Cách kiểm tra khi bếp không nhận được đơn: tìm đơn trước, rồi xác định người tiếp nhận và nơi chế biến

Khi bếp báo chưa nhận được đơn, trước tiên hãy kiểm tra đơn có tồn tại không; sau đó hỏi ai đã tiếp nhận, từng món cần đến khu vực nào, rồi mới xác định có sự cố in hay không. Không có phiếu in không chứng minh rằng đơn không tồn tại; hóa đơn khách hàng nhận tại quầy thu ngân cũng không chứng minh rằng bếp đã nhận được phiếu chế biến. Hãy tìm đúng khâu bị gián đoạn rồi xử lý khâu đó, đừng nhập lại cả bàn.

Kiểm tra lần lượt theo các trường hợp sau

• Không tìm thấy đơn: kiểm tra lại chi nhánh, kênh đặt món, bàn, thời điểm gửi và ghi chép thủ công của nhân viên phục vụ; nếu chưa rõ kết quả thì đừng yêu cầu khách gửi lại nhiều lần.
• Có đơn nhưng chưa ai tiếp nhận: người phụ trách ca cần chỉ định rõ ai sẽ tiếp tục xác nhận yêu cầu và sắp xếp chế biến; đừng vội kết luận máy in bị hỏng.
• Đã tiếp nhận nhưng chưa rõ khu vực chế biến: hỏi riêng khu bếp nóng, bếp lạnh hoặc quầy bar về từng món cụ thể trong đơn; đừng coi việc đồ uống đã đến là bằng chứng món nóng cũng đã đến.
• Chưa rõ trạng thái tác vụ in hoặc kết quả in: trước tiên kiểm tra giá để phiếu, món đang chế biến và món đã hoàn thành; xác nhận phiếu đã được in hoặc lấy đi chưa, rồi mới quyết định gửi bổ sung thông tin hay in lại.

Dùng một phiếu kiểm tra để theo dõi đúng cùng một yêu cầu

• Mã đơn hoặc mã ghi nhận thủ công: ____; chi nhánh và bàn/số nhận món: ____; cách gửi đơn và thời điểm ước tính: ____.
• Các món, quy cách và số lượng chưa được nhận trong lần này: ____; nhân viên phục vụ phụ trách: ____.
• Hệ thống có ghi nhận đơn tương ứng không: ____; người đã tiếp nhận: ____; khu vực chế biến dự kiến: ____.
• Phần bếp đã nhận/đã bắt đầu/đã hoàn thành: ____; người nhận tại chỗ: ____.
• Mục đích sử dụng phiếu và kết quả tác vụ liên quan: ____; bước tiếp theo: ____; người phụ trách theo dõi: ____.

Chỉ định một nhân viên phục vụ theo dõi vụ việc để những người khác tiếp tục phục vụ khách. Giải thích với khách món nào đang được kiểm tra và ai sẽ quay lại phản hồi; đừng hứa thời gian lên món khi chưa xác nhận với bếp. Chỉ hỗ trợ khách đặt món thêm một lần khi đã xác nhận đơn chưa được gửi; đừng mặc định rằng trang bị treo là đơn đã thất bại.

Phân biệt phiếu chế biến với phiếu của khách

MenuSnap có thể dùng để quét mã QR và nhân viên có thể nhập đơn bằng POS; nếu chi nhánh chỉ cho khách xem thực đơn thì nhân viên vẫn là người tiếp nhận đơn. KDS và chức năng in phiếu bếp hoạt động tùy theo gói dịch vụ, khu vực chế biến và cấu hình. Hóa đơn, biên lai của khách và phiếu chế biến trong bếp có mục đích, mẫu và nơi nhận khác nhau. Một máy in đang hoạt động chỉ cho thấy một phần quy trình đang chạy được.

Phần mềm phụ trách in cần gửi tác vụ thực tế qua thiết bị hoặc dịch vụ đang trực tuyến; thành phần này được gọi là bộ thực thi in. Khi kiểm tra, hãy lần lượt xác nhận loại phiếu, quy tắc đã bật chưa, mẫu phiếu, máy in đích, cách vận hành, bộ thực thi đang trực tuyến hay không và trạng thái tác vụ. Trước tiên cần xác định mục đích cụ thể và khâu bị gián đoạn; không để các vị trí tùy tiện cấu hình lại thiết bị.

Trước khi in lại, hãy hỏi xem bếp đã bắt đầu xử lý đơn gốc chưa

Đối chiếu mã đơn và từng món cụ thể với bếp để xác nhận tình trạng; phiếu có thể đã được in nhưng nằm cạnh máy, bị lấy đi hoặc món đã bắt đầu chế biến. Nếu cần in lại, hãy báo người nhận rằng đây là tài liệu bổ sung cho đơn gốc, không phải một đơn mới. Nếu chỉ thiếu một món, hãy bàn giao riêng món đó thay vì gửi lại cả đơn để đầu bếp phải tự đoán điểm khác biệt.

Người phụ trách bếp sắp xếp các món chưa chế biến vào thứ tự hiện tại; những món đã làm thì giữ nguyên phương án đang áp dụng. Trước khi phản hồi khách về việc hủy món hoặc đổi quy cách, hãy kiểm tra tiến độ chế biến. Với yêu cầu ăn uống đặc biệt, hãy chuyển trực tiếp cho nhân viên phụ trách tại nhà hàng để xác nhận dựa trên nguyên liệu và điều kiện chế biến; không coi ghi chú là sự chấp thuận.

Khi tạm thời không thể in phiếu, hãy dùng bàn giao thủ công để bù đúng khâu bị gián đoạn

Ghi rõ nội dung bàn giao lần này cùng mã đơn gốc và nhờ người nhận nhắc lại số lượng cùng các quy cách quan trọng; ghi lại thời điểm bàn giao. Giữ mối liên hệ giữa giấy ghi chú sử dụng tại chỗ và đơn gốc trong hệ thống. Nội dung đã chuyển cho bếp thì không được gửi lại như món mới khi mạng hoạt động trở lại.

Quét mã QR trên trang web, thanh toán trực tuyến, đồng bộ đám mây và cập nhật KDS đều phụ thuộc vào mạng; không thể căn cứ vào phiếu giấy lưu tại chỗ để kết luận toàn bộ quy trình vẫn hoạt động ngoại tuyến. Khi kết nối với máy chủ được khôi phục, hãy đối chiếu đơn mới nhất, tình trạng chế biến thực tế và số tiền đã thực thu, rồi bổ sung những thông tin còn thiếu. Nếu chưa rõ cách ghi bổ sung, hãy liên hệ bộ phận hỗ trợ để tránh gửi món vào bếp lần nữa hoặc ghi nhận thanh toán trùng.

Khi liên hệ bộ phận hỗ trợ, hãy mô tả khâu bị gián đoạn thay vì chỉ nói máy in bị hỏng

Cung cấp mã nhận diện cần thiết của đơn, thời điểm xảy ra sự cố và múi giờ của chi nhánh, mục đích sử dụng phiếu, mẫu thiết bị, cách kết nối, phiên bản phần mềm gửi tác vụ và kết quả tác vụ; che thông tin khách hàng cùng các chứng từ và thông tin xác thực. Việc thay đổi cấu hình thiết bị cần do chủ nhà hàng hoặc quản trị viên được họ ủy quyền rõ ràng sắp xếp; không làm gián đoạn việc ra món đang diễn ra trong lúc kiểm tra.

Cuối ca, ghi lại các sự việc đã xác minh theo từng nhóm: chưa gửi đơn, chưa ai tiếp nhận, chuyển nhầm khu vực, lỗi in hoặc bàn giao phiếu không rõ ràng. Đừng vội ghi manh mối thành lỗi sản phẩm. Ca tiếp theo nên xử lý bước thường bị gián đoạn nhất, đồng thời kiểm tra xem có món nào bị chế biến trùng hoặc ghi chép tạm thời nào chưa được xử lý dứt điểm hay không.