Fouten opsporen na het importeren van een papieren menu: ontbrekende items, verkeerde prijzen en menuopties controleren

Zoek na het importeren van een papieren menu eerst voor elk onderdeel de bijbehorende plek in het digitale menu. Controleer vervolgens of de naam, het formaat, de prijs en de inbegrepen onderdelen overeenkomen. Een nette opmaak bewijst niet dat de herkenning juist is. Controleer vooral menucombinaties die over meerdere pagina’s lopen, handgeschreven prijswijzigingen, kleine lettertjes in de kantlijn en items zonder prijs of met een prijs van nul. Vergelijk ze met het origineel en controleer wat er daadwerkelijk wordt aangeboden.

Kies eerst de geldige bronversie; importeer niet meerdere oude versies tegelijk

Verzamel de menu’s voor consumptie ter plaatse, afhalen, dranken en lunch. Laat een verantwoordelijke de versie, actuele prijzen en het aanbod bevestigen. Noteer bij oude gedrukte menu’s met prijsstickers wat de uiteindelijke betekenis is en markeer items die niet meer worden verkocht. Maak foto’s van de pagina’s terwijl ze plat liggen, zonder reflecties en zonder afgesneden randen. Controleer bij PDF’s of alle pagina’s aanwezig zijn. Is iets niet goed leesbaar, maak dan een nieuwe foto of vraag het na bij een verantwoordelijke; laat de herkenningstool niet gokken.

Leg elk verschil afzonderlijk vast

• Soort bron, versie, paginanummer en item: ____; bijbehorende digitale categorie, gerecht en formaat: ____.
• Inhoud van de bron: ____; digitale inhoud: ____; soort verschil: ontbrekend/dubbel/prijs/koppeling/inbegrepen onderdeel/verouderde bron: ____.
• Betrokken portie, verplicht item, toevoeging of menucombinatie: ____; zijn ook de afbeelding of vertaling betrokken: ____.
• Grondslag voor de uiteindelijke bevestiging: ____; verantwoordelijke: ____; gecorrigeerde plek: ____; resultaat van de controle: ____.

Dit overzicht dient om inhoudelijke fouten op te sporen, niet om de volledige controle vóór publicatie opnieuw uit te voeren. De menu-importfunctie van MenuSnap ondersteunt afbeeldingen en PDF’s die in de huidige interface zijn toegestaan. Taken en gebruikslimieten voor importeren, vertalen en het optimaliseren van afbeeldingen zijn afhankelijk van het abonnement en de accountvoorwaarden. Controleer tijdens het wachten op resultaten eerst de bestaande taken; dien niet steeds dezelfde bestanden opnieuw in.

Waarop je per soort verschil moet letten

• Ontbrekende items: controleer onderaan de pagina, op de achterzijde en in de kantlijn op serveertijden, inbegrepen onderdelen en toeslagen. Kijk niet alleen naar de hoofdgerechten.
• Dubbele items: controleer of gerechten met dezelfde naam verschillen in portiegrootte, consumptie ter plaatse of afhalen, of in de combinatie. Voeg ze niet zomaar samen om dubbele vermeldingen te verwijderen.
• Verkeerde prijzen: koppel per regel eerst het gerecht en het formaat aan de prijs. Controleer de schrijfwijze van decimalen, dubbele prijzen en vermeldingen als ‘vanaf’ of ‘extra’. Ga er niet van uit dat een item zonder prijs of met een prijs van nul gratis is, en neem niet zomaar de prijs van een gerecht ernaast over.
• Verkeerde koppeling van formaten: controleer of drankformaten of bijgerechten niet ten onrechte als zelfstandige gerechten zijn aangemaakt en of verplichte en optionele keuzes onder het juiste gerecht staan.
• Menucombinaties: bekijk combinaties die over meerdere pagina’s lopen als één geheel. Maak duidelijk welke onderdelen allemaal zijn inbegrepen, waar je één van twee opties kiest, wat apart moet worden besteld en waarvoor een toeslag geldt. Geef deze onderlinge relaties expliciet aan in plaats van de items alleen naast elkaar te zetten.
• Verouderde bron: laat de keuken bevestigen wat daadwerkelijk wordt bereid en laat een verantwoordelijke prijzen en beschikbaarheid controleren. Bewaar de onderbouwing van wijzigingen in plaats van oude fouten nauwkeurig over te nemen.

Verdeel de controle op basis van de inhoud, niet alleen op paginanummer

Je kunt een categorie eerst verzamelen en daarna controleren, maar behandel bij een menucombinatie die over meerdere pagina’s loopt ook de bijbehorende informatie op de andere pagina. Laat één persoon de bron nalopen en een tweede de digitale weergave controleren. Markeer wat al overeenkomt en wat nog bevestigd moet worden. Houd verschillen tussen consumptie ter plaatse en afhalen in stand wanneer prijzen, porties of verpakkingen afwijken. Controleer categorietitels en gerechten ook afzonderlijk.

Controleer informatie over ingrediënten en allergenen aan de hand van de recepten van je zaak en gegevens van leveranciers. Vul die niet aan op basis van herkenningsresultaten of foto’s. Los onduidelijkheden in de bron eerst op en laat daarna de vertaling naar de doeltaal controleren. Als dezelfde fout in meerdere talen wordt overgenomen, moet die later op meer plekken worden gecorrigeerd.

Doorloop een keuze helemaal op een telefoon

Controleer of de categorie, de naam en beschrijving van het gerecht, het formaat, de toeslag en de afbeelding samen naar hetzelfde aanbod verwijzen. Is de volledige naam zichtbaar, of verdwijnt een belangrijk onderscheid uit beeld? Zijn portiegroottes makkelijk met elkaar te verwarren? Moeten gasten steeds naar een andere pagina om te vinden wat is inbegrepen? Dat de weergave terugvalt op de standaardtaal betekent niet dat de vertaling klaar is. Ga na wijzigingen terug naar dezelfde pagina en controleer die opnieuw. Gebruik voor een papieren reserve-menu ook de bevestigde inhoud.

Rond de inhoudscontrole en de voorbereiding op service afzonderlijk af

Bepaal nadat de inhoudelijke fouten zijn opgelost of het menu alleen ter inzage is of ook bestellingen accepteert, wie de bestellingen controleert, hoe de keuken ze ontvangt en hoe betalingen worden verwerkt. Voor een KDS en printen zijn het juiste abonnement, de juiste instellingen en compatibele apparatuur nodig. Dat het menu geopend kan worden, betekent niet dat de keuken of betalingen klaar zijn. Neem bij onduidelijke instellingen contact op met support en blijf bestaande bestellingen afhandelen volgens de bevestigde werkwijze.

Bewaar de geldige bron en het overzicht met verschillen. Wanneer je het menu later aanpast, controleer dan alleen de betrokken velden, zodat nieuwe medewerkers niet per ongeluk de oude gedrukte versie herstellen. Als dezelfde uitleg tijdens de eerste vergelijkbare servicemomenten steeds opnieuw nodig is, bepaal dan of er iets niet is herkend of dat de formulering onduidelijk is. Pas vervolgens de betreffende inhoud aan in plaats van het hele menu opnieuw te importeren.