксуйте його. Питання щодо платежів, які ще перевіряють, не повинні губитися під час прибирання столу чи пересаджування гостей.

Визначайте, що потрібно змінити, за випадками неправильно розміщених табличок і помилкової подачі

Наприкінці зміни зафіксуйте, коли виникла плутанина: під час розміщення табличок на початку зміни, після прибирання чи під час тимчасового пересаджування. Для наступної зміни змініть лише відповідну дію. Перевірте, чи може працівник, який приймає зміну, знайти нове місце, страви, які ще не передали, та початковий рахунок. Це допоможе точніше визначити проблему, ніж просто надрукувати більший QR-код. Не варто заздалегідь припускати, що покращення становитиме певний відсоток.