Paperi- ja QR-menun hinnat eivät täsmää: hinnanmuutosten tarkistuslista ja salissa jo olevien asiakkaiden huomioiminen

Jos paperimenun ja QR-menun hinnat eivät täsmää, tarkista ensin, ovatko ruoan nimi, annoskoko, paikan päällä syöminen tai mukaan ottaminen sekä hintaan sisältyvät tuotteet täysin samat. Selvitä sitten, missä näkyy vielä vanha tieto. Älä pyydä asiakasta ensimmäiseksi päivittämään sivua äläkä syytä työntekijää muistivirheestä. Selvitä hinnanmuutoksen yhteinen peruste, korjaa tiedot virheellisessä kanavassa ja anna sitten vastuuhenkilön hoitaa jo tehdyt tilaukset.

Varmista, että kyseessä on sama tuote eikä eri vaihtoehto

Pientä annosta ja jaettavaa annosta, lounassettiä ja yksittäistä annosta tai lisukkeen sisältävää annosta ja erikseen veloitettavaa lisuketta ei voi verrata pelkän saman ruokalajin nimen perusteella. Pyydä keittiöstä vastaavaa henkilöä vahvistamaan, mitä annokseen kuuluu, ja salihenkilökuntaa tarkistamaan, minkä vaihtoehdon asiakas on valinnut. Jos annoskoko muuttuu, päivitä sekä teksti että kuva – älä vain selvitä, miksi hinnat eroavat.

Kirjaa jokainen hinnanmuutos yhteiseen muistiin

• Ruoka ja annoskoko: ____; paikan päällä syöminen/mukaan ottaminen ja hintaan sisältyvät tuotteet: ____; tällä kertaa ennallaan pysyvät tiedot: ____.
• Vanha hinta: ____; uusi hinta: ____; lisukkeet, setin lisähinta ja muut muutoksen piiriin kuuluvat tuotteet: ____.
• Voimaantulopäivä, tarjoiluaika ja kellonaika: ____; hyväksyjä: ____; päivittäjä: ____; tarkistaja: ____.
• Vaihdettavat paperimenut, juomalistat, taulut ja niiden sijainnit: ____; paikka, johon vanhat versiot kerätään: ____.
• Puhelimessa käytettävät kanavat ja käytössä olevat kielet: ____; onko kuvaukseen käsin kirjoitettu hinta korjattu: ____; hinta, jonka henkilökunta näkee tilausta kirjatessaan: ____.
• Kanavat, joissa on yhä eroja: ____; korjaamisesta vastaava henkilö: ____; alkuperäiset tilaukset, joiden osalta jo salissa oleviin asiakkaisiin on otettava yhteyttä: ____.

MenuSnap-palvelussa voi hallita ruokalajien hintoja, annoskokoja ja tarkistettuja käännöksiä. Digitaalisen menun päivittämisen jälkeen on silti tarkistettava, mitä asiakas näkee käyttämässään kanavassa. Paperikortit ja taulut vaihtaa niistä vastaava henkilö. Työntekijöiden ei pidä joutua paikkaamaan puutteita muistamalla useita tilapäisiä hintoja. Tee muutokset mahdollisuuksien mukaan ennen avaamista tai palveluvuorojen välissä ja pyydä toista työntekijää tarkistamaan ne muistiinpanojen perusteella.

Keskustele asiakkaan kanssa sen mukaan, missä vaiheessa tilaaminen on

• Asiakas vasta valitsee: kerro ensin, mitä versiota hän katsoo, ja ilmoita oikea hinta. Selvennä annoskoko ja erikseen veloitettavat tuotteet ja kirjaa tilaus vasta, kun asiakas on vahvistanut valintansa.
• Tilaus on jo vahvistettu: säilytä alkuperäinen tilaus ja tieto siitä, mitä asiakkaalle näytettiin. Pyydä vastuuhenkilöä tarkistamaan, mitä sääntöä tilanteessa sovelletaan, ja keskustele asiakkaan kanssa vasta sen jälkeen. Älä peri erotusta jälkikäteen omin päin äläkä muuta vahvistettua tilausta huomaamatta.
• Asiakas tilaa myöhemmin lisää: kerro ensin uusien tuotteiden hinnat ja annoskoot. Tarkista lisätilaus erikseen alkuperäisestä tilauksesta äläkä arvaile hintoja alun perin nähdyn paperimenun perusteella.
• Lasku on jo päätetty tai asiaan liittyy hintaero: anna valtuutetun henkilön hoitaa asia sovellettavien kirjanpito- ja maksukäytäntöjen mukaan. Älä anna eri työntekijöiden tehdä kukin omaa muutostaan tai periä maksua uudelleen.

Näiden vaihtoehtojen tarkoitus on ohjata tarkistamista ja asiakkaan kanssa viestimistä. Ne eivät korvaa tilanteeseen soveltuvaa ammatillista arviota, jota paikalliset vaatimukset voivat edellyttää. Kerro asiakkaalle, mitä on selvitetty ja kuka hoitaa asian. Älä keksi lennossa perusteluja hinnankorotukselle äläkä pyydä asiakasta todistamaan vanhaa hintaa skannaamalla QR-koodia itse.

Selvitä vanhat sivut ja paperimenut kanava kerrallaan

Asiakkaan aiemmin avaama sivu voi poiketa nykyisestä. Tarkista ravintola, kanava, kieli ja annoskoko ja vertaa niitä nykyisiin tietoihin. Jos otat kuvakaappauksia, tallenna vain eron selvittämisen kannalta tarpeelliset osat ja peitä henkilötiedot. Selvitä, onko kyse vanhasta sivusta vai päivittämättä jääneestä kuvauksesta, jotta tiedät, mitä pitää korjata. Älä tyydy sanomaan: ”Päivitä sivu.”

Paperimenun väliaikaisen lisälehden on oltava selkeä, eikä se saa olla ristiriidassa alkuperäisen sivun kanssa. Kerää vanhat versiot yhteen paikkaan äläkä jätä niitä salihenkilökunnan käyttämään laatikkoon, josta seuraava vuoro voi ottaa ne käyttöön vahingossa. Myös asiakkaat, jotka eivät osaa käyttää puhelinta, saavat oikeat hintatiedot paperimenusta tai henkilökunnalta.

Tarkista setit ja lisukkeet erikseen

Perusannoksen hinnankorotus ei tarkoita, että setin kokonaishinta tai lisähinta muuttuisi samassa suhteessa. Tarkista setin vaihtoehdot, vaihdettavat lisukkeet ja erikseen tilattavat lisäannokset yksi kerrallaan ja varmista saatavuus keittiöstä ja baarista. Jos kuvassa näkyy juoma, joka ei sisälly settiin, korjaa myös kuvaus. Älä käsittele hintaan sisältyvien tuotteiden epäselvyyttä pelkkänä hintaongelmana.

Tarkista seuraavassa vuorossa, näkyykö sama ero yhä samassa kanavassa

Kirjaa, johtuiko asiakkaan kysymys vanhasta paperimenusta, vanhasta sivusta, väärin ymmärretystä annoskoosta tai tuotevaihtoehdosta vai suullisesti ilmoitetusta hinnasta. Lisää toistuvasti päivittämättä jäävät kohteet pysyvään vaihtolistaan. Jos sama ateriakokonaisuus ymmärretään jatkuvasti väärin, selvennä, mitä siihen sisältyy. Huomioi seurannassa myös asiakasmäärä ja tämän hinnanmuutoksen laajuus. Älä esitä valitusten määrän satunnaista vähenemistä todisteena pitkäaikaisesta vaikutuksesta.