Telefonen er tom for strøm, og gjesten får ikke skannet QR-koden for å bestille: Sjekk først om bestillingen er sendt inn, og la deretter en ansatt ta over

Når telefonen går tom for strøm, må dere først finne ut om bestillingen er sendt inn. Deretter kan dere fortsette på den opprinnelige bestillingen eller hjelpe gjesten med å opprette en ny. At telefonen slutter å virke, betyr ikke at bestillingen ikke er sendt inn, og det betyr heller ikke at hele restauranten er uten nett. Dere kan fortsatt ta imot gjesten med papirmeny, muntlig veiledning eller hjelp fra en ansatt.

Spør først hvor langt gjesten kom, og sjekk deretter den tilhørende bestillingen

Be gjesten fortelle hva hen rakk før skjermen ble svart: La hen bare drikkevarer i bestillingslisten, eller trykket hen på «Send inn»? En ansatt slår opp den tilhørende registreringen via kassasystemet med nødvendig tilgang og følger deretter fremgangsmåten for én av de tre situasjonene nedenfor. Hvis gjesten ikke husker det, må dere ikke behandle en antakelse som et søkeresultat.

• Bekreft at bestillingen ikke er sendt inn: Spør hvilke varer gjesten valgte, og bruk papirmenyen eller gå gjennom valgene muntlig. Deretter kan en ansatt med nødvendig tilgang hjelpe med å registrere bestillingen. Ikke trekk denne konklusjonen bare fordi telefonen ble svart.
• Bestillingen er allerede sendt inn: Gå gjennom varene, de valgte variantene og serveringsstedet ansikt til ansikt med gjesten, og fortsett på den opprinnelige bestillingen. Ikke registrer den på nytt bare fordi dere endrer måten gjesten får hjelp på.
• Uklart om bestillingen ble sendt inn: Noter eventuelle opplysninger gjesten kan gi om bestillingen eller bordet, og la en utpekt kollega sjekke de nyeste registreringene. Ikke send inn en ny bestilling før statusen er avklart.

MenuSnap sin veiledning for oppstart peker på at det bør være forberedt hvem blant de ansatte som skal hjelpe gjestene, og hvem som skal ta imot nye bestillinger. Den som sjekker bestillingen, gir resultatet videre til den som tar imot gjesten, og forklarer hva som skjer videre og hva som fortsatt må undersøkes. Den som tar imot gjesten, bekrefter opplysningene ansikt til ansikt og forklarer hvorfor noe fortsatt må avklares.

Selv om telefonen ikke virker, må gjesten fortsatt få fullstendige valg og opplysninger

En reservemeny trenger ikke å gjengi alle bildene, men bør dekke alt som faktisk kan bestilles, porsjonsstørrelser, nødvendige valg og eventuelle pristillegg. Før en ansatt tar fram papirmenyen, bør hen sjekke at den fortsatt er oppdatert. Ved muntlig veiledning må dere også få med alle valg som påvirker sluttprisen. Målet med en enklere meny er å gjøre valgene lettere å forstå, ikke å gi gjesten et dårligere alternativ med mindre informasjon fordi hen får hjelp av en ansatt.

• Spør om gjesten foretrekker papirmeny, muntlig veiledning eller å fortsette på telefonen. Respekter valget, og ikke be gjesten gjentatte ganger om å skanne QR-koden.
• Gjenta om bestillingen gjelder mat som skal spises i restauranten eller tas med, om den skal være varm eller kald, samt porsjonsstørrelse og antall. Hvis det er spørsmål om ingrediensene, må dere spørre en ansatt som kjenner den aktuelle oppskriften.
• Gi beskjed til den ansatte som hjelper med bestillingen om varer som midlertidig er utsolgt, og hvilke alternativer som er tilgjengelige. Da unngår dere at noe står som et valg på papiret, men viser seg å ikke være tilgjengelig når bestillingen registreres.

Når en ansatt har hjulpet med å registrere bestillingen, bør gjesten få bekrefte varene, antallet, de valgte variantene og serveringsstedet. Da unngår dere at menyveiledningen og den endelige bestillingen inneholder ulike opplysninger. En ansatt kan ta over ved bordet med en allerede autorisert og kompatibel enhet for ansatte. Dere trenger ikke å kjøpe inn et helt nytt maskinvareoppsett for å betjene dette ene bordet. Hvis opplysninger om en rett ikke kan bekreftes med en gang, må dere først spørre den som har ansvaret. Ikke før antakelser inn i den endelige bestillingen og send dem videre til kjøkkenet.

Hvis gjesten har med seg bagasje, må dere følge restaurantens rutiner for plassering av bagasjen og valg av sitteplass, samtidig som dere holder passasjene frie. Gjesten skal ikke måtte gi fra seg sin private telefon eller koble den til offentlig utstyr for å få hjelp av en ansatt. Restauranten avgjør om gjesten kan låne ladeutstyr, men det skal ikke være et vilkår for å få hjelp.

Registrer bare opplysningene som trengs for å følge opp den aktuelle bestillingen

• Grunnlag for søket: Gjeldende bord- eller bestillingsreferanse og bestillingsstatusen den ansatte faktisk finner. Ikke samle inn uvedkommende personopplysninger.
• Bekreftede opplysninger: Varene i denne bestillingen, antall, varm eller kald, porsjonsstørrelse, tillegg og om maten skal spises i restauranten eller tas med. Ikke bruk gjestens klær eller ryggsekk til å identifisere bestillingen.
• Neste steg: Om dere fortsetter på den opprinnelige bestillingen eller hjelper med å opprette en ny, hvem som registrerer den, og hvem som står for serveringen. Hvis statusen er uklar, noter hvem som skal følge opp.
• Det som ikke er levert: Hvis drikkevarene serveres først eller gjesten midlertidig bytter plass, noter hva som fortsatt skal leveres, og hvor det skal leveres nå. Ikke anta at gjesten har gått fordi plassen er tom.

Hvis gjesten ombestemmer seg og vil ta maten med seg, må dere først sjekke om tilberedningen av den opprinnelige bestillingen er påbegynt eller fullført. Bekreft deretter hvordan bestillingen skal leveres nå. Hvis leveringsstedet endres, må dere oppdatere den samme oppfølgingsregistreringen.

Hvis hele restauranten også har nettverksproblemer, må dere undersøke hva som fortsatt er tilgjengelig

Når nettverkstilkoblingen til restaurantens utstyr fungerer normalt, kan de ansatte fortsette å hjelpe gjestene etter gjeldende rutiner og tilganger. Hvis restauranten også har nettverksproblemer, må dere først informere den ansvarlige om hvilke bestillinger dere har tatt imot, og hvilke handlinger som har et resultat som fortsatt må avklares. Fortsett deretter med de mulighetene som faktisk er tilgjengelige. Behov som er notert på papir, er bare et hjelpemiddel ved overlevering; notatene bekrefter ikke at opplysningene har nådd dem som skal tilberede bestillingen, eller at betaling er mottatt. Bestilling på nettsiden ved å skanne en QR-kode, synkronisering i skyen og betaling på nett er avhengige av nettverkstilgang. Hvilke funksjoner som er tilgjengelige uten nett i den native klienten, avhenger av den offisielle versjonen og oppsettet som brukes. Når tilkoblingen fungerer igjen, må dere først kontrollere de nyeste bestillingene, tilberedningsstatusen og betalingene. Registrer deretter det som mangler, slik at dere unngår dobbeltregistrering.

Kontroller først transaksjonen mot resultatet fra den frittstående kortterminalen og betalingstjenesteleverandøren. Registrer deretter betalingen på den tilhørende regningen. MenuSnap verifiserer ikke automatisk en transaksjon gjennom en frittstående terminal.