Prijsverschil tussen papieren menu en QR-menu: controleer oude en nieuwe prijzen per bestelstadium

Als prijzen op het papieren menu en de QR-pagina verschillen, controleer dan eerst wat de gast al heeft gezien en of iemand de bestelling heeft bevestigd. Leg daarna uit hoe jullie de situatie afhandelen. Pas niet zonder onderscheid de nieuwe prijs achteraf toe en ga er ook niet van uit dat alle latere extra bestellingen automatisch tegen de oude prijs worden berekend. Het aanpassen van prijsinformatie, het nakomen van bestaande afspraken en het terugbetalen van een verschil zijn verschillende zaken, die elk een eigen onderbouwing vereisen.

Wat je in elk van de vier bestelstadia eerst controleert

• Nog niet besteld: wijs de specifieke gerechten en varianten aan waarop de oude menu-informatie betrekking heeft en geef de gast actief de actuele informatie, zodat die opnieuw kan beslissen. Wacht niet tot de bestelling is bevestigd om een hogere prijs te noemen.
• Bestelling al bevestigd: controleer de oorspronkelijke gerechten, prijzen en communicatie met de medewerker die de bestelling heeft opgenomen. Voer bestaande bestellingen niet opnieuw in en pas ze niet achteraf aan om de prijsweergave gelijk te trekken. Laat een leidinggevende eventuele geschillen controleren.
• Een extra bestelling wordt overwogen: licht de gast vóór de bevestiging toe welke items worden toegevoegd en wat ze kosten. Als de gast verwijst naar een eerdere toezegging, controleer dan eerst waarop die van toepassing is. Pas die niet automatisch toe op alle toekomstige bestellingen aan de tafel.
• Na betaling stelt de gast een vraag: controleer de oorspronkelijke transactie en wat er is uitgelegd. Laat een bevoegde leidinggevende het prijsverschil afhandelen. Een menu aanpassen of de rekening opnieuw afdrukken is geen terugbetaling.

Stem eerst met de medewerkers van de dienst af welke uitleg wordt gegeven. Spreek daarna af wie met de betrokken tafel praat. Neem bij een geschil de afhandeling over op basis van gecontroleerde toezeggingen en het servicebeleid van het restaurant, zodat gasten niet van verschillende medewerkers tegenstrijdige uitleg krijgen.

De oude pagina op de telefoon van de gast kan helpen vaststellen welke informatie die destijds heeft gezien; de gast blijft de telefoon zelf bedienen. Controleer aan de hand van de bestelling en de communicatie met medewerkers afzonderlijk wat op de pagina stond, of de bestelling is ingediend en of de prijs is bevestigd. Bewaar alleen de noodzakelijke zakelijke gegevens. Het is niet nodig privéchats of de volledige inhoud van de telefoon te verzamelen.

Als een gast zegt dat een medewerker de oude prijs heeft bevestigd, vraag dan eerst de betrokken collega om toe te lichten om welk gerecht en bedrag het ging en wat er is besproken. Laat daarna een leidinggevende reageren op basis van de gecontroleerde afspraak. De huidige pagina is bedoeld voor een eventuele nieuwe keuze en vervangt niet het bewijs van de oorspronkelijke bestelling.

Maak een vervangingschecklist per variant en locatie

In de handleiding van MenuSnap voor het importeren van menu’s staat dat geïmporteerde prijzen met het origineel moeten worden vergeleken. Bij een prijswijziging stelt de verantwoordelijke eerst een lijst op van de betrokken gerechten, varianten en menucombinaties. Vervolgens laat die de bediening elk onderdeel op de papieren menu’s en de telefoonpagina’s controleren. Andere medewerkers vervangen de bordjes bij de ingang, de menukaarten in houders en het materiaal op tafel. Ook na het opslaan in het beheersysteem blijft een controle ter plaatse nodig, zodat de informatie die gasten zien overeenkomt met de uitleg van het dienstdoende personeel.

• Gerecht en variant: noteer de exacte naam, grootte, portie of combinatie. Maak onderscheid tussen opties met dezelfde naam maar een andere prijs.
• Wat er verandert: leg de bevestigde nieuwe en oude informatie vast, inclusief het toepassingsgebied en de items waarvan de prijs niet verandert. Kondig niet in algemene termen aan dat alles duurder wordt.
• Locaties in de zaak: controleer afzonderlijk de bordjes bij de ingang, de toonbank, menukaarten in standaards, papieren menu’s op tafel en materialen die gasten al in handen hebben. Het vervangen van één stapel betekent niet dat alles is vernieuwd.
• Telefoonpagina en uitleg van medewerkers: controleer de huidige pagina en stem de uitleg van het dienstdoende personeel op elkaar af. De oude pagina van de gast kan helpen achterhalen wat die destijds zag, maar vervangt geen bestelgegevens of vastlegging van een mondelinge bevestiging.
• Nog openstaande punten: noteer prijsverschillen die nog moeten worden gecontroleerd, aanwijzingen over de oorspronkelijke bestelling en wie verantwoordelijk is voor de opvolging. Bewaar alleen noodzakelijke zakelijke informatie.

Koffie met dezelfde naam kan in verschillende formaten verkrijgbaar zijn, en ontbijtcombinaties kunnen verschillende dranken bevatten. Vermeld prijswijzigingen op de lijst per specifieke variant en combinatie, en noteer ook welke items hun oude prijs behouden. Zo kan de bediening elk punt duidelijk toelichten. Voor de prijsweergave kunnen ook lokale regels gelden. Vraag daarvoor advies aan een geschikte deskundige. Deze procedure helpt om menu’s en communicatie over bestellingen te organiseren, maar vervangt geen beoordeling van fiscale of wettelijke prijsvereisten.

Handel bestaande bestellingen en terugbetalingen af aan de hand van de oorspronkelijke gegevens

Als een gast na betaling vragen stelt over de prijs, controleer dan eerst de oorspronkelijke transactie en wat er is uitgelegd. Laat een bevoegde leidinggevende daarna het verschil afhandelen. Bij een online terugbetaling geldt het daadwerkelijke resultaat bij de server en de betaalprovider als uitgangspunt; een terugbetaling via een zelfstandige betaalterminal moet volgens de bijbehorende procedure afzonderlijk worden gecontroleerd. Een menu aanpassen regelt de prijsweergave voor toekomstige bestellingen; een terugbetaling regelt een verschil in geld. Draag deze zaken afzonderlijk over. Controleer na een netwerkstoring ook de bestellingen en betalingen en houd bij welke punten nog worden opgevolgd.

Controleer bij de afronding afzonderlijk of de oude prijsinformatie is vervangen, of iemand de prijsverschillen aan de gasten die al aan tafel zitten heeft uitgelegd en of er nog iets aan de oorspronkelijke bestelling moet worden nagegaan.