Máy tính bảng cũ có thể dùng làm máy POS cho nhà hàng không? Kiểm tra theo vị trí công việc, phiên bản và điều kiện kết nối

Có thể đánh giá máy tính bảng cũ trước, không nhất thiết phải mua ngay cả bộ thiết bị chuyên dụng; tuy nhiên, mở được trang đăng nhập không có nghĩa là thiết bị có thể đảm nhiệm việc thu ngân trong ca. Trước tiên, hãy xác định thiết bị sẽ phục vụ tại quầy, bên bàn khách hay trong bếp, rồi kiểm tra hệ điều hành, cách sử dụng phần mềm, quyền truy cập, mạng và kết nối phụ kiện. Nếu chưa xác minh đủ các điều kiện, hãy duy trì quy trình phục vụ hiện tại; đừng lấy việc cuối tuần sắp đến làm căn cứ thay cho khâu chuẩn bị.

Chọn thiết bị theo mục đích sử dụng tại quầy, bên bàn khách và trong bếp

Trước hết, chủ nhà hàng cần xác định thiết bị sẽ dùng để thu ngân cố định tại quầy, hỗ trợ phục vụ bên bàn khách hay xem thông tin trong bếp. Nếu cùng một máy tính bảng thường xuyên phải rời quầy, cần tính cách duy trì công việc thu ngân khi không có máy; nếu còn muốn đặt máy trong bếp, nhân viên phục vụ tại khu vực khách cũng không thể mặc định rằng lúc nào cũng lấy lại được máy. Màn hình đủ lớn chỉ là một trong những điều kiện cần cân nhắc. Vị trí đặt máy, nguồn điện, không gian thao tác và việc các vị trí công việc có phải tranh nhau dùng thiết bị hay không đều cần được kiểm tra tại chỗ.

Giao diện làm việc gọn nhẹ cho nhân viên trên điện thoại và hệ thống POS trên trình duyệt dành cho máy tính bảng có cách sử dụng khác nhau. Người phụ trách có thể cùng những người sẽ trực tiếp sử dụng liệt kê các thao tác trong ca, rồi kiểm tra thực tế xem màn hình, cách nhập liệu và vị trí đặt máy có phù hợp hay không. Khi phát hiện thiếu hụt ở một vị trí, hãy quyết định nên điều chỉnh phân công hay mua thêm thiết bị; đừng dựa vào tuổi đời của thiết bị để suy đoán hiệu quả kinh doanh.

Phiếu đánh giá thiết bị: ghi riêng từng thiết bị

Người phụ trách có thể lập danh sách các thiết bị hiện có và mục đích sử dụng dự kiến trên giấy, đồng thời để trống những điều kiện chưa được xác minh. Gói đăng ký không bao gồm phần cứng; quyết định mua sắm cần được xem xét riêng. Việc phần cứng là tùy chọn cũng không có nghĩa mọi thiết bị cũ đều phù hợp.

• Mẫu máy và điều kiện tại chỗ: ghi lại mẫu máy tính bảng, phiên bản hệ điều hành, nguồn điện, độ dễ đọc của màn hình và vị trí đặt cố định hoặc mang theo; kiểm tra xem thiết bị có bị dùng chung với vị trí công việc khác hay không.
• Cách sử dụng phần mềm: ghi rõ trình duyệt và phiên bản, hoặc nền tảng và phiên bản của ứng dụng chính thức dự định cài đặt. Không nên coi việc mở được trang web là bằng chứng có ứng dụng gốc tương ứng để cài đặt.
• Tài khoản và gói dịch vụ: kiểm tra quyền cần thiết cho từng vị trí công việc, điều kiện sử dụng thiết bị đầu cuối và gói đăng ký thực tế; liệt kê những thao tác vẫn cần người phụ trách xác nhận.
• Kết nối máy in: ghi lại mẫu máy in, cách kết nối, phần mềm gửi lệnh in, quy tắc và cấu hình.
• Phương án thanh toán: ghi rõ thanh toán tại chỗ hay thanh toán trực tuyến đã được kích hoạt, nơi tra cứu kết quả và người tiếp nhận khi có sự cố. Không thông báo với khách về phương thức chưa được kích hoạt.
• Chi phí và điểm còn thiếu: kiểm tra riêng chi phí mua thiết bị và phí đăng ký; phân biệt phụ kiện cần thiết, thiết bị tùy chọn và vấn đề có thể giải quyết bằng cách điều chỉnh phân công.

Chuẩn bị theo cách sử dụng thực tế: trình duyệt hay ứng dụng gốc

Trang phần cứng của MenuSnap giới thiệu cách sử dụng POS trên trình duyệt tương thích với iPad và máy tính; còn ứng dụng gốc cần được đối chiếu với phiên bản chính thức tại trung tâm tải xuống. Khi đánh giá, trước tiên hãy xác định sẽ truy cập bằng trình duyệt hay cài ứng dụng, sau đó kiểm tra nền tảng, phiên bản và điều kiện kết nối tương ứng. Tùy cách sử dụng, việc chuẩn bị thiết bị và phạm vi có thể sử dụng cũng có thể khác nhau. Nhà hàng cần lên kế hoạch chuyển đổi dựa trên thông tin đã xác minh, không áp dụng nguyên các điều kiện của cách sử dụng này cho cách sử dụng khác.

Nếu chủ nhà hàng dự định tiếp tục in phiếu trong bếp, cần kiểm tra riêng ứng dụng hoặc dịch vụ in tương thích, gói dịch vụ và cấu hình. Không nên mặc định rằng trình duyệt có thể kết nối trực tiếp với mọi thiết bị USB để in phiếu. Việc chọn màn hình bếp hay phiếu giấy cũng cần dựa trên cách làm việc của đội ngũ. Không phải cứ có máy tính bảng hiện có là bắt buộc phải mua thêm màn hình, cũng không nên bỏ công cụ bàn giao vẫn cần thiết chỉ để tránh mua sắm.

Kiểm tra riêng kết quả thanh toán và việc bếp nhận yêu cầu

Nếu tiếp tục dùng máy quẹt thẻ độc lập, nhân viên cần xác nhận kết quả trên thiết bị bên ngoài trước, rồi mới ghi nhận khoản thanh toán vào hóa đơn tương ứng; MenuSnap không tự động xác minh giao dịch thẻ độc lập này. Nếu kết nối không ổn định hoặc chưa rõ kết quả, hãy tra cứu giao dịch ban đầu thay vì thu tiền lần nữa.

• Đặt món trên trang web bằng cách quét mã QR, đồng bộ đám mây và thanh toán trực tuyến đều cần có kết nối mạng; khả năng hoạt động ngoại tuyến của ứng dụng gốc tùy thuộc vào phiên bản chính thức và cấu hình.
• Kiểm tra riêng việc bếp nhận yêu cầu chế biến, khách nhận món và hóa đơn đã được thanh toán hay chưa; không thể lấy một trong các mục này để thay thế cho tất cả.

Khi chưa chuẩn bị đầy đủ, hãy quyết định thu hẹp phạm vi hay tạm hoãn

• Chưa xác minh điều kiện tương thích hoặc kết nối máy in: người phụ trách liên hệ bộ phận hỗ trợ để làm rõ, đồng thời tiếp tục duy trì dịch vụ hiện có còn hoạt động.
• Chưa rõ ai nhận đơn hoặc bếp tiếp nhận như thế nào: trước tiên hãy xác định vị trí phụ trách và nội dung họ thực sự nhận được. Đừng chỉ vì mở được thực đơn mà hứa với khách rằng nhà hàng đã có thể nhận đơn.
• Chưa rõ cách tra cứu kết quả thanh toán: người được ủy quyền cần nêu rõ tra cứu ở đâu và ai sẽ tiếp nhận. Không giải quyết bằng cách để nhiều nhân viên tự thử thu tiền lại.
• Mới xác nhận được một phần điều kiện: có thể tiếp tục quy trình thủ công hiện tại hoặc chỉ mở chức năng xem thực đơn trong phạm vi đã xác nhận; không bật trước phương thức đặt món chưa được chuẩn bị.

Trước giờ mở cửa, hãy chỉ định người phụ trách việc hỗ trợ khách chọn món, nhận đơn, xác nhận với bếp và giao món. Mỗi vị trí cần biết xem yêu cầu ở đâu và bàn giao cho ai khi có gián đoạn. Chỉ sử dụng đơn hàng của khách trong giờ hoạt động để phục vụ theo quy trình bình thường; không dùng đơn thật để thử thao tác thu tiền, hoàn tiền hoặc in lại mà nhân viên chưa quen.

Nếu vẫn duy trì quy trình cũ, hãy phổ biến trước ca những kênh nào tiếp tục được sử dụng, ai tổng hợp yêu cầu mới và các việc còn dang dở sau khi gián đoạn sẽ được ghi lại ở đâu. Khi kết nối được khôi phục, hãy đối chiếu với đơn hàng mới nhất, những món đã chế biến và khoản tiền thực tế đã thu, rồi mới bổ sung phần ghi nhận còn thiếu để tránh nhập trùng. Chủ nhà hàng hoặc quản trị viên được ủy quyền cần chủ động sắp xếp việc thay đổi thiết bị và phần mềm vận hành. Có phiên bản mới để lựa chọn, nhưng thời điểm chuyển đổi cần được quyết định dựa trên cách nhà hàng đang sử dụng máy in và nhận thanh toán.