Jak při přesazování hostů na terase předejít záměně objednávek: vraťte označení na místo a předejte původní účet i nové umístění

Abyste po přesazení hostů na terase předešli záměně objednávek, předejte informace o původním stole, aktuálním místě, původní objednávce a dosud nedoručených položkách — nestačí jen přemístit označení stolu. Nejprve usaďte hosty, pak jeden zaměstnanec informuje příslušná pracoviště i obsluhu, která jídlo roznáší. Než původní stůl připravíte pro nové hosty, ověřte, jak bude naloženo s účtem předchozích hostů a kdo bude dál vše řešit.

Plánek míst má pomoct zorientovat se u každého stolu i novým kolegům

Vyznačte jednotlivými, neopakujícími se označeními vnitřní prostory, vchod i terasu a do plánku zakreslete také východy. Nespoléhejte se jen na názvy jako „u stromu“ nebo „pod slunečníkem“ ani na zavedená označení, která používají stálí hosté. Po změně uspořádání stolů a židlí plánek aktualizujte, aby všichni používali stejná označení míst.

• Zóny otevřené pro hosty a čísla stolů: ____; skutečné umístění, vchody a východy: ____; osoba odpovědná za aktualizaci plánku: ____.
• Viditelné označení stolu: ____; údaje zobrazené po naskenování QR kódu — provozovna, stůl a způsob obsluhy: ____.
• Chybějící, duplicitní nebo poškozené označení či nejasný odkaz: ____; zaměstnanec zajišťující obsluhu: ____; osoba odpovědná za řešení: ____.
• Místo pro uložení označení podle jeho čísla: ____; osoba, která po vrácení zkontroluje jeho umístění: ____; dočasně sejmutá označení stolů: ____.

Na začátku směny zkontrolujte QR kódy, po úklidu vraťte označení na správné místo

Naskenujte QR kód přímo od skutečného místa k sezení a ověřte provozovnu, označení stolu, denní nabídku a to, zda stránka slouží jen k prohlížení, nebo umožňuje i objednávání. Při pouhém prohlížení není třeba odesílat objednávku ani platbu. Pokud čitelnost zhoršují odlesky, voda nebo opotřebení, problém neprodleně vyřešte. U neověřeného QR kódu zatím nabídněte papírový jídelní lístek a obsluhu zaměstnancem.

Při úklidu, výměně ubrusů nebo sklízení či rozestavování terasy ukládejte označení stolů odděleně podle jejich čísel. Po vrácení na místo je zkontrolujte podle plánku; nestačí jen spočítat celkový počet. Označení, u kterého máte podezření na překrytí či výměnu nebo jehož odkaz není jasný, nejprve odstraňte. Dotisk, nastavení čísel stolů a nastavení zařízení zajistí majitel nebo jím výslovně pověřený správce. Nepoužívejte dočasně QR kód od jiného stolu jako náhradu za označení nového stolu.

Při každém přesazení zaznamenejte, který stůl odpovídá kterému místu

• Původní stůl a aktuální místo: ____; čas přesazení: ____; označení původní objednávky nebo účtu: ____.
• Odeslali už hosté objednávku: ____; doručené položky / položky v přípravě / položky čekající na doručení: ____.
• Potvrzené platby a záležitosti k prověření: ____; komu účet patří: ____.
• Informovaná kuchyň, bar a obsluha roznášející jídlo: ____; osoba, která informaci převzala na každém pracovišti: ____.
• Používají hosté ještě původní stránku: ____; vysvětlili jste jim, jak budou dále objednávat: ____; osoba pověřená dalším postupem: ____.

Údaje o umístění lze zapisovat do předávacího archu, který restaurace už používá. Neznamená to, že systém automaticky přesune stůl nebo převede historii objednávek. Pokud potřebujete upravit stoly v systému, postupujte podle aktuálně dostupných funkcí a oprávnění a pak zkontrolujte účet. Kvůli změně označení stolu znovu nezadávejte celou objednávku.

Postup přizpůsobte konkrétní situaci při přesazení

• Objednávka už byla zadána: Nejprve najděte původní objednávku a položky, které se právě připravují. Informujte kuchyň o novém místě pro doručení a vyžádejte si potvrzení; až potom řešte nové požadavky.
• Hosté si na telefonu pouze vybrali jídlo, ale objednávku neodeslali: Nejprve ověřte, jakou stránku právě používají a jak mají pokračovat. Výběr, který nebyl odeslán, nepovažujte za objednávku předanou do kuchyně.
• Hosté dál používají původní stránku: Požádejte je, aby přes ni přestali přidávat další položky. Zaměstnanec ověří dosavadní záznamy a vysvětlí, jak pokračovat v objednávání. Hosté si s sebou nesmějí odnést QR kód původního stolu.
• Stoly se spojují nebo hosté sedí odděleně: Zeptejte se, zda chtějí dál používat společný původní účet a jak chtějí platit. To, že hosté sedí u společného stolu, neznamená automatické sloučení účtů; stejně tak jejich rozdělení do dvou míst neznamená, že mají vzniknout dvě nové objednávky.
• Déšť si vyžádá přesun hostů od několika stolů současně: Jedna osoba vede seznam původních stolů a aktuálních míst. Nejprve zajistěte volné průchody a usaďte hosty, potom u každého stolu ověřte, které položky ještě nebyly doručeny. Nenechávejte personál, aby si polohu hostů domýšlel.

Při předávání rozlišujte přípravu, doručení a účet

KDS a tisk vyžadují odpovídající tarif, nastavení a kompatibilní zařízení. Dokončená příprava v kuchyni neznamená, že jídlo už bylo doručeno k novému stolu. Obsluha zkontroluje skutečné pokrmy a nápoje podle aktuálního umístění hostů; bar a teplá kuchyně každý zvlášť sdělí, co už připravily. Úklid původního stolu tento krok nenahrazuje.

Při výpadku sítě nejprve ručně předejte informace o existujících objednávkách, aktuálním umístění a nových požadavcích. Jakmile se obnoví připojení k serveru, zkontrolujte nejnovější záznamy a doplňte jen chybějící informace. U samostatného platebního terminálu nejprve ověřte, že platba skutečně proběhla, a teprve potom ji zaznamenejte k příslušnému účtu. Nevyřešený stav platby nesmí při úklidu ani přesazení zmizet z dohledu.

Z chyb v umístění označení stolů a doručování jídel vyvoďte, co zlepšit

Na konci směny zaznamenejte, zda k záměně došlo při rozmísťování označení stolů na začátku směny, při jejich vracení po úklidu, nebo při dočasném přesazení hostů. Následující směna pak upraví jen příslušný krok. Ověření, zda kolega přebírající směnu dokáže najít nové místo hostů, dosud nedoručené položky a původní účet, řeší podstatu problému lépe než vytištění většího QR kódu. Nepředpokládejte žádné pevně dané procento zlepšení.