Mitä uuden baarityöntekijän kannattaa tarkistaa vuoronvaihdossa: erottele valmistusliput, asiakkaan laskut ja uusintatulosteet

Uuden baarityöntekijän kannattaa vuoronvaihdossa ensin selvittää, käytetäänkö kädessä olevaa paperia annoksen valmistamiseen, veloitusten tarkistamiseen vai maksun vahvistamiseen. Sen jälkeen tarkistetaan, mihin tilaukseen se liittyy ja mitä on vielä toimittamatta. Paperilipun näkeminen ei yksin ole peruste aloittaa valmistusta, eikä tulostettu lasku tarkoita, että se olisi maksettu. Vuorosta lähtevän työntekijän tulee varmistaa, että seuraaja osaa kertoa seuraavan toimenpiteen ja sen, keneltä pyydetään apua – pelkkä paperipinon luovuttaminen ei riitä.

Kolme lipputyyppiä ja mitä niistä voi päätellä

• Valmistuslippu: välittää valmistustiedot oikealle työpisteelle. Tarkista, onko tehtävä vastaanotettu, onko valmistus jo tehty vai odottavatko tuotteet luovutusta. Lippu ei ole maksutosite.
• Asiakkaan lasku: auttaa tarkistamaan annokset ja sillä hetkellä maksettavan summan. Tulostaminen ei tarkoita, että maksu olisi vastaanotettu, eikä todista, että keittiö olisi saanut samat tiedot.
• Maksutosite: tarkistetaan toteutuneen maksun ja siihen liittyvän tilauksen perusteella. Valmistuslippua tai uudelleen tulostettua laskua ei voi käyttää sen sijasta.

Vastuuhenkilö näyttää vuoron vastaanottajalle baaritiskin, keittiön tilausten vastaanottopisteen ja luovutusten yhteenvetopisteen. Hän selittää, kuka vastaa juomista, kuka ruoista ja keneltä kysytään epäselvissä tilanteissa.

Uuden työntekijän tehtäväkortti: kirjaa ensin tehtävät ja vastuurajat

• Vastaanottopaikat: merkitse, missä ovat baaritiski, keittiö ja luovutusten yhteenvetopiste. Kirjaa, millä työpisteellä seurataan näyttöä ja millä vastaanotetaan paperiliput.
• Sallitut tehtävät: vastuuhenkilö kertoo, mitä työntekijä saa ottaa hoidettavakseen, ja varmistaa henkilökohtaisen tilin ja tarvittavat käyttöoikeudet. Annoksen vaihtaminen, hyvitykset ja laiteasetukset kuuluvat valtuutetulle kollegalle. Yhteiskäyttöisiä tunnuksia ei pidä lainata.
• Keskeneräiset tehtävät: erottele pöydän ja alkuperäisen tilauksen mukaan odottavat juomat, lämpimät ruoat, valmistuneet mutta noutamattomat annokset sekä vastausta odottavat asiat. Merkitse todellinen tilanne.
• Avun pyytäminen: merkitse vuorossa olevan vastuuhenkilön työtehtävä ja sijainti sekä se, kuka toimii hänen sijaisenaan hänen poissa ollessaan. Pelkkä maininta ”kysy, jos tulee ongelmia” ei riitä.
• Vuoron vastaanottajan kertaus: pyydä seuraajaa kertomaan, keneltä hän kysyy ensin, mille pöydälle annos viedään ja mitä pitää vielä tarkistaa. Vuorosta lähtevä korjaa mahdolliset väärinkäsitykset kasvotusten.

Uuden työntekijän kannattaa ottaa ensin vastuulleen tehtäviä, jotka hän jo hallitsee. Vastuuhenkilö lisää vastuuta vähitellen todellisen osaamisen mukaan. Jos maksujen käsittely tai poikkeustilanteiden hoitaminen ei vielä ole tuttua, ne kuuluvat edelleen valtuutetulle kollegalle – uutta työntekijää ei pidä jättää selvittämään niitä kiireessä omin päin.

MenuSnap-keittiöoppaassa esitellään erikseen KDS ja paperiliput. Kun niitä käytetään rinnakkain, ne esittävät saman tehtävän eri tavoin, eikä työtä tehdä kahteen kertaan. Käytön on oltava palvelupaketin, yhteensopivien laitteiden ja käytössä olevan kokoonpanon mukaista. Vuoronvaihdossa kerrotaan ravintolan käytäntöjen mukaisesti, minkä osan tiedoista kukin työpiste vastaanottaa.

Jos samassa tilauksessa on juomia ja lämpimiä ruokia, baari ja keittiö saattavat saada osuutensa valmiiksi eri aikaan. Salihenkilöstön on tiedettävä, toimitetaanko tilaus erissä; baarin osuuden valmistuminen ei tarkoita, että koko tilaus olisi valmis. Jos keittiön paperilipussa ei näy juomia, siitä ei saa päätellä, että juomat olisi unohdettu kirjata, eikä sen perusteella saa lähettää uutta tilausta. Jos tilanne on epäselvä, uuden työntekijän tulee tarkistaa ensin nykyinen työnjako. Tilausten luovutusta koordinoiva työntekijä kertoo, mikä todellinen tilanne on.

Paperilippua ei löydy – tarkista ensin, mikä tilanne on kyseessä

• Lippu on jo noudettu tai työpisteellä on aloitettu valmistus: seuraa alkuperäistä tehtävää ja tarkista, minne se on edennyt ja mitä on vielä luovuttamatta. Älä lähetä sitä uutena tilauksena.
• Uusintatulostus on tarpeen: varmista ensin alkuperäinen tilaus ja sen vaihe vastuulliselta työpisteeltä ja kerro sitten, miksi tuloste tarvitaan. Toisen paperilipun saaminen ei tarkoita, että annos pitäisi valmistaa kahteen kertaan.
• Kyseessä saattaa olla tulostushäiriö: anna vastuuhenkilön tarkistaa lipputyyppi, säännöt, tulostuspohja, tulostin, toimintatapa, verkossa toimiva suorituspalvelu ja tehtävän tila sekä ottaa yhteyttä tukeen. Älä muuta asetuksia omin päin.

Asiakkaiden tilauksia ei pidä tulostaa uudelleen toistuvasti vian selvittämiseksi kesken palvelun. Se, että tiedot näkyvät yhdessä paikassa, ei tarkoita, että toinen työpiste olisi saanut ne. Selvitä alkuperäistä tilausta seuraamalla, missä tiedonsiirto katkesi.

Vuoronvaihdossa siirretään keskeneräiset asiat, ei aloiteta töitä uudelleen

Vuorosta lähtevä ja sen vastaanottava työntekijä käyvät ensin nykyiset tilaukset läpi ja kertovat kohta kohdalta, mitä valmistellaan ja mitä on jo luovutettu. Paperilipun siirtäminen voi johtua vain työpisteen siistimisestä, eikä se yksin todista, että asiakas olisi saanut annoksen. Ravintola voi käyttää lyhyttä vuoronvaihtolomaketta, johon merkitään seurattavat asiat ja niistä vastaavat henkilöt. Näin uusi työntekijä saa jatkettavakseen konkreettisia tehtäviä.

Asiakas voi ensin tilata uuden kierroksen juomia uudelta työntekijältä ja pyytää sitten toiselta työntekijältä lisäannoksen ruokaa. Jokaisen tilauksen vastaanottavan työntekijän tulee varmistaa, ettei kollega ole jo hoitanut pyyntöä, ennen kuin hän välittää sen oikealle työpisteelle. Koko vanhaa laskua ei pidä lähettää keittiöön ja jättää sen varaan, että keittiö löytää siitä lisäyksen. Jo työn alla olevia annoksia ei myöskään pidä vuoronvaihdon vuoksi kirjata uudeksi tehtäväksi.

Ennen kuin kokenut työntekijä menee takatiloihin hakemaan tavaraa, hänen tulee kertoa, kuka vastaa sillä välin uuden työntekijän kysymyksiin, ja siirtää vielä seurannassa olevat asiat sijaiselle. Jos tilauksen huomautus on epäselvä, uusi työntekijä voi kertoa asiakkaalle tarkistavansa asian ja kysyä sitten asiasta vastaavalta työpisteeltä, missä vaiheessa valmistus on. Työvuorosuunnittelussa on jätettävä aikaa tehtävien vastaanottamiseen ja avun pyytämiseen. Tämä on erityisen tärkeää, kun sekä baari että keittiö ovat kiireisiä: uuden työntekijän pitää voida selvittää epäselvät asiat ennen toimimista sen sijaan, että hän lupaisi omin päin valmistumisajan tai maksun palautuksen.

Jos verkkoyhteydessä tai keittiön näytössä on häiriö, vastuuhenkilö tarkistaa ensin vastaanotetut tehtävät. Sen jälkeen vastuu keskeneräisistä annoksista siirretään eteenpäin vakiintuneen käytännön mukaisesti. QR-koodin skannaamalla avattavalla verkkosivulla tilaaminen, pilvisynkronointi ja verkkomaksut edellyttävät verkkoyhteyttä. Natiivin asiakasohjelman offline-käytön laajuus määräytyy virallisen version ja asetusten mukaan. Häiriön korjauduttua tarkistetaan todellinen valmistustilanne, tilaukset ja maksut sekä selvitetään, mitä on jo sovittu suullisesti. Uuden työntekijän tarvitsee vain ilmoittaa epävarmoista asioista nimetylle kollegalle. Vastuuhenkilö ottaa erikseen yhteyttä tukeen teknisten vikojen vuoksi.