Τι να κάνετε όταν η κουζίνα δεν έχει λάβει μια παραγγελία: εντοπίστε την και βρείτε ποιος την έχει αναλάβει και πού πρέπει να εκτελεστεί

Όταν η κουζίνα λέει ότι δεν έχει λάβει μια παραγγελία, ελέγξτε πρώτα αν υπάρχει και έπειτα ρωτήστε ποιος την έχει αναλάβει και σε ποιο πόστο πρέπει να πάει κάθε είδος. Τέλος, εξετάστε αν υπάρχει πρόβλημα εκτύπωσης. Η απουσία έντυπης παραγγελίας δεν αποδεικνύει ότι δεν υπάρχει παραγγελία, όπως και η απόδειξη του πελάτη στο ταμείο δεν αποδεικνύει ότι η κουζίνα έλαβε την εντολή παρασκευής. Εντοπίστε σε ποιο στάδιο διακόπηκε η διαδικασία και διορθώστε μόνο αυτό το βήμα· μην καταχωρίσετε ξανά όλη την παραγγελία του τραπεζιού.

Ελέγξτε τις παρακάτω περιπτώσεις με τη σειρά

• Δεν βρίσκετε την παραγγελία: ελέγξτε το κατάστημα, το κανάλι παραγγελίας, το τραπέζι, την ώρα υποβολής και τις καταγραφές που έκανε ο υπάλληλος που εξυπηρέτησε τον πελάτη. Αν το αποτέλεσμα παραμένει ασαφές, μη ζητάτε από τον πελάτη να υποβάλλει επανειλημμένα την παραγγελία.
• Υπάρχει παραγγελία, αλλά δεν την έχει αναλάβει κανείς: ο υπεύθυνος της βάρδιας πρέπει να ορίσει ποιος θα συνεχίσει να επιβεβαιώνει τις ανάγκες του πελάτη και να οργανώνει την προετοιμασία. Μην υποθέσετε εξαρχής ότι έχει χαλάσει ο εκτυπωτής.
• Κάποιος την έχει αναλάβει, αλλά δεν είναι σαφές σε ποιο πόστο πρέπει να πάει: ρωτήστε ξεχωριστά το πόστο ζεστής κουζίνας, το πόστο κρύας κουζίνας ή το μπαρ για τα συγκεκριμένα είδη της παραγγελίας. Το ότι η παραγγελία των ποτών έφτασε στο μπαρ δεν σημαίνει ότι η παραγγελία των ζεστών πιάτων έφτασε στο αντίστοιχο πόστο.
• Δεν γνωρίζετε αν εκτελέστηκε η εργασία εκτύπωσης ή αν βγήκε το χαρτί: ελέγξτε πρώτα τη θέση των παραγγελιών, τα είδη που ετοιμάζονται και όσα έχουν ήδη ολοκληρωθεί. Επιβεβαιώστε αν η παραγγελία εκτυπώθηκε ή αν κάποιος πήρε το χαρτί και, στη συνέχεια, αποφασίστε αν χρειάζεται να μεταφέρετε ξανά τις πληροφορίες ή να κάνετε επανεκτύπωση.

Χρησιμοποιήστε μία καταγραφή για να παρακολουθείτε την ίδια παραγγελία

• Αριθμός παραγγελίας ή αναγνωριστικό που ορίστηκε χειροκίνητα: ____· κατάστημα και τραπέζι/αριθμός παραλαβής: ____· τρόπος και κατά προσέγγιση ώρα υποβολής: ____.
• Είδη, παραλλαγές και ποσότητες που δεν έχουν φτάσει: ____· υπάλληλος που εξυπηρέτησε τον πελάτη: ____.
• Υπάρχει σχετική καταχώριση στο σύστημα; ____· ποιος την έχει αναλάβει: ____· σε ποιο πόστο αναμένεται να ετοιμαστεί: ____.
• Μέρος της παραγγελίας που έχει παραληφθεί/η προετοιμασία του έχει ξεκινήσει/έχει ολοκληρωθεί στην κουζίνα: ____· υπάλληλος που την παρέλαβε: ____.
• Σκοπός του παραστατικού και αποτέλεσμα της εργασίας: ____· επόμενη ενέργεια: ____· υπεύθυνος παρακολούθησης: ____.

Ορίστε έναν υπάλληλο της σάλας για να παρακολουθήσει το θέμα, ενώ οι υπόλοιποι συνεχίζουν την εξυπηρέτηση. Εξηγήστε στον πελάτη ποια είδη ελέγχετε και ποιος θα επιστρέψει για να τον ενημερώσει. Μη δώσετε ώρα σερβιρίσματος που δεν έχει επιβεβαιώσει η κουζίνα. Βοηθήστε τον πελάτη να ολοκληρώσει την παραγγελία μία φορά, μόνο αφού επιβεβαιώσετε ότι δεν έχει υποβληθεί· μη θεωρείτε αυτόματα ότι η υποβολή απέτυχε επειδή η σελίδα έχει κολλήσει.

Ξεχωρίστε τα δελτία παρασκευής από τα παραστατικά πελατών

Το MenuSnap μπορεί να χρησιμοποιηθεί για παραγγελίες μέσω σάρωσης κωδικού QR και για καταχώριση παραγγελιών από το προσωπικό στο POS. Αν το κατάστημα προσφέρει μόνο δυνατότητα περιήγησης στον κατάλογο, τις παραγγελίες εξακολουθεί να τις παίρνει το προσωπικό. Η λειτουργία του KDS και της εκτύπωσης στην κουζίνα εξαρτάται από το πακέτο, το πόστο και τις ρυθμίσεις. Οι λογαριασμοί πελατών, οι αποδείξεις και τα δελτία παρασκευής της κουζίνας έχουν διαφορετικές χρήσεις, πρότυπα και προορισμούς. Το ότι ένας εκτυπωτής ακούγεται να λειτουργεί δείχνει μόνο ότι ένα μέρος της διαδικασίας λειτουργεί.

Το λογισμικό που διαχειρίζεται την εκτύπωση χρειάζεται μια συνδεδεμένη συσκευή ή υπηρεσία για να στείλει πράγματι την εργασία εκτύπωσης· αυτή είναι η υπηρεσία εκτύπωσης. Κατά τον έλεγχο, εξετάστε μαζί τον τύπο του παραστατικού, αν είναι ενεργός ο σχετικός κανόνας, το πρότυπο, τον εκτυπωτή-στόχο, τον τρόπο λειτουργίας, τη συνδεδεμένη υπηρεσία εκτύπωσης και την κατάσταση της εργασίας. Εντοπίστε πρώτα τον ακριβή σκοπό και το σημείο διακοπής· μην αφήνετε κάθε πόστο να αλλάζει ανεξέλεγκτα τις ρυθμίσεις των συσκευών.

Πριν από την επανεκτύπωση, ελέγξτε αν έχει ξεκινήσει η εκτέλεση της αρχικής παραγγελίας

Επιβεβαιώστε με την κουζίνα τον αριθμό και τα συγκεκριμένα είδη της παραγγελίας. Το χαρτί μπορεί να έχει ήδη εκτυπωθεί και να βρίσκεται δίπλα στον εκτυπωτή, να το έχει πάρει κάποιος ή να έχει ήδη ξεκινήσει η προετοιμασία. Αν χρειάζεται πράγματι επανεκτύπωση, ενημερώστε τον παραλήπτη ότι πρόκειται για συμπληρωματικό αντίγραφο της αρχικής παραγγελίας και όχι για νέα παραγγελία. Αν λείπει μόνο ένα πιάτο, συνεννοηθείτε για αυτό το πιάτο· μην ξαναστείλετε ολόκληρη την παραγγελία και αφήσετε τον μάγειρα να μαντέψει τι διαφέρει.

Ο υπεύθυνος της κουζίνας εντάσσει στην τρέχουσα σειρά εκτέλεσης τα είδη των οποίων η παρασκευή δεν έχει ακόμη ξεκινήσει, ενώ για όσα ετοιμάζονται ήδη ή έχουν ολοκληρωθεί διατηρείται ο αρχικός προγραμματισμός. Πριν απαντήσετε στον πελάτη για ακύρωση ή αλλαγή παραλλαγής, ελέγξτε την πρόοδο της παρασκευής. Διαβιβάστε τα ειδικά διατροφικά αιτήματα απευθείας στο αρμόδιο προσωπικό του καταστήματος, ώστε να επιβεβαιώσει αν μπορούν να γίνουν δεκτά με βάση τα υλικά και τις συνθήκες παρασκευής· μια σημείωση από μόνη της δεν αποτελεί αποδοχή του αιτήματος.

Αν δεν μπορείτε προσωρινά να εκδώσετε δελτίο, καλύψτε αυτό το βήμα με συνεννόηση μεταξύ των υπαλλήλων

Χρησιμοποιήστε τον αριθμό της αρχικής παραγγελίας και γράψτε καθαρά τι μεταφέρετε αυτή τη φορά. Ζητήστε από τον παραλήπτη να επαναλάβει τις ποσότητες και τις βασικές προδιαγραφές και σημειώστε την ώρα παράδοσης. Συνδέστε το σημείωμα που χρησιμοποιήσατε με την αρχική παραγγελία στο σύστημα. Όσα έχουν ήδη σταλεί στην κουζίνα δεν πρέπει να σταλούν ξανά ως νέα είδη όταν αποκατασταθεί η σύνδεση.

Η σάρωση κωδικού QR στην ιστοσελίδα, οι ηλεκτρονικές πληρωμές, ο συγχρονισμός στο cloud και οι ενημερώσεις του KDS εξαρτώνται από τη σύνδεση στο διαδίκτυο. Μην συμπεραίνετε από την ύπαρξη ενός τοπικού έντυπου δελτίου ότι όλη η διαδικασία λειτουργεί εκτός σύνδεσης. Όταν αποκατασταθεί η σύνδεση με τον διακομιστή, ελέγξτε τις πιο πρόσφατες παραγγελίες, την πραγματική πρόοδο της παρασκευής και τα ποσά που εισπράχθηκαν και, στη συνέχεια, συμπληρώστε ό,τι λείπει από τις καταχωρίσεις. Αν δεν είναι σαφές πώς πρέπει να γίνει η συμπληρωματική καταχώριση, επικοινωνήστε με την υποστήριξη για να αποφύγετε νέα αποστολή στην κουζίνα ή διπλή καταχώριση πληρωμής.

Εξηγήστε στο τμήμα υποστήριξης σε ποιο σημείο διακόπηκε η διαδικασία· μην πείτε απλώς ότι χάλασε ο εκτυπωτής

Δώστε τα απαραίτητα αναγνωριστικά της παραγγελίας, την ώρα του συμβάντος και τη ζώνη ώρας του καταστήματος, τον σκοπό του παραστατικού, το μοντέλο της συσκευής, τον τρόπο σύνδεσης, την έκδοση του λογισμικού αποστολής και το αποτέλεσμα της εργασίας. Κρύψτε τα στοιχεία πελατών και τα αποδεικτικά. Τις αλλαγές στις ρυθμίσεις των συσκευών πρέπει να τις οργανώνει ο ιδιοκτήτης ή διαχειριστής που έχει εξουσιοδοτήσει ρητά· μη διακόπτετε το σερβίρισμα των πιάτων που βρίσκεται ήδη σε εξέλιξη κατά τη διερεύνηση.

Στο κλείσιμο της βάρδιας, καταγράψτε όσα διαπιστώσατε, ταξινομώντας τα περιστατικά ως μη υποβληθείσα παραγγελία, παραγγελία που δεν ανέλαβε κανείς, αποστολή σε λάθος πόστο, πρόβλημα εκτύπωσης ή ασαφή παράδοση παραστατικού. Μην καταγράφετε εξαρχής τις ενδείξεις ως βλάβη του προϊόντος. Στην επόμενη βάρδια, διορθώστε το βήμα όπου παρουσιάζονται συχνότερα διακοπές και ελέγξτε αν υπήρξαν διπλές παρασκευές ή προσωρινές καταγραφές που έμειναν χωρίς διεκπεραίωση.