Telefon się rozładował i nie można zeskanować kodu QR, by złożyć zamówienie? Najpierw sprawdź, czy zostało wysłane, potem przejmij obsługę

Gdy telefon się rozładuje, najpierw sprawdź, czy zamówienie zostało już wysłane, a dopiero potem zdecyduj, czy kontynuować dotychczasowe, czy pomóc złożyć nowe. Przerwa w działaniu telefonu nie oznacza, że zamówienie nie zostało wysłane, ani że cała restauracja straciła połączenie z internetem. Obsługę można kontynuować, korzystając z menu papierowego, ustnego przedstawienia oferty lub pomocy pracownika.

Najpierw ustal, na jakim etapie przerwano składanie zamówienia, a potem sprawdź odpowiedni zapis

Zapytaj gościa, co zdążył zrobić przed zgaśnięciem ekranu: czy tylko dodał napoje do listy wyboru, czy nacisnął już przycisk wysłania zamówienia. Pracownik sprawdza odpowiedni zapis na kasie, do której ma uprawnienia, i postępuje zgodnie z jedną z trzech sytuacji opisanych poniżej. Jeśli gość nie pamięta, nie traktuj przypuszczeń jako wyniku sprawdzenia.

• Potwierdzono, że zamówienie nie zostało wysłane: ustal, które dania wybrano, przejdź do menu papierowego lub ustnie potwierdź zamówienie, a następnie poproś uprawnionego pracownika o pomoc w jego wprowadzeniu. Nie wyciągaj takiego wniosku wyłącznie na podstawie tego, że ekran telefonu zgasł.
• Znaleziono wysłane zamówienie: potwierdź z gościem dania, ich warianty i miejsce obsługi, a następnie kontynuuj realizację pierwotnego zamówienia. Nie wprowadzaj go ponownie tylko dlatego, że zmienił się sposób obsługi.
• Nie wiadomo, czy zamówienie zostało wysłane: zachowaj informacje o zamówieniu lub miejscu, przy którym siedzi gość. Wyznaczony pracownik sprawdza najnowszy zapis. Nie wysyłaj zamówienia ponownie, dopóki status nie zostanie ustalony.

MenuSnap w przewodniku dotyczącym uruchomienia systemu uwzględnia pomoc pracowników i wyznaczenie stanowiska do przyjmowania nowych zamówień. Pracownik sprawdzający zamówienie przekazuje wynik osobie obsługującej gościa oraz wyjaśnia dalsze kroki i kwestie, które nadal wymagają sprawdzenia. Osoba obsługująca potwierdza te informacje z gościem i wyjaśnia, dlaczego na weryfikację trzeba jeszcze poczekać.

Gdy telefon nie działa, wybór i przekazywane informacje nadal muszą być kompletne

Menu zastępcze nie musi zawierać zdjęcia każdego dania, ale powinno obejmować wszystkie aktualnie dostępne pozycje, wielkości porcji, istotne warianty i dopłaty. Zanim pracownik poda menu papierowe, powinien sprawdzić, czy jest aktualne. Również podczas ustnego przedstawiania oferty nie wolno pomijać opcji wpływających na końcową kwotę. Uproszczone menu ma ułatwiać zrozumienie oferty, a nie sprawiać, że obsługa przez pracownika będzie gorszą, uboższą w informacje alternatywą.

• Zapytaj gościa, czy woli menu papierowe, ustne przedstawienie oferty, czy dalsze korzystanie z telefonu. Uszanuj jego wybór i nie proś wielokrotnie o zeskanowanie kodu QR.
• Powtórz, czy zamówienie jest na miejscu, czy na wynos, oraz potwierdź, czy dania mają być gorące czy zimne, wielkość porcji i liczbę sztuk. W sprawie składników zapytaj osobę znającą aktualny skład potrawy.
• Poinformuj pracownika pomagającego złożyć zamówienie o tymczasowo niedostępnych pozycjach i możliwych zamiennikach. Dzięki temu nie okaże się dopiero podczas wprowadzania zamówienia, że dania zaznaczone w menu nie są dostępne.

Po wprowadzeniu zamówienia przez pracownika poproś gościa o potwierdzenie dań, liczby sztuk, wariantów i miejsca obsługi. Dzięki temu informacje przekazane podczas rozmowy będą zgodne z oficjalnym zamówieniem. Przy stoliku można przejąć obsługę za pomocą autoryzowanego i zgodnego urządzenia pracowniczego; nie ma potrzeby kupowania na szybko całego zestawu sprzętu tylko dla tego stolika. Jeśli nie da się od razu potwierdzić informacji o daniu, zapytaj osobę odpowiedzialną za tę część obsługi. Nie zapisuj przypuszczeń jako oficjalnych wymagań, a następnie nie przekazuj ich kuchni.

W przypadku gościa z bagażem postępuj zgodnie z zasadami restauracji dotyczącymi bagażu i miejsca, a jednocześnie nie blokuj przejścia. Skorzystanie z pomocy pracownika nie wymaga oddania prywatnego telefonu ani podłączenia go do publicznego urządzenia. Restauracja informuje, czy można skorzystać z ładowania; nie może to być warunkiem obsługi.

W zapisie przekazania obsługi uwzględniaj tylko informacje potrzebne do realizacji tego zamówienia

• Podstawa weryfikacji: aktualne oznaczenie miejsca lub zamówienia oraz status wysłania, który pracownik faktycznie sprawdził. Nie zbieraj niepowiązanych danych osobowych.
• Potwierdzone informacje: zamawiane dania, liczba sztuk, temperatura, wielkość porcji, dodatki oraz to, czy zamówienie jest na miejscu, czy na wynos. Nie identyfikuj gościa na podstawie ubioru ani plecaka.
• Dalsze kroki: kontynuacja pierwotnego zamówienia czy pomoc w złożeniu nowego, osoba wprowadzająca zamówienie i osoba odpowiedzialna za jego dostarczenie. W przypadku nieustalonego statusu zapisz, kto ma zająć się dalszym sprawdzeniem.
• Niewydane pozycje: jeśli napoje zostaną podane wcześniej lub tymczasowo zmieni się miejsce obsługi, zapisz, co jeszcze trzeba podać i gdzie należy to obecnie dostarczyć. Nie zakładaj, że puste miejsce oznacza, że gość opuścił lokal.

Jeśli gość w ostatniej chwili zmieni zamówienie na wynos, najpierw sprawdź, czy przygotowywanie pierwotnego zamówienia już się rozpoczęło, a następnie potwierdź aktualny sposób wydania. Jeśli zmieni się miejsce odbioru, zaktualizuj ten sam zapis przekazania obsługi.

Jeśli awaria sieci obejmuje całą restaurację, osobno sprawdź, co nadal działa

Jeśli urządzenia w restauracji mają połączenie z internetem, pracownicy mogą kontynuować obsługę zgodnie z obowiązującymi uprawnieniami. Gdy awaria obejmuje również sieć restauracji, najpierw poinformuj osobę odpowiedzialną o przyjętych zamówieniach i czynnościach, których wynik wymaga sprawdzenia. Następnie działaj w sposób, na jaki pozwalają dostępne rozwiązania. Zapisanie zamówienia na papierze jest jedynie wskazówką dla osoby przejmującej obsługę; nie potwierdza, że zostało ono przekazane do realizacji ani że przyjęto płatność. Zamawianie przez stronę internetową po zeskanowaniu kodu QR, synchronizacja z chmurą i płatności online wymagają połączenia z internetem. Zakres działania aplikacji natywnej bez dostępu do sieci zależy od używanej oficjalnej wersji i jej konfiguracji. Po przywróceniu połączenia najpierw sprawdź najnowsze zamówienia, ich realizację i płatności, a potem uzupełnij brakujące zapisy, aby uniknąć ponownego wprowadzenia zamówień.

Pracownik powinien najpierw zweryfikować płatność dokonaną na niezależnym terminalu kartowym na podstawie wyników transakcji z terminala i od dostawcy usług płatniczych, a następnie odnotować ją na odpowiednim rachunku. MenuSnap nie weryfikuje automatycznie transakcji dokonanej na takim terminalu.