Miten ravintolan uusi työntekijä oppii tilausten kirjaamisen ja kassatyön: opettele tehtävät, älä vain sivujen sijaintia

Kun ravintolan uusi työntekijä opettelee järjestelmää, aloita siitä, miten palvelutilanne otetaan haltuun ja saatetaan loppuun sekä keneltä kysytään, jos jokin on epäselvää. Sivujen sijainnin voi opetella sen jälkeen. Esihenkilö nimeää perehdyttäjän ja varahenkilön. Ensimmäiseen työvuoroon annetaan vain rajattu määrä tehtäviä, jotka työntekijä jo hallitsee. Maksuista, palautuksista ja poikkeustilanteista, joita hän ei vielä osaa hoitaa, vastaa siihen pätevä henkilö. Kaikkia työtehtäviä ei pidä antaa kerralla vain siksi, että työntekijä on ollut talossa tietyn ajan.

Käytä joka tehtävässä samaa perehdytyskorttia

• Tehtävä ja siinä käytettävät työvälineet: ____; perehdyttäjä: ____; yhteyshenkilö perehdyttäjän ollessa varattu: ____.
• Mistä tarpeesta tehtävä alkaa: ____; mitä on varmistettava: ____; milloin tehtävä katsotaan valmiiksi: ____.
• Tilanteet, joissa on pyydettävä heti apua: ____; kenelle asia siirretään: ____.
• Perehdyttäjän havainto: osaa tehdä itsenäisesti / tarvitsee yhä valvontaa / ei vielä hoida tehtävää: ____; perustelut: ____.
• Seuraavan työvuoron tehtävät: ____; vielä opastettavat työvaiheet: ____; tehtävät vastaanottava työntekijä: ____.

Perehdyttäjä voi selittää tehtävän työohjeiden ja tarvittavien olemassa olevien tietojen avulla ja valvoa, kun uusi työntekijä hoitaa jo hallitsemiaan tavallisia tehtäviä. Ravintolan omistaja tai hänen nimenomaisesti valtuuttamansa ylläpitäjä määrittää henkilökohtaiset käyttäjätilit ja työtehtävien edellyttämät käyttöoikeudet. Esihenkilön salasanaa ei saa jakaa, eikä tuntemattomia toimintoja pidä kokeilla asiakkaita palveltaessa. Uuden työntekijän tehtäviin ei kuulu kokeilla laitteiden tai käyttäjätilien asetuksia itse.

Vastaanotto ja tilausten kirjaaminen: onnistumista ei mitata nopeudella

• Vastaanotto: osaa kertoa, miten alueella tutustutaan ruokalistaan, tehdään tilaus ja maksetaan. Tarjoaa paperisen ruokalistan tai henkilökunnan apua ja tietää, miten pelkkä selailu eroaa tilauksen tekemisestä.
• Palvelutilanteen haltuunotto: osaa ensin kysyä, onko tilaus jo lähetetty, tarkistaa olemassa olevat tiedot pöydän tai tilauksen tunnisteen perusteella ja kirjata vain aidosti uudet pyynnöt.
• Tilauksen kirjaaminen: osaa varmistaa annokset, määrät, annoskoot, valinnat ja todelliset lisähinnat sekä toistaa tilauksen asiakkaalle ennen sen kirjaamista. Samankaltaisesti nimettyjä annoksia ei tunnisteta arvaamalla niiden sijainnin perusteella.
• Erityistoiveet: osaa liittää pyynnön oikeaan annokseen ja tietää, että valittavissa olevien vaihtoehtojen ulkopuolisista pyynnöistä kysytään ensin valmistuksesta vastaavalta henkilöltä. Yksi huomautus ei ole lupaus siitä, että toive voidaan toteuttaa.

MenuSnap-palvelussa tilaukset voi kirjata henkilökunnan POS-järjestelmällä. Puhelimessa on kevyt henkilökunnan työtila, ja yhteensopivalla tabletilla tai tietokoneella palvelua voi käyttää selaimella. Perehdytyksessä tulee keskittyä työtehtävissä käytettäviksi valittuihin laitteisiin. Monikielinen sisältö helpottaa viestintää, mutta ruokaturvallisuutta koskeviin kysymyksiin vastaavat edelleen vastuuhenkilöt ravintolan omien reseptien ja valmistusolosuhteiden perusteella. Vastauksia ei saa päätellä tekoälyn tai annosten nimien perusteella.

Keittiöyhteydenpito: osaa kertoa, mikä on vastaanotettu

Uuden työntekijän pitää osata tarkistaa alkuperäisestä tilauksesta ja keittiön yhteyshenkilöltä pöydän numero, määrä, valinnat ja erityistoiveet. Lisätilauksesta kerrotaan vain tällä kertaa lisätty sisältö; koko pöydän tilausta ei kirjata uudelleen uutena tehtävänä. Muutosta pyydettäessä tarkistetaan ensin valmistuksen tilanne. Jos tilausta tai päivitystä ei näy, työntekijä ottaa yhteyttä keittiön yhteyshenkilöön eikä pyydä asiakasta tekemään tilausta uudelleen.

KDS:n käyttö tai tulostaminen edellyttää sopivaa palvelupakettia, kokoonpanoa ja yhteensopivia laitteita. Tulostaminen vaatii lisäksi toiminnassa olevan lähetyslaitteen tai -palvelun. Tilauksen kirjaaminen salissa, keittiön vastaanottovahvistus, annoksen valmistuminen ja sen toimittaminen asiakkaalle ovat eri vaiheita. Uuden työntekijän ei tarvitse osata korjata kaikkia vikoja, mutta hänen pitää tietää, kenen puoleen kussakin tilanteessa käännytään.

Maksuissa on erotettava maksun vahvistaminen, kirjaaminen ja selvitettävät tilanteet

Ennen maksujen vastaanottamisen siirtämistä uudelle työntekijälle perehdyttäjä varmistaa, että tämä osaa löytää oikean laskun, summan ja maksutavan. Käteismaksussa tarkistetaan vastaanotettu summa ja vaihtoraha. Erillistä korttimaksupäätettä käytettäessä työntekijä tarkistaa ensin päätteeltä ja palveluntarjoajalta, että maksutapahtuma onnistui, ja kirjaa maksun vasta sitten oikealle laskulle. MenuSnap ei vahvista ulkoisen maksutapahtuman onnistumista automaattisesti. Pelkkä kortin näyttäminen maksupäätteelle, äänimerkki tai maksutavan valitseminen ei todista maksun onnistumista.

Jos maksun tulos on epäselvä, työntekijä pyytää perehdyttäjää tarkistamaan alkuperäisen maksutapahtuman eikä veloita uudelleen. Jos palvelinyhteys katkeaa, tarvittavat tiedot säilytetään. Yhteyden palauduttua tarkistetaan uusimmat kirjaukset ja vastaanotettu maksu ennen puuttuvan osuuden kirjaamista. Palautukset, alennukset ja työtehtävän käyttöoikeuksien ulkopuolelle kuuluvat pyynnöt hoitaa nimetty vastuuhenkilö. Myös se, että uusi työntekijä tunnistaa tällaiset tilanteet ja osaa siirtää asian oikealle henkilölle, kuuluu tehtävän onnistumiseen.

Apua pyydettäessä ja vuoroa vaihdettaessa tieto on annettava eteenpäin niin, että joku ottaa sen vastaan

Apua pyytäessään työntekijä kertoo pöydän tai tilauksen tunnisteen, mitä hän on jo tehnyt, mitä sen jälkeen tapahtui ja mitä asiakas vielä odottaa. Jos summa on epäselvä, veloitus vaikuttaa toistuneen, ruokavaliota koskevaa pyyntöä ei ole vahvistettu tai annoksen valmistuksen tilanne on epäselvä, työntekijä keskeyttää kyseisen työvaiheen ja ottaa yhteyttä perehdyttäjään. Avunpyyntö ei päätä asiaa: vastaanottajan on vastattava ja kerrottava, miten toimitaan seuraavaksi.

• Vuoronvaihtoon kirjattava alkuperäisen tilauksen tunniste: ____; valmiit asiat: ____; vielä kesken olevat asiat (keittiö / maksu / asiakkaan vastaus): ____.
• Asiaan liittyvien tietojen sijainti: ____; asian nykyinen vastuuhenkilö: ____; seuraava työvaihe, jonka seuraava työntekijä vahvistaa: ____.
• Perehdyttäjän täydennettävät puuttuvat tiedot: ____; kirjaudu käyttäjätililtä ulos ravintolan ohjeiden mukaan äläkä jätä salasanaa vuoronvaihtolomakkeeseen.

Ensimmäisen työvuoron lopuksi selvitetään tarkasti, mitä pitää vielä harjoitella: jäivätkö annoksen valinnat toistamatta, jäikö tilauksen lähettäminen tarkistamatta ennen palvelutilanteen haltuunottoa vai jäikö vuoronvaihdossa vastuuhenkilö nimeämättä? Seuraavassa työvuorossa täydennetään vain näihin asioihin liittyvää opastusta, ja vielä hallitsemattomista tehtävistä vastaa edelleen joku muu. Vähäinen kysymysten määrä ei välttämättä tarkoita edistymistä. Olennaista on arvioida, hoituvatko tehtävät varmasti ja huolellisesti, eikä väittää, että työ sujuu taitavasti ennalta määrätyssä määrässä päiviä.