Kann ein älteres Tablet als Restaurantkasse dienen? Prüfen Sie Einsatzbereich, Version und Verbindung

Ein älteres Tablet lässt sich zunächst prüfen; Sie müssen nicht gleich ein komplettes Set spezieller Geräte kaufen. Dass sich eine Anmeldeseite öffnen lässt, bedeutet jedoch nicht, dass das Gerät für den Kassendienst während einer Schicht geeignet ist. Legen Sie zuerst fest, ob es am Tresen, am Tisch oder in der Küche eingesetzt werden soll. Prüfen Sie anschließend Betriebssystem, Softwarezugang, Berechtigungen, Netzwerk und Zubehörverbindungen. Solange die Voraussetzungen nicht geklärt sind, sollten Sie den bisherigen Service beibehalten und die Vorbereitung nicht danach ausrichten, wie nah das Wochenende ist.

Wählen Sie das Gerät nach seinem Einsatz am Tresen, am Tisch oder in der Küche aus

Legen Sie zunächst fest, ob das Gerät fest an der Kasse steht, am Tisch zur Unterstützung dient oder in der Küche zur Anzeige verwendet wird. Wenn dasselbe Tablet häufig den Kassenplatz verlassen soll, muss geklärt sein, wer dort die Zahlung übernimmt. Soll es auch in der Küche stehen, darf das Team im Servicebereich nicht davon ausgehen, dass es jederzeit zurückgeholt werden kann. Ein ausreichend großer Bildschirm ist nur eine Voraussetzung; Standort, Stromversorgung, Platz zum Arbeiten und mögliche Konflikte zwischen den Einsatzbereichen müssen ebenfalls vor Ort geprüft werden.

Die schlanke Mitarbeiteroberfläche auf dem Smartphone und das browserbasierte Kassensystem auf dem Tablet haben jeweils eigene Nutzungsweisen. Die verantwortliche Person kann gemeinsam mit den tatsächlichen Nutzerinnen und Nutzern die Arbeitsschritte während einer Schicht auflisten und vor Ort prüfen, ob Bildschirm, Eingabe und Platzierung passen. Erst wenn Lücken in der Abdeckung der Aufgaben sichtbar sind, sollte entschieden werden, ob die Aufgabenverteilung angepasst oder zusätzliche Geräte angeschafft werden. Aus dem Alter der Geräte allein lässt sich nicht auf den betrieblichen Erfolg schließen.

Geräte-Checkliste: jedes Gerät einzeln erfassen

Die verantwortliche Person kann die vorhandenen Geräte und ihre vorgesehenen Einsatzbereiche auf Papier auflisten und noch ungeprüfte Punkte offenlassen. Das Abonnement umfasst keine Hardware; eine Anschaffung ist eine separate Entscheidung. Dass Hardware optional ist, bedeutet nicht, dass jedes ältere Gerät geeignet ist.

• Modell und Bedingungen vor Ort: Halten Sie Tablet-Modell und Betriebssystemversion, Stromversorgung, Lesbarkeit des Bildschirms sowie festen oder mobilen Einsatzort fest. Prüfen Sie, ob das Gerät auch an einem anderen Arbeitsplatz benötigt wird.
• Softwarezugang: Notieren Sie Browser und Version oder Plattform und Version der offiziellen App, die installiert werden soll. Eine Website öffnen zu können, heißt nicht, dass es dafür auch eine passende native App gibt.
• Konto und Tarif: Prüfen Sie die für den jeweiligen Arbeitsplatz nötigen Berechtigungen, die Bedingungen für die Gerätenutzung und das tatsächlich gebuchte Abonnement. Halten Sie fest, welche Abläufe noch von der verantwortlichen Person bestätigt werden müssen.
• Druckverbindung: Notieren Sie Druckermodell, Verbindungsart, Software für die Übermittlung, Regeln und Konfiguration.
• Zahlungsabläufe: Halten Sie fest, ob vor Ort kassiert wird oder Online-Zahlungen eingerichtet sind, wo sich der Zahlungsstatus prüfen lässt und wer bei Problemen übernimmt. Nicht eingerichtete Zahlungsarten dürfen Gästen nicht angeboten werden.
• Kosten und offene Punkte: Prüfen Sie die Kosten für Geräteanschaffung und Abonnement getrennt. Unterscheiden Sie zwischen notwendigem Zubehör, optionalen Geräten und Problemen, die sich durch eine Anpassung der Aufgabenverteilung lösen lassen.

Browser oder native App: Bereiten Sie das Gerät passend zur tatsächlichen Nutzung vor

Auf der Hardware-Seite von MenuSnap wird beschrieben, wie sich das browserbasierte Kassensystem auf kompatiblen iPads und Computern nutzen lässt. Für native Apps sind die offiziellen Versionen im Download-Center maßgeblich. Legen Sie bei der Prüfung zunächst fest, ob der Zugriff über einen Browser erfolgen oder eine native App installiert werden soll. Prüfen Sie dann die jeweilige Plattform, Version und die Verbindungsvoraussetzungen. Je nach Nutzungsweise können sich die nötige Gerätevorbereitung und der nutzbare Umfang unterscheiden. Planen Sie die Umstellung im Betrieb anhand der überprüften Informationen und übertragen Sie die Voraussetzungen einer Nutzungsweise nicht einfach auf eine andere.

Wenn der Küchendrucker weiter genutzt werden soll, prüfen Sie gesondert die kompatible App oder den Druckdienst sowie Tarif und Konfiguration. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein Browser direkt mit einem beliebigen USB-Gerät verbunden werden kann und dann Bestellungen ausdruckt. Ob ein Küchenbildschirm oder Papierbons besser passen, hängt auch von der Arbeitsweise des Teams ab. Ein vorhandenes Tablet bedeutet nicht automatisch, dass ein weiterer Bildschirm gekauft werden muss; ebenso sollte ein weiterhin notwendiges Übergabewerkzeug nicht allein aus Kostengründen wegfallen.

Zahlungen und Küchenannahme: jeweils das tatsächliche Ergebnis prüfen

Wenn ein separates Kartenterminal weiterverwendet wird, bestätigt das Personal zunächst das Ergebnis am externen Terminal und erfasst die Zahlung danach auf der zugehörigen Rechnung. MenuSnap überprüft diese separate Kartenzahlung nicht automatisch. Ist die Verbindung instabil oder das Ergebnis unklar, prüfen Sie den Status der ursprünglichen Transaktion, statt die Zahlung erneut einzuziehen.

• QR-Bestellungen über eine Webseite, die Synchronisierung über die Cloud und Online-Zahlungen benötigen eine Internetverbindung. Welche Funktionen die native App offline unterstützt, hängt von der offiziellen Version und der Konfiguration ab.
• Prüfen Sie getrennt, ob die Küche die Zubereitungsanforderung erhalten hat, ob der Gast das Essen erhalten hat und ob die Rechnung beglichen wurde. Keiner dieser Punkte ersetzt die Prüfung der anderen.

Wenn die Vorbereitung nicht ausreicht: Umfang begrenzen oder Umstellung verschieben

• Kompatibilität oder Druckverbindung noch nicht geprüft: Die verantwortliche Person sollte den Support kontaktieren, um die Voraussetzungen zu klären, und den bestehenden funktionierenden Service fortführen.
• Unklar, wer Bestellungen annimmt oder was in der Küche ankommt: Klären Sie zuerst die Zuständigkeiten und welche Inhalte die jeweiligen Mitarbeitenden tatsächlich erhalten. Versprechen Sie Gästen nicht allein deshalb, Bestellungen annehmen zu können, weil sich die Speisekarte öffnen lässt.
• Unklar, wo sich der Zahlungsstatus prüfen lässt: Eine befugte Person sollte erklären, wo die Prüfung erfolgt und wer bei Problemen übernimmt. Lassen Sie nicht verschiedene Mitarbeitende die Zahlung wiederholt einzuziehen versuchen.
• Nur ein Teil der Voraussetzungen ist bestätigt: Behalten Sie den bisherigen Ablauf mit Mitarbeitenden bei oder bieten Sie die Speisekarte nur in dem bestätigten Umfang an. Bestellmöglichkeiten, für die die Vorbereitung noch nicht abgeschlossen ist, sollten Sie nicht vorzeitig freischalten.

Bestimmen Sie vor dem Service jeweils eine verantwortliche Person für die Unterstützung bei der Speisenauswahl, die Bestellannahme, die Bestätigung durch die Küche und die Ausgabe. An jedem Arbeitsplatz muss klar sein, wo Bestellungen eingesehen werden und an wen sie bei einer Unterbrechung übergeben werden. Laufende Gästebestellungen dienen dem normalen Service und dürfen nicht für ungewohnte Zahlungsvorgänge, Rückerstattungen oder erneute Ausdrucke verwendet werden.

Wenn Sie den bisherigen Ablauf beibehalten, erläutern Sie vor der Schicht, welche Kanäle weiter genutzt werden, wer neu hinzukommende Anforderungen zusammenträgt und wo nach einer Unterbrechung offene Vorgänge festgehalten werden. Sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, gleichen Sie zunächst die neuesten Bestellungen, die bereits zubereiteten Speisen und die tatsächlich eingegangenen Zahlungen ab. Ergänzen Sie danach fehlende Einträge, um doppelte Erfassungen zu vermeiden. Den Wechsel von Geräten und der eingesetzten Software organisiert die Inhaberin oder der Inhaber beziehungsweise eine von ihr oder ihm autorisierte Administratorin oder ein entsprechend autorisierter Administrator aktiv. Neue Versionen stehen zur Auswahl; wann umgestellt wird, muss jedoch auch anhand der bisherigen Druck- und Zahlungsabläufe des Betriebs entschieden werden.