Zo schakel je over wanneer de lunchmenu’s niet meer verkrijgbaar zijn: maak onderscheid tussen bekijken, wachten op bevestiging en geaccepteerde bestellingen

Controleer zodra de lunchmenu’s bijna niet meer verkrijgbaar zijn eerst bij de keuken welke keuzes nog beschikbaar zijn. Ga daarna na of de gast nog aan het kijken is, een bestelling heeft ingediend die nog op bevestiging wacht, of al een geaccepteerde bestelling heeft. Een menu openen betekent niet dat een gerecht is gereserveerd, en het bijwerken van het menu betekent niet dat een al geaccepteerde bestelling vervalt. Houd die twee zaken rond het wisselmoment uit elkaar en licht vervolgens toe waar het menu van die dag uit bestaat en hoe de gangen worden geserveerd.

Rond het wisselmoment: geef per status een passend antwoord

• Nog aan het kijken of kiezen: controleer eerst wat er op dat moment beschikbaar is. Leg daarna uit of je aan dit verzoek kunt voldoen. Beloof niet dat iets wordt gereserveerd op basis van het tijdstip waarop de gast eerder de pagina heeft geopend.
• Bestelling ingediend, maar nog niet bevestigd: controleer de daadwerkelijke registratie en vraag dit na bij degene die de bestellingen aanneemt. Laat de gast niet opnieuw bestellen als vervanging voor het controleren van de bestaande bestelling.
• Bestelling geaccepteerd: handel die verder af volgens de oorspronkelijke bevestiging. Als er iets moet veranderen, controleer dan eerst de beschikbaarheid en de regels voor de bestaande bestelling. Verlang niet dat de gast opnieuw bestelt of een nieuwe prijs accepteert alleen omdat het online kanaal is bijgewerkt.

De abonnementenpagina van MenuSnap vermeldt functies voor de beschikbaarheidstijden van menu’s en voor dagmenu’s. Controleer in hoeverre deze functies binnen het abonnement beschikbaar zijn; ze vervangen niet de controle bij de keuken van wat die dag daadwerkelijk beschikbaar is.

Wijs vóór het wisselmoment iemand aan die controleert welke keuzes nog beschikbaar zijn. Geef wijzigingen vervolgens door aan degene die het menu bijwerkt en aan het bedieningsteam, zodat de informatie op de online kanalen, op papieren menu’s en van medewerkers overeenkomt.

Een kaart met de opbouw van het dagmenu, niet alleen een menunaam

Het bedieningsteam moet zich baseren op het menu dat voor die dag is bevestigd en uitleggen hoe het dagmenu is opgebouwd: welke keuzes er zijn voor de eerste gang, het hoofdgerecht, de drankjes en wat er na de maaltijd wordt aangeboden. Het gaat er niet om hoeveel categorieën er zijn, maar dat gasten weten hoeveel keuzes ze per gang kunnen maken, wat bij de prijs is inbegrepen en voor welke vervangingen eerst navraag nodig is.

• Aanbod van die dag: vermeld apart welke gerechten bij het menu horen en welke gewone gerechten nog à la carte verkrijgbaar zijn. Maak er niet één keuzeregel van.
• Eerste gang en hoofdgerecht: noteer hoeveel keuzes gasten per gang kunnen maken en welke gerechten daadwerkelijk beschikbaar zijn. De keuken mag niet zelf gerechten toevoegen die de gast niet heeft gekozen.
• Drankjes en brood: geef duidelijk aan wat daadwerkelijk is inbegrepen en waarvoor extra moet worden betaald. Foto’s mogen niet de indruk wekken dat alle afgebeelde producten zijn inbegrepen.
• Dessert of koffie: leg uit hoe de keuzes zich tot elkaar verhouden en noteer apart wat al is gekozen en wat de gast na de maaltijd nog wil beslissen.
• Vervangingen en serveertijden: vermeld welke vervangingen mogelijk zijn, wat de werkelijke meerprijs is en wat al als beschikbaar is bevestigd. Is iets op, licht dan eerst een alternatief toe en vraag of de gast daarmee akkoord gaat.

Geef na acceptatie van de bestelling niet alvast niet-gekozen gangen door voor bereiding

Geef na acceptatie van de bestelling de voor deze tafel bevestigde gangen door aan de betreffende keukenpost. Vraag later naar dessert of koffie als de gast daarover nog niet heeft beslist; laat deze niet alvast bereiden alsof ze al zijn gekozen. Als er nog navraag over de beschikbaarheid nodig is, wijs dan iemand aan die dit bij de keuken controleert en de gast daarover informeert.

Als een gast op het laatste moment besluit de eerste gang over te slaan, vraag dan eerst aan de keuken of die al is bereid. Leg vervolgens uit wat er kan worden aangepast en of dat gevolgen heeft voor de prijs. De bediening vraagt de gast of die alleen deze gang wil overslaan of ook de verdere serveerafspraken wil aanpassen. Geef na akkoord van de gast de uiteindelijke beslissing door aan de betreffende keukenpost. Houd voor de samenhang tussen de menuprijs en de gangen de regels aan die het restaurant heeft toegelicht. De medewerker die afrekent, controleert ook de eindafrekening aan de hand van die regels.

Bevestigde gangen, nog openstaande keuzes voor na de maaltijd en op het laatste moment afgesproken vervangingen blijven gekoppeld aan de oorspronkelijke bestelling. Behandel niet de hele tafel als een nieuwe bestelling omdat één keuze nog openstaat. Draag bij de dienstoverdracht de keuzes die nog moeten worden nagevraagd over aan een specifieke collega.

Vraag apart naar de vertrektijd; die verandert niets aan de feitelijke beschikbaarheid

De gastheer of gastvrouw kan bij het plaatsnemen vragen of de gasten op een bepaald tijdstip weg moeten. Controleer vervolgens bij de keuken van die dienst hoe de bereiding ervoor staat, zodat de gasten kunnen beslissen of ze willen blijven eten. De gewenste vertrektijd van een gast is geen toezegging die de keuken kan doen. Een medewerker in de bediening kan aangeven voor welke gerechten extra wachttijd nodig is, maar mag zonder betrouwbare informatie geen gegarandeerde bereidingstijd noemen.

Leg vóór het doorgeven van de bestelling duidelijk uit welke keuzes niet binnen de planning van de gast passen als dat al duidelijk is. Laat de gast beslissen of die iets anders kiest, minder gangen neemt of iets anders regelt. De voorbereidingsvoorwaarden voor koude voorgerechten, warme hoofdgerechten en drankjes na de maaltijd kunnen verschillen. Licht die afzonderlijk toe op basis van de daadwerkelijke situatie die dag.