Slik lærer nye restaurantansatte å ta imot bestillinger og betaling: lær oppgavene, ikke bare skjermbildene

Når nye ansatte lærer systemet, bør de først lære hvordan de tar imot og fullfører en tjenesteoppgave, og hvem de skal spørre hvis de er usikre. Først deretter bør de pugge hvor ting ligger på skjermen. Daglig leder utpeker en mentor og en stedfortreder, og gir den nyansatte et begrenset utvalg oppgaver for den første vakten – bare oppgaver vedkommende allerede behersker. Betalinger, refusjoner og avvik som den nyansatte ikke kan håndtere, blir hos en kvalifisert medarbeider. Ikke gi den nyansatte ansvar for alle oppgaver på én gang bare fordi vedkommende har vært ansatt et visst antall dager.

Bruk det samme opplæringskortet for hver oppgave

• Oppgave og utstyr som brukes i rollen: ____; mentor: ____; kontaktperson når mentoren er opptatt: ____.
• Hvilket behov starter oppgaven: ____; hva må bekreftes: ____; hva må være gjort for at oppgaven skal regnes som fullført: ____.
• Når må den nyansatte be om hjelp med en gang: ____; hvem tar over: ____.
• Mentorens vurdering: kan utføre selvstendig / trenger fortsatt oppfølging / skal foreløpig ikke ha ansvar for oppgaven: ____; konkret grunnlag: ____.
• Ansvarsområde for neste vakt: ____; handlinger som fortsatt krever veiledning: ____; den som overtar: ____.

Mentoren kan forklare ved hjelp av rollebeskrivelser og relevante eksisterende opplysninger, og deretter følge med mens den nyansatte utfører rutineoppgaver vedkommende behersker. Eieren eller en administrator som uttrykkelig har fått fullmakt, oppretter personlige kontoer og tildeler rolletilgang. Ikke del lederpassord, og ikke prøv deg fram med ukjente funksjoner mens du betjener gjester. Det er ikke den nyansattes oppgave å prøve seg fram med oppsett av utstyr eller kontoer.

Gjestemottak og registrering av bestillinger: Det handler ikke om å trykke raskt

• Gjestemottak: Kan forklare hvordan gjestene i dette området ser menyen, bestiller og betaler, og kan tilby en papirmeny eller hjelp fra en medarbeider. Vet forskjellen på en meny som bare kan vises, og en meny der gjesten kan legge inn bestillinger.
• Ta over manuelt: Spør først om bestillingen allerede er sendt inn. Sjekk det som allerede er registrert, ved hjelp av bordnummer eller bestillings-ID, og registrer bare reelle tilleggsbestillinger.
• Registrere bestillinger: Bekrefter rett, antall, porsjonsstørrelse, variant og eventuelle pristillegg. Gjentar bestillingen for gjesten før den registreres, og gjetter ikke ut fra hvor lignende retter ligger i menyen.
• Spesielle ønsker: Knytter ønsket til den aktuelle retten og vet at hen må spørre den kjøkkenansvarlige før hen bekrefter noe som går utover valgene i menyen. Ikke lov at et ønske kan imøtekommes ved bare å legge inn en merknad.

MenuSnap støtter registrering av bestillinger via et POS-grensesnitt for ansatte. Det finnes et enkelt medarbeidergrensesnitt for mobil, og på kompatible nettbrett eller datamaskiner kan man bruke nettleseren. Opplæringen bør ta utgangspunkt i utstyret som skal brukes i rollen. Flerspråklig innhold gjør kommunikasjonen enklere, men spørsmål om mattrygghet må fortsatt besvares av ansvarlig person ut fra restaurantens oppskrifter og tilberedningsforhold. Ikke trekk konklusjoner ut fra KI eller navnet på en rett.

Kontakt med kjøkkenet: Den nyansatte må kunne forklare hvilken del av bestillingen som er mottatt

Den nyansatte bør kunne kontrollere bordnummer, antall, variant og ønsker mot den opprinnelige bestillingen sammen med kjøkkenkontakten. Ved en tilleggsbestilling skal hen bare oppgi det som er lagt til nå, ikke behandle hele bordets samlede bestilling som en ny oppgave. Før hen endrer en bestilling, må hen spørre hvor langt kjøkkenet har kommet. Hvis hen ikke kan se en bestillingslapp eller oppdatering, må hen kontakte kjøkkenkontakten først – ikke be gjesten bestille på nytt.

Bruk av KDS eller utskrift avhenger av den aktuelle pakken, konfigurasjonen og kompatibelt utstyr. Utskrift krever også at sendeutstyret eller -tjenesten er i drift. Registrering hos serveringspersonalet, bekreftet mottak på kjøkkenet, ferdig tilberedning og faktisk levering til gjesten er ulike stadier. Den nyansatte trenger ikke kunne utbedre alle feil, men må vite hvem hen skal kontakte i den aktuelle situasjonen.

Ved betaling må den nyansatte skille mellom dokumentasjon, registrering og forhold som må undersøkes

Før mentoren overlater betalingsoppgaver til den nyansatte, må mentoren forsikre seg om at hen finner riktig regning, beløp og betalingsmåte. Ved kontant betaling må medarbeideren kontrollere beløpet som er mottatt, og vekselen som gis tilbake. Ved bruk av en separat kortterminal må medarbeideren først kontrollere via terminalen og betalingstjenesteleverandøren at transaksjonen er gjennomført, og deretter registrere betalingen på den tilhørende regningen. MenuSnap verifiserer ikke eksterne transaksjoner automatisk. Å tæppe kortet, høre en tone eller velge en betalingsmåte er ikke i seg selv bevis på at betalingen gikk gjennom.

Hvis utfallet er uklart, skal saken overlates til mentoren, som undersøker den opprinnelige transaksjonen. Ikke belast kortet på nytt. Hvis forbindelsen til serveren blir brutt, må nødvendig dokumentasjon tas vare på. Når forbindelsen er gjenopprettet, kontrolleres de nyeste oppføringene og det mottatte beløpet før eventuelle manglende beløp registreres. Refusjoner, rabatter og forespørsler som ligger utenfor den nyansattes fullmakt, håndteres av den utpekte ansvarlige. Å kunne oppdage slike saker og sende dem videre på riktig måte er også en del av å fullføre oppgaven.

Ved forespørsler om hjelp og ved vaktskifte må saken overleveres til noen som svarer

Når den nyansatte ber om hjelp, bør hen oppgi bordnummer eller bestilling, hva hen allerede har gjort, hvilket resultat hen har sett, og hva gjesten fortsatt venter på. Hvis beløpet er uklart, det er mistanke om dobbeltregistrering eller dobbeltbetaling, et kostholdsbehov ikke er bekreftet, eller det er uklart hvor bestillingen er sendt til tilberedning, må hen stanse de aktuelle handlingene og kontakte mentoren. Det er ikke nok å sende en forespørsel om hjelp: Den som tar over, må svare og forklare hva som skal skje videre.

• Ved vaktskifte må referansen til den opprinnelige bestillingen følge med: ____; fullført: ____; venter fortsatt på kjøkkenet / betaling / svar fra gjesten: ____.
• Hvor dokumentasjonen finnes: ____; hvem som følger opp nå: ____; neste handling, bekreftet av den som overtar: ____.
• Mangler som mentoren må rette opp: ____; logg ut av kontoer i tråd med rutinene på stedet, og ikke skriv passord på overleveringsarket.

Etter den første vakten bør dere se konkret på hva som mangler: Ble variantene ikke gjentatt for gjesten, ble det ikke sjekket om bestillingen var sendt inn før noen tok over, eller ble det ikke avklart hvem som hadde ansvaret ved vaktskiftet? På neste vakt gir dere målrettet veiledning om disse punktene. Noen må fortsatt ha ansvaret for oppgaver den nyansatte ikke behersker. Få spørsmål er ikke nødvendigvis et tegn på framgang. Vurder om oppgavene blir utført på en trygg og pålitelig måte, framfor å hevde at nye ansatte mestrer arbeidet etter et bestemt antall dager.