Keittiö ei saanut tilausta? Etsi ensin tilaus ja selvitä sitten, kuka otti sen käsittelyyn ja mille valmistuspisteelle se ohjattiin

Jos keittiö kertoo, ettei se ole saanut tilausta, tarkista ensin, löytyykö tilaus. Selvitä sitten, kuka otti sen käsittelyyn ja mille työpisteelle kukin annos kuuluu, ja tarkista lopuksi, liittyykö asia tulostukseen. Paperitulosteen puuttuminen ei todista, ettei tilausta olisi olemassa, eikä kassalta asiakkaalle annettu kuitti todista, että keittiö olisi saanut valmistustilauksen. Selvitä, missä vaiheessa tieto katkesi, ja korjaa vain kyseinen vaihe. Älä syötä koko pöydän tilausta uudelleen.

Selvitä tilanne näiden vaihtoehtojen avulla

• Tilausta ei löydy: tarkista toimipaikka, tilauskanava, pöytä, lähetysaika ja tarjoilijan tekemät merkinnät. Jos asia jää epäselväksi, älä pyydä asiakasta lähettämään tilausta uudelleen.
• Tilaus löytyy, mutta kukaan ei ole ottanut sitä käsittelyyn: vuorovastaava nimeää henkilön, joka varmistaa tilauksen tiedot ja järjestää valmistuksen. Älä oleta heti, että tulostin on rikki.
• Tilaus on otettu käsittelyyn, mutta työpiste on epäselvä: varmista juuri kyseisten annosten reitti kuumasta keittiöstä, kylmäkeittiöstä tai baarista. Se, että juoma on saapunut, ei tarkoita, että lämmin ruoka olisi saapunut.
• Tulostustehtävän tai tulosteen tilanne on epäselvä: tarkista tulosteteline, valmistuksessa olevat annokset ja valmiit annokset. Varmista, tulostettiinko tilaus jo tai ehtikö joku noutaa sen, ennen kuin päätät välittää tiedot uudelleen tai tulostaa tilauksen uudestaan.

Pidä yksi selvityslomake samaa tilausta varten

• Tilausnumero tai muu tunniste: ____; toimipaikka ja pöytä-/noutonumero: ____; tilauskanava ja arvioitu lähetysaika: ____.
• Puuttuvat annokset, niiden koko tai muu määrittely sekä määrä: ____; tilausta käsitellyt tarjoilija: ____.
• Löytyykö vastaava merkintä järjestelmästä: ____; tilauksen käsittelyyn ottanut henkilö: ____; suunniteltu valmistuspiste: ____.
• Keittiön vastaanottamat, valmistuksessa olevat ja valmiit annokset: ____; vastaanottaja paikan päällä: ____.
• Tulosteen käyttötarkoitus ja tehtävän tila: ____; seuraava toimenpide: ____; seurannasta vastaava henkilö: ____.

Nimeä yksi salin työntekijä selvittämään asiaa, jotta muut voivat jatkaa palvelua. Kerro asiakkaalle, mitä annoksia selvitetään ja kuka palaa asiaan. Älä lupaa tarjoiluaikaa, jota keittiö ei ole vahvistanut. Auta asiakasta tekemään tilaus kerran vasta, kun on varmistettu, ettei sitä ole lähetetty. Älä päättele tilauksen epäonnistuneen vain siksi, että näkymä ei ole edennyt.

Erota valmistustilaus asiakkaan kuitista

MenuSnap-palvelua voi käyttää tilausten tekemiseen QR-koodia skannaamalla ja henkilökunnan kassajärjestelmässä. Jos toimipaikassa on käytössä vain selaamiseen tarkoitettu näkymä, työntekijä ottaa tilauksen silti vastaan. KDS-näyttö ja keittiötulostus toimivat tilauspaketin, työpisteiden ja asetusten mukaan. Asiakkaan laskulla, kuitilla ja keittiön valmistustilauksella on eri käyttötarkoitukset, pohjat ja vastaanottajat. Se, että jokin tulostin pitää ääntä, kertoo vain, että osa ketjusta toimii.

Tulostuksesta vastaava ohjelmisto tarvitsee verkossa olevan laitteen tai palvelun, joka lähettää tulostustehtävän käytännössä. Tätä kutsutaan tulostuksen suorittajaksi. Käy selvityksessä läpi tulosteen tyyppi, ovatko säännöt käytössä, tulostepohja, kohdetulostin, toimintatapa, verkossa oleva tulostuksen suorittaja ja tehtävän tila. Selvitä ensin tarkka käyttötarkoitus ja katkoskohta. Älä anna kaikkien työntekijöiden muuttaa laiteasetuksia omin päin.

Varmista ennen uudelleentulostusta, onko alkuperäisen tilauksen valmistus jo aloitettu

Selvitä keittiön kanssa tilausnumeron ja kyseisten annosten perusteella, onko paperituloste jo tullut ulos mutta jäänyt tulostimen viereen, onko joku noutanut sen tai onko valmistus jo alkanut. Jos uudelleentulostus todella on tarpeen, kerro vastaanottajalle, että tuloste täydentää alkuperäisen tilauksen tietoja eikä tarkoita uutta tilausta samasta annoksesta. Jos vain yksi annos on jäänyt välittämättä, välitä tiedot vain siitä. Älä lähetä koko pöydän tilausta uudelleen ja jätä kokkeja arvailemaan eroja.

Keittiön vastuuhenkilö sovittaa vielä valmistamattomat annokset senhetkiseen työjärjestykseen; jo valmistuneet annokset pysyvät alkuperäisessä järjestelyssä. Tarkista valmistuksen vaihe ennen kuin vastaat asiakkaalle peruutuksesta tai annoksen muutoksesta. Välitä erityisruokavaliota koskeva pyyntö suoraan toimipaikan vastuuhenkilölle, joka varmistaa sen raaka-aineiden ja valmistusolosuhteiden perusteella. Älä käsittele lisätietoa pyyntönä, joka olisi jo hyväksytty.

Jos tilausta ei voi juuri nyt tulostaa, välitä tarvittavat tiedot käsin

Käytä alkuperäisen tilauksen tunnistetta ja kirjaa selvästi, mitä tietoja välität. Pyydä vastaanottajaa toistamaan määrä ja tärkeimmät määrittelyt ja merkitse ylös välitysaika. Pidä käyttämäsi lappu yhteydessä alkuperäiseen tilaukseen järjestelmässä. Älä lähetä jo keittiöön toimitettuja annoksia uutena tilauksena, kun verkkoyhteys palautuu.

Verkkosivun QR-koodin skannaus, verkkomaksut, pilvisynkronointi ja KDS-näytön päivitykset edellyttävät verkkoyhteyttä. Paikallinen paperituloste ei siis todista, että koko prosessi toimisi ilman verkkoyhteyttä. Kun yhteys palvelimeen palautuu, tarkista uusimmat tilaukset, annosten todellinen valmistustilanne ja vastaanotetut maksut ja lisää sitten puuttuvat tiedot. Jos et ole varma, miten tiedot pitää kirjata, ota yhteyttä tukeen, jotta tilausta ei lähetetä uudelleen keittiöön eikä maksua kirjata kahdesti.

Kerro tuelle, missä vaiheessa tieto katkesi — älä tyydy sanomaan, että tulostin on rikki

Anna tuelle tilauksen tarpeelliset tunnisteet, tapahtuma-aika ja toimipaikan aikavyöhyke, tulosteen käyttötarkoitus, laitteen malli, yhteystapa, lähetysohjelmiston versio ja tulostustehtävän tila. Peitä asiakkaan tiedot ja maksutositteet. Laitteiden asetusten muuttamisesta vastaa omistaja tai hänen nimenomaisesti valtuuttamansa ylläpitäjä. Älä keskeytä selvityksen vuoksi kesken olevaa annosten valmistusta tai tarjoilua.

Käykää vuoron lopuksi selvitetyt tapaukset läpi sen mukaan, jäikö tilaus lähettämättä, ottiko kukaan sitä käsittelyyn, ohjautuiko se väärälle työpisteelle, epäonnistuiko tulostus vai jäikö tositteen välitys epäselväksi. Kirjatkaa havaitut tosiasiat, älkääkä merkitkö vihjettä suoraan tuoteviaksi. Seuraavan vuoron kannattaa korjata useimmin katkeava vaihe ja tarkistaa samalla, onko annoksia valmistettu kahteen kertaan tai onko jokin väliaikainen kirjaus jäänyt ilman seurantaa.