Czy stary tablet może służyć jako kasa w restauracji? Sprawdź funkcję, wersję i warunki połączenia

Najpierw możesz ocenić, czy stary tablet się nadaje — nie musisz od razu kupować całego zestawu dedykowanych urządzeń. Pamiętaj jednak, że możliwość otwarcia strony logowania nie oznacza, że tablet obsłuży kasę podczas zmiany. Ustal, czy ma służyć przy kasie, przy stoliku czy w kuchni, a następnie sprawdź system, sposób korzystania z oprogramowania, uprawnienia, połączenie z siecią i akcesoria. Dopóki nie zweryfikujesz wszystkich warunków, korzystaj z dotychczasowego sposobu obsługi; nie uznawaj zbliżającego się weekendu za powód, by pominąć przygotowania.

Wybierz urządzenie z myślą o pracy przy kasie, przy stoliku lub w kuchni

Właściciel najpierw powinien ustalić, czy tablet ma służyć jako kasa stacjonarna, do pomocy przy stolikach czy do podglądu w kuchni. Jeśli to samo urządzenie ma często opuszczać stanowisko kasowe, trzeba ustalić, kto przejmie obsługę płatności. Jeśli tablet ma być używany również w kuchni, obsługa sali nie powinna zakładać, że zawsze będzie mogła go stamtąd zabrać. Duży ekran to tylko jeden z warunków — na miejscu trzeba też sprawdzić ustawienie urządzenia, zasilanie, przestrzeń do obsługi i ewentualne kolizje z obowiązkami na innych stanowiskach.

Lekki panel do pracy dla personelu na telefon i przeglądarkowy system POS na tablet służą do różnych zastosowań. Osoba odpowiedzialna może wspólnie z pracownikami, którzy będą korzystać z urządzenia, wypisać czynności wykonywane podczas zmiany i sprawdzić na miejscu, czy ekran, wprowadzanie danych i ustawienie tabletu są odpowiednie. Dopiero po ustaleniu, czego brakuje na danym stanowisku, należy zdecydować, czy zmienić podział obowiązków, czy kupić dodatkowe urządzenie. Nie należy wnioskować o efektach prowadzenia lokalu na podstawie wieku urządzenia.

Karta oceny urządzenia: osobny zapis dla każdego urządzenia

Osoba odpowiedzialna może sporządzić na papierze listę posiadanych urządzeń i ich planowanych zastosowań, pozostawiając puste pola przy warunkach, których jeszcze nie sprawdzono. Subskrypcja nie obejmuje sprzętu, więc jego zakup jest osobną decyzją. To, że sprzęt jest opcjonalny, nie oznacza, że każdy stary tablet będzie odpowiedni.

• Model i warunki na miejscu: zapisz model tabletu, wersję systemu, sposób zasilania, czytelność ekranu i miejsce, w którym urządzenie będzie ustawione lub przenoszone. Sprawdź, czy nie będzie potrzebne również na innym stanowisku.
• Sposób korzystania z oprogramowania: podaj przeglądarkę i jej wersję albo platformę oraz wersję oficjalnej aplikacji, którą planujesz zainstalować. Możliwość otwarcia strony nie oznacza, że istnieje odpowiednia aplikacja natywna.
• Konto i plan: sprawdź uprawnienia potrzebne na danym stanowisku, warunki korzystania z urządzeń końcowych oraz rzeczywistą subskrypcję. Wypisz czynności, które musi jeszcze potwierdzić osoba odpowiedzialna.
• Połączenie z drukarką: zanotuj model drukarki, sposób połączenia, oprogramowanie wysyłające zlecenia, reguły i konfigurację.
• Obsługa płatności: zapisz, czy płatności będą przyjmowane na miejscu, czy włączono płatności online, gdzie sprawdzać ich status i kto przejmuje obsługę w razie problemów. Nie informuj gości o metodzie płatności, która nie została uruchomiona.
• Koszty i braki: osobno sprawdź zakup urządzenia i subskrypcję. Rozróżnij niezbędne akcesoria, wyposażenie opcjonalne i problemy, które można rozwiązać przez zmianę podziału obowiązków.

Przeglądarka czy aplikacja natywna? Przygotuj się do wybranego sposobu korzystania

Strona MenuSnap poświęcona sprzętowi opisuje korzystanie z przeglądarkowego systemu POS na kompatybilnych iPadach i komputerach, natomiast w przypadku aplikacji natywnych należy kierować się oficjalnymi wersjami dostępnymi w centrum pobierania. Podczas oceny najpierw ustal, czy system będzie używany w przeglądarce, czy przez zainstalowaną aplikację, a następnie sprawdź wymagania dotyczące odpowiedniej platformy, wersji i połączeń. Różne sposoby korzystania mogą wymagać innego przygotowania urządzeń i mieć różny zakres zastosowań. Lokal powinien zaplanować zmianę na podstawie zweryfikowanych informacji, nie przenosząc automatycznie wymagań jednego sposobu korzystania na drugi.

Jeśli właściciel chce zachować drukowanie w kuchni, powinien osobno sprawdzić kompatybilną aplikację lub usługę drukowania, wymagania planu i konfigurację. Nie należy zakładać, że przeglądarka może bezpośrednio połączyć się z dowolnym urządzeniem USB i wysyłać na nie zamówienia. Wybór między ekranem kuchennym a wydrukami powinien zależeć także od sposobu pracy zespołu. Posiadanie tabletu nie oznacza, że trzeba kupić dodatkowy ekran, ani że należy zrezygnować z potrzebnego narzędzia do przekazywania zamówień, by uniknąć zakupu.

Osobno sprawdź płatności i odbiór zamówień w kuchni — aż do uzyskania potwierdzenia

Jeśli lokal nadal korzysta z osobnego terminala płatniczego, pracownik najpierw sprawdza wynik transakcji na zewnętrznym terminalu, a następnie zapisuje płatność przy odpowiednim rachunku. MenuSnap nie weryfikuje automatycznie takiej transakcji kartą przeprowadzonej na osobnym terminalu. Jeśli połączenie jest niestabilne lub wynik transakcji pozostaje niejasny, sprawdź status pierwotnej transakcji. Nie pobieraj płatności ponownie.

• Zamawianie przez zeskanowanie kodu QR na stronie, synchronizacja w chmurze i płatności online wymagają połączenia z siecią. Zakres działania aplikacji natywnej offline zależy od jej oficjalnej wersji i konfiguracji.
• Osobno sprawdź, czy kuchnia otrzymała zlecenie do przygotowania, czy gość dostał danie i czy rachunek został opłacony. Żadna z tych czynności nie potwierdza automatycznie pozostałych.

Jeśli przygotowania są niekompletne, zdecyduj, czy ograniczyć zakres, czy wstrzymać zmianę

• Niezweryfikowana zgodność urządzenia lub połączenie z drukarką: osoba odpowiedzialna powinna skontaktować się z pomocą techniczną i ustalić szczegóły, a lokal powinien nadal korzystać z dotychczasowych, sprawdzonych rozwiązań.
• Nie wiadomo, kto przyjmuje zamówienia lub odbiera je w kuchni: najpierw ustal podział obowiązków i sprawdź, kto oraz jakie informacje rzeczywiście otrzymuje. Nie obiecuj gościom możliwości składania zamówień tylko dlatego, że da się otworzyć menu.
• Niejasny sposób sprawdzania statusu płatności: upoważniona osoba powinna wskazać, gdzie sprawdzić status i kto przejmie obsługę. Problemów nie należy rozwiązywać przez wielokrotne próby pobrania płatności podejmowane przez różnych pracowników.
• Potwierdzono tylko część warunków: można zachować dotychczasową obsługę przez personel albo udostępnić menu do przeglądania w sprawdzonym zakresie. Nie włączaj składania zamówień, jeśli nie jest na nie przygotowany lokal.

Przed rozpoczęciem serwisu ustal, kto odpowiada za pomoc w wyborze dań, przyjmowanie zamówień, potwierdzanie ich odbioru w kuchni i wydawanie dań. Osoba na każdym stanowisku powinna wiedzieć, gdzie sprawdzać zgłoszone potrzeby i komu przekazać sprawę w razie przerwy w pracy. Zamówienia gości składane w godzinach otwarcia służą wyłącznie bieżącej obsłudze — nie należy wykorzystywać ich do wypróbowywania nieznanych operacji pobierania płatności, zwrotów ani ponownego drukowania.

Jeśli lokal zachowuje dotychczasowy sposób pracy, przed zmianą wyjaśnij, które kanały nadal będą używane, kto zbiera nowe zamówienia i gdzie zapisuje się sprawy pozostałe po przerwie. Po przywróceniu połączenia porównaj najnowsze zamówienia z tym, co już przygotowano i za co faktycznie zapłacono, a następnie uzupełnij brakujące zapisy, by uniknąć ponownego wprowadzania danych. Właściciel lub upoważniony przez niego administrator powinien samodzielnie zaplanować zmianę urządzenia i oprogramowania. Dostępność nowej wersji nie przesądza o terminie wdrożenia — trzeba go dobrać do dotychczasowego sposobu drukowania i przyjmowania płatności w lokalu.