Wat te doen bij prijsverschillen tussen de papieren en QR-menukaart: checklist voor prijswijzigingen en gasten die al aan tafel zitten

Kloppen de prijzen op de papieren menukaart en de QR-menukaart niet met elkaar? Controleer dan eerst of de gerechtnaam, portie, dine-in- of afhaaloptie en inbegrepen onderdelen precies overeenkomen. Zoek vervolgens uit waar de oude informatie nog staat. Vraag gasten niet meteen om de pagina te verversen en verwijt medewerkers niet dat ze de prijs verkeerd hebben onthouden. Zoek de gemeenschappelijke basis voor de prijswijziging, corrigeer de betreffende informatie en laat een verantwoordelijke de bestellingen die al zijn geplaatst afhandelen.

Controleer eerst of het om hetzelfde gerecht en dezelfde keuze gaat

Vergelijk niet alleen op basis van de gerechtnaam: een kleine portie en een portie om te delen, een lunchcombinatie en een los gerecht, of een gerecht met bijgerecht en een gerecht waarbij extra’s apart worden berekend, zijn niet hetzelfde. Laat de verantwoordelijke voor de bereiding controleren wat er daadwerkelijk wordt geserveerd en laat het front-of-house-team bevestigen welke optie is gekozen. Veranderen de porties, pas dan ook de tekst en afbeeldingen aan; beperk je niet tot het opsporen van twee verschillende prijzen.

Leg elke prijswijziging vast in één gedeeld overzicht

• Gerecht en portie: ____; dine-in/afhaal en inbegrepen onderdelen: ____; onderdelen die deze keer niet veranderen: ____.
• Oude prijs: ____; nieuwe prijs: ____; toeslagen voor extra’s, bijbetaling voor een combinatie en andere betrokken onderdelen: ____.
• Ingangsdatum, eetmoment en exact tijdstip: ____; goedgekeurd door: ____; bijgewerkt door: ____; gecontroleerd door: ____.
• Papieren menukaarten, drankenkaarten, borden en locaties die moeten worden aangepast: ____; plek waar oude versies worden ingenomen: ____.
• Mobiele kanalen en ingeschakelde talen: ____; is een handgeschreven prijs in de beschrijving aangepast: ____; prijs die medewerkers bij het invoeren van de bestelling zien: ____.
• Kanalen waar nog een verschil staat: ____; verantwoordelijke voor de afhandeling: ____; oorspronkelijke bestellingen van gasten die nog moeten worden opgevolgd: ____.

MenuSnap kan worden gebruikt om gerechtprijzen, porties en goedgekeurde vertalingen te beheren. Controleer na het bijwerken van de digitale menukaart ook wat gasten daadwerkelijk zien via het kanaal dat ze gebruiken. Laat iemand apart de papieren kaarten vervangen en de krijtborden aanpassen; verwacht niet dat medewerkers meerdere tijdelijke prijslijsten onthouden om verschillen op te vangen. Plan de wijziging zo mogelijk vóór opening of tussen twee serviceperiodes in en laat een andere collega de wijzigingen aan de hand van het overzicht controleren.

Bespreek de situatie met gasten op basis van de fase van hun bestelling

• Zijn gasten nog aan het kiezen? Benoem welke versie ze bekijken en geef de juiste prijs. Licht de portie en eventuele apart berekende extra’s toe en voer de bestelling pas in nadat de gast de keuze heeft bevestigd.
• Is de bestelling al bevestigd? Bewaar de oorspronkelijke bestelling en de informatie die de gast heeft gezien. Laat een verantwoordelijke controleren welke regels van toepassing zijn en bespreek de uitkomst daarna met de gast. Breng niet eigenmachtig achteraf het prijsverschil in rekening en wijzig een bevestigde bestelling niet ongemerkt.
• Bestelt de gast later nog iets? Geef eerst duidelijk aan welke extra items worden besteld, in welke uitvoering of portie en tegen welke prijs. Controleer de bijbestelling en de oorspronkelijke bestelling afzonderlijk; blijf niet naar prijzen gissen op basis van de oorspronkelijke papieren bestelbon.
• Is de rekening al afgerond of gaat het om een verschilbedrag? Laat iemand die daartoe bevoegd is de kwestie volgens de toepasselijke financiële en betalingsprocedures afhandelen. Voorkom dat verschillende medewerkers de rekening elk aanpassen of dat een bedrag dubbel wordt geïnd.

Deze scenario’s helpen bij het organiseren van de controle en de communicatie, maar vervangen geen professioneel advies over de regels die in een bepaalde regio gelden. Vertel gasten welke feiten zijn vastgesteld en wie de zaak afhandelt. Verzin niet ter plekke een reden voor de prijsverhoging en vraag gasten niet om zelf een QR-code te scannen om de oude prijs aan te tonen.

Controleer oude pagina’s en papieren kaarten via de betreffende kanalen

Een gast kan een pagina al eerder hebben geopend en daardoor iets anders zien dan op de huidige pagina staat. Controleer de vestiging, het kanaal, de taal en de portie en bekijk daarna de actuele inhoud. Bewaar alleen zo nodig een schermafbeelding van het relevante verschil en scherm persoonlijke gegevens af. Stel eerst vast of het om een oude pagina gaat of dat de beschrijving niet is bijgewerkt. Zo weet je waar je de fout moet herstellen, in plaats van alleen te zeggen: ‘Ververs de pagina maar.’

Een tijdelijke bijlage bij de papieren menukaart moet duidelijk zijn en niet in tegenspraak zijn met de oorspronkelijke kaart. Verzamel oude versies op één plek en laat ze niet in de servicelade liggen, waar de volgende ploeg ze per ongeluk kan pakken. Gasten die geen mobiele telefoon gebruiken, moeten de juiste prijs ook via een papieren kaart of van een medewerker kunnen krijgen.

Controleer combinaties en extra’s afzonderlijk

Een hogere prijs voor een los gerecht betekent niet automatisch dat de totaalprijs van een combinatie of de bijbetaling evenveel stijgt. Controleer elk onderdeel: de keuzes binnen de combinatie, vervangingen van bijgerechten en een extra portie. Laat de keuken en de bar bevestigen wat er wordt aangeboden. Staat er op een foto een drankje dat niet bij de combinatie inbegrepen is, pas dan ook de beschrijving aan. Behandel onduidelijkheid over wat is inbegrepen niet als alleen een prijsprobleem.

Controleer bij de volgende ploeg of hetzelfde kanaal nog prijsverschillen toont

Noteer of vragen voortkomen uit een oude papieren kaart, een oude pagina, verwarring over de portie of een mondeling genoemde prijs. Voeg locaties die herhaaldelijk worden vergeten toe aan de vaste vervangingschecklist. Wordt steeds dezelfde combinatie verkeerd begrepen, verduidelijk dan wat erbij inbegrepen is. Houd bij het beoordelen ook rekening met het aantal gasten en de omvang van de prijswijziging. Schrijf niet dat klachten op de lange termijn aantoonbaar zijn afgenomen omdat ze af en toe minder vaak voorkomen.