Cum învață noii angajați ai restaurantului să preia comenzile și să încaseze: stăpânirea sarcinilor, nu doar memorarea ecranelor

Când un angajat nou învață sistemul restaurantului, arătați-i mai întâi cum să preia și să ducă la bun sfârșit o sarcină de servire și cui să ceară ajutor dacă nu este sigur, apoi explicați-i unde găsește funcțiile necesare. Managerul desemnează un mentor și un înlocuitor, iar în prima tură îi repartizează doar un set restrâns de sarcini pe care le stăpânește deja. Încasările, rambursările și situațiile neobișnuite pe care nu știe încă să le gestioneze sunt preluate de o persoană competentă; nu i se încredințează toate responsabilitățile dintr-odată doar pe baza numărului de zile de la angajare.

Folosiți aceeași fișă de instruire pentru fiecare sarcină

• Sarcina și echipamentul folosit în acest rol: ____; mentorul: ____; persoana de contact când mentorul este ocupat: ____.
• Ce situație declanșează această sarcină: ____; ce trebuie confirmat: ____; ce înseamnă că sarcina este încheiată: ____.
• Situații în care trebuie cerut ajutor imediat: ____; cui îi revine continuarea: ____.
• Observațiile mentorului: poate lucra independent / are nevoie în continuare de supraveghere / nu ar trebui să preia încă sarcina: ____; dovezi concrete: ____.
• Sarcinile repartizate în tura următoare: ____; pașii pentru care mai are nevoie de îndrumare: ____; persoana care preia: ____.

Mentorul poate explica sarcinile folosind instrucțiunile pentru rol și înregistrările existente relevante, apoi poate supraveghea angajatul nou în timp ce acesta îndeplinește sarcini uzuale pe care le-a învățat. Conturile individuale și permisiunile pentru fiecare rol sunt stabilite de proprietar sau de un administrator desemnat în mod explicit. Nu se partajează parola de administrator și nu se încearcă funcții necunoscute în timp ce angajatul servește clienții. Configurarea echipamentelor și a conturilor nu este o sarcină pe care angajații noi să o încerce pe cont propriu.

Primirea clienților și înregistrarea comenzilor: criteriul nu este viteza

• Primirea clienților: poate explica unde se consultă meniul, cum se comandă și cum se achită în zona respectivă și poate oferi un meniu tipărit sau ajutorul unui angajat; știe care este diferența dintre simpla consultare a meniului și plasarea unei comenzi.
• Preluarea unei solicitări: întreabă mai întâi dacă aceasta a fost deja trimisă, apoi verifică informațiile existente folosind identificatorul mesei sau al comenzii și înregistrează doar solicitările cu adevărat noi.
• Înregistrarea comenzilor: confirmă preparatul, cantitatea, porția, opțiunile și orice supliment de preț aplicabil, repetă detaliile pentru client și abia apoi le înregistrează; nu ghicește pe baza poziției preparatelor cu denumiri asemănătoare.
• Cerințe speciale: le asociază cu preparatul concret și știe că, dacă solicitarea nu se încadrează în opțiunile disponibile, trebuie să întrebe mai întâi persoana responsabilă de preparare, în loc să promită că poate fi respectată printr-o simplă mențiune.

MenuSnap permite angajaților să înregistreze comenzile folosind POS-ul. Există un instrument simplificat pentru angajați pe telefon, iar pe tabletele sau computerele compatibile se poate folosi un browser; instruirea ar trebui să se concentreze pe echipamentele alese pentru rol. Conținutul multilingv ajută comunicarea, însă siguranța alimentară depinde în continuare de rețetele și condițiile de preparare ale restaurantului. Răspunsurile trebuie oferite de personalul responsabil, nu deduse din AI sau din denumirea unui preparat.

Comunicarea cu bucătăria: angajatul trebuie să poată preciza ce anume a fost primit

Angajatul nou ar trebui să poată verifica împreună cu persoana de contact din bucătărie numărul mesei, cantitatea, opțiunile și cerințele, comparându-le cu comanda inițială. O comandă suplimentară trebuie să menționeze doar ce s-a adăugat de data aceasta, nu tot ce a comandat masa. Înainte să modifice o comandă, trebuie să întrebe în ce stadiu este prepararea. Dacă nu vede bonul sau confirmarea actualizată, trebuie să contacteze persoana responsabilă, nu să-i ceară clientului să plaseze din nou comanda.

Folosirea KDS-ului sau a imprimării depinde de planul și configurarea corespunzătoare, precum și de echipamentele compatibile; pentru imprimare este necesar și un echipament sau un serviciu de trimitere care funcționează efectiv. Înregistrarea în sistem de către personalul din sală, confirmarea primirii de către bucătărie, finalizarea preparatului și servirea lui către client sunt etape distincte. Angajatul nou nu trebuie să știe să remedieze toate defecțiunile, dar trebuie să știe cui să se adreseze în situația respectivă.

La încasare, trebuie făcută distincția între dovezile plății, înregistrarea acesteia și aspectele care mai trebuie verificate

Înainte de a-i încredința sarcini de încasare, mentorul confirmă că angajatul nou poate găsi nota corectă, suma și metoda de plată. Pentru numerar, verifică suma primită și restul. În cazul unui terminal independent pentru carduri, angajatul verifică mai întâi prin terminal și furnizorul de servicii că tranzacția a reușit și apoi înregistrează plata pe nota corespunzătoare; MenuSnap nu verifică automat tranzacțiile externe. Apropierea cardului de terminal, un semnal sonor sau selectarea unei metode de plată nu dovedesc, de sine stătător, că plata a reușit.

Dacă rezultatul nu este clar, îi revine mentorului să verifice tranzacția inițială; nu se retrage suma din nou. Dacă se întrerupe conexiunea la server, păstrați dovezile necesare, iar după restabilirea conexiunii verificați cele mai recente înregistrări și suma primită înainte de a înregistra partea lipsă. Rambursările, reducerile și solicitările care depășesc atribuțiile rolului sunt gestionate de persoana desemnată. Un criteriu de finalizare este ca angajatul nou să le recunoască și să le transmită corect mai departe.

Când cere ajutor sau predă tura, trebuie să se asigure că o persoană preia solicitarea

Când cere ajutor, angajatul precizează masa sau comanda, ce a făcut deja, ce rezultat a obținut și ce așteaptă încă clientul. Dacă suma nu este clară, plata pare să fi fost procesată de mai multe ori, cerințele alimentare nu au fost confirmate sau nu se știe unde a ajuns comanda în procesul de preparare, întrerupe operațiunea respectivă și îl anunță pe mentor. Solicitarea de ajutor nu înseamnă că sarcina s-a încheiat: persoana care preia trebuie să răspundă și să explice ce urmează.

• La predarea turei, notați identificatorul comenzii inițiale: ____; ce s-a încheiat: ____; ce mai așteaptă un răspuns de la bucătărie / privind plata / de la client: ____.
• Unde se găsesc dovezile relevante: ____; cine urmărește situația în prezent: ____; următorul pas, confirmat de persoana care preia: ____.
• Ce trebuie să completeze mentorul: ____; deconectați-vă de la conturi conform procedurilor restaurantului și nu lăsați parolele pe foaia de predare.

La sfârșitul primei ture, identificați concret ce mai trebuie îmbunătățit: nu a repetat opțiunile, nu a verificat dacă solicitarea fusese deja trimisă înainte să o preia sau a omis să menționeze persoana responsabilă la predarea turei? În tura următoare, oferiți îndrumare doar pentru aspectele respective; sarcinile pe care angajatul nu le stăpânește rămân în responsabilitatea unei alte persoane. Faptul că pune puține întrebări nu înseamnă neapărat că a progresat. Evaluați dacă își îndeplinește sarcinile corect și în siguranță, în loc să afirmați că va deveni competent după un număr fix de zile.