Wat moet een nieuwe barkracht bij de overdracht controleren? Maak onderscheid tussen bereidingsbonnen, gastenrekeningen en herdrukken

Laat nieuwe medewerkers bij de overdracht eerst bepalen of het papiertje bedoeld is om iets te bereiden, de kosten te controleren of een betaling te bevestigen. Controleer daarna bij welke bestelling het hoort en wat nog niet is uitgeserveerd. Wijs niet meteen iets aan om te bereiden zodra je een papieren bon ziet, en ga er niet van uit dat een afgedrukte rekening al betaald is. Wie weggaat, moet de opvolger laten uitleggen wat de volgende stap is en bij wie die met vragen terechtkan, in plaats van alleen een stapel papier over te dragen.

Drie soorten bonnen en wat ze aangeven

• Bereidingsbon: geeft de bereidingsinformatie door aan de betreffende werkplek. Controleer of de opdracht is ontvangen, of de bestelling al is bereid of nog moet worden uitgeserveerd. Een bereidingsbon is geen betalingsbewijs.
• Gastenrekening: dient om de gerechten en het openstaande bedrag te controleren. Dat de rekening is afgedrukt, betekent niet dat er betaald is en bewijst evenmin dat de keuken dezelfde informatie heeft ontvangen.
• Betalingsbewijs: controleer dit aan de hand van de daadwerkelijke betaling en de bijbehorende bestelling. Gebruik geen bereidingsbon of opnieuw afgedrukte rekening als vervanging.

De verantwoordelijke laat de opvolger zien waar de bar en de keuken bestellingen ontvangen en waar de uitgifte wordt gecoördineerd. Daarbij legt die uit wie de drankjes verzorgt, wie het eten verzorgt en bij wie de opvolger met vragen terechtkan.

Takenkaart voor nieuwe medewerkers: leg eerst functie en grenzen vast

• Ontvangstplekken: noteer waar de bar en de keuken zijn en waar de uitgifte wordt gecoördineerd. Geef aan bij welke werkplek medewerkers het scherm bekijken en waar papieren bonnen binnenkomen.
• Toegestane handelingen: laat de verantwoordelijke uitleggen welke verzoeken de medewerker zelf mag afhandelen en zorg voor een persoonlijk account met de juiste bevoegdheden. Laat aanpassingen aan gerechten, terugbetalingen en apparaatinstellingen over aan bevoegde collega's; deel geen accounts.
• Openstaande taken: maak aan de hand van tafel en oorspronkelijke bestelling onderscheid tussen drankjes die nog moeten worden bereid, warme gerechten, bestellingen die klaarstaan om opgehaald te worden en zaken waarvoor nog een antwoord nodig is. Noteer de werkelijke voortgang.
• Contactpersoon: noteer welke functie op dat moment verantwoordelijk is, waar die persoon zich bevindt en wie het overneemt als diegene weg is. Schrijf niet alleen op dat medewerkers bij problemen iemand moeten zoeken.
• Overdracht in eigen woorden: laat de opvolger herhalen wie die eerst moet benaderen, naar welke tafel iets moet en wat nog gecontroleerd moet worden. De vertrekkende medewerker corrigeert eventuele misverstanden persoonlijk, in het bijzijn van de opvolger.

Laat nieuwe medewerkers beginnen met taken die ze al beheersen. De verantwoordelijke kan hun takenpakket geleidelijk uitbreiden op basis van wat ze daadwerkelijk aankunnen. Als ze betalingen of uitzonderingssituaties nog niet beheersen, laat die dan afhandelen door bevoegde collega's. Laat nieuwe medewerkers zich daar niet tijdens de drukte in verdiepen.

De keukengids MenuSnap bespreekt KDS en papieren bonnen afzonderlijk. Als beide worden gebruikt, geven ze dezelfde taak op verschillende manieren weer; voer de taak niet twee keer uit. Het gebruik hangt af van het abonnement, compatibele apparatuur en de daadwerkelijke configuratie. Leg bij de overdracht uit welke informatie volgens de afspraken van het restaurant bij welke werkplek binnenkomt.

Als een bestelling zowel drankjes als warme gerechten bevat, kunnen de bar en de keuken hun deel op verschillende momenten afronden. Medewerkers in de bediening moeten weten of de bestelling in delen wordt uitgeserveerd; dat de bar klaar is, betekent niet dat de hele bestelling is afgehandeld. Zie je geen drankjes op de papieren keukenbon, ga dan ook niet meteen uit van een registratiefout en stuur niet nog een bon uit. Laat de nieuwe medewerker bij twijfel eerst de taakverdeling controleren en de werkplek die het overzicht bijhoudt naar de werkelijke status vragen.

Papieren bon kwijt? Controleer eerst wat er aan de hand is

• De bon is meegenomen of de werkplek is al met de bereiding begonnen: volg de oorspronkelijke taak om te controleren waar die is en wat nog niet is uitgeserveerd. Maak er geen nieuwe taak van.
• Een herdruk is echt nodig: controleer eerst met de verantwoordelijke werkplek welke oorspronkelijke bestelling het betreft en wat de voortgang is. Leg daarna uit waarom er een herdruk nodig is. Een tweede papieren bon betekent niet dat er nog een portie moet worden bereid.
• Mogelijk is er een printerstoring: laat de verantwoordelijke de bonsoort, de regels, het sjabloon, de printer, de werkwijze, de online uitvoerder en de taakstatus controleren en contact opnemen met de ondersteuning. Wijzig de configuratie niet op eigen initiatief.

Print tijdens de service niet telkens opnieuw klantbestellingen af om een storing op te sporen. Dat informatie op de ene plek staat, betekent niet dat een andere werkplek die ook heeft ontvangen. Volg de oorspronkelijke bestelling om te zien waar de doorgifte is onderbroken.

Draag openstaande zaken over, geen dubbel werk

De vertrekkende medewerker en de opvolger nemen eerst samen de lopende bestellingen door en bespreken per onderdeel wat nog wordt bereid en wat al is meegegeven. Dat een papieren bon is verplaatst, kan simpelweg betekenen dat de werkplek is opgeruimd; het bewijst op zichzelf niet dat de gasten hun bestelling hebben gekregen. Het restaurant kan een kort overdrachtsbriefje klaarleggen waarop de openstaande punten met de bijbehorende verantwoordelijke staan. Zo krijgt de nieuwe medewerker zaken overgedragen die daadwerkelijk verder kunnen worden afgehandeld.

Een gast kan eerst bij een nieuwe medewerker nog een ronde drankjes bestellen en daarna een andere medewerker vragen een gerecht toe te voegen. Iedereen die de bestelling behandelt, moet nagaan of een collega het verzoek al heeft afgehandeld en het vervolgens aan de juiste werkplek doorgeven. Geef niet de hele oude rekening opnieuw aan de keuken met het verzoek zelf uit te zoeken wat erbij is gekomen. Een onderdeel van de bestelling dat al wordt bereid, mag door de overdracht ook niet opnieuw als nieuwe taak worden uitgezet.

Voordat een ervaren medewerker naar de achterruimte gaat om voorraad te halen, moet die duidelijk aangeven wie in die tijd vragen van nieuwe medewerkers opvangt en lopende zaken aan de vervanger overdragen. Als een nieuwe medewerker een onduidelijke opmerking tegenkomt, kan die de gast vertellen dat het verzoek wordt gecontroleerd en vervolgens bij de verantwoordelijke werkplek naar de voortgang vragen. Houd bij het roosteren ruimte voor overdracht en vragen, vooral wanneer de bar en de keuken het tegelijk druk hebben. Zo kan een nieuwe medewerker eerst navraag doen in plaats van zelfstandig toezeggingen te doen over bereidingstijden of terugbetalingen.

Bij netwerkproblemen of een storing op het keukenscherm controleert de verantwoordelijke eerst welke taken zijn ontvangen en draagt die vervolgens onafgeronde bestellingen over volgens de bestaande werkwijze. Bestellen via een QR-code op een webpagina, synchronisatie via de cloud en online betalingen zijn afhankelijk van een netwerkverbinding. De mogelijkheden van de native client bij offlinegebruik hangen af van de officiële versie en de configuratie. Vergelijk na herstel de daadwerkelijke bereiding, bestellingen en betalingen en controleer wat mondeling is doorgegeven. Nieuwe medewerkers hoeven alleen onduidelijkheden aan de aangewezen collega te melden; de verantwoordelijke neemt contact op met de ondersteuning over technische storingen.