Μπορεί ένα παλιό tablet να χρησιμοποιηθεί ως ταμείο εστιατορίου; Έλεγχος ανά θέση εργασίας, έκδοση και συνθήκες σύνδεσης

Μπορείτε πρώτα να αξιολογήσετε το παλιό tablet, χωρίς να αγοράσετε εξαρχής ένα πλήρες σετ ειδικού εξοπλισμού. Ωστόσο, το ότι ανοίγει η σελίδα σύνδεσης δεν σημαίνει ότι μπορεί να καλύψει τις ανάγκες του ταμείου σε μια βάρδια. Καθορίστε πρώτα αν προορίζεται για τον πάγκο, για χρήση δίπλα στα τραπέζια ή για την κουζίνα και, στη συνέχεια, ελέγξτε το λειτουργικό σύστημα, τον τρόπο χρήσης του λογισμικού, τα δικαιώματα πρόσβασης, το δίκτυο και τις συνδέσεις των περιφερειακών. Αν δεν έχουν εξακριβωθεί οι προϋποθέσεις, συνεχίστε την υπάρχουσα εξυπηρέτηση· μην αφήσετε την προσέγγιση του Σαββατοκύριακου να υποκαταστήσει την αξιολόγηση της ετοιμότητας.

Επιλέξτε συσκευή ανάλογα με τη χρήση στον πάγκο, στα τραπέζια ή στην κουζίνα

Ο ιδιοκτήτης πρέπει πρώτα να ξεκαθαρίσει αν η συσκευή θα χρησιμοποιείται ως σταθερό ταμείο στον πάγκο, για υποστήριξη δίπλα στα τραπέζια ή για προβολή πληροφοριών στην κουζίνα. Αν το ίδιο tablet θα απομακρύνεται συχνά από τον πάγκο, πρέπει να εξεταστεί πώς θα αναλαμβάνει κάποιος άλλος τις πληρωμές. Αν προορίζεται και για την κουζίνα, το προσωπικό της σάλας δεν μπορεί να θεωρεί δεδομένο ότι θα το βρίσκει πάντα διαθέσιμο. Το μέγεθος της οθόνης είναι μόνο ένας από τους παράγοντες: εξετάστε επιτόπου τη θέση, την τροφοδοσία, τον διαθέσιμο χώρο για χειρισμούς και τις συγκρούσεις μεταξύ καθηκόντων.

Ο απλός πίνακας εργασιών προσωπικού σε κινητό και το POS μέσω προγράμματος περιήγησης σε tablet εξυπηρετούν διαφορετικούς τρόπους εργασίας. Ο υπεύθυνος μπορεί να καταγράψει μαζί με όσους θα χρησιμοποιούν τη συσκευή τις εργασίες της βάρδιας και να ελέγξει επί τόπου αν η οθόνη, η εισαγωγή στοιχείων και η τοποθέτησή της είναι κατάλληλες. Αν εντοπιστούν κενά στην κάλυψη των θέσεων εργασίας, αποφασίστε αν χρειάζεται ανακατανομή καθηκόντων ή αγορά εξοπλισμού. Μην κρίνετε την απόδοση της επιχείρησης από το πόσο καινούργια ή παλιά είναι η συσκευή.

Φύλλο αξιολόγησης συσκευών: καταγράψτε καθεμία ξεχωριστά

Ο υπεύθυνος μπορεί να καταγράψει σε χαρτί τις υπάρχουσες συσκευές και τις χρήσεις για τις οποίες προορίζονται, αφήνοντας κενά όσα δεν έχουν ακόμη εξακριβωθεί. Η συνδρομή δεν περιλαμβάνει εξοπλισμό, επομένως η αγορά του είναι ξεχωριστή απόφαση. Το ότι διατίθεται προαιρετικός εξοπλισμός δεν σημαίνει ότι κάθε παλιά συσκευή είναι οπωσδήποτε κατάλληλη.

• Μοντέλο και συνθήκες στον χώρο: Καταγράψτε το μοντέλο του tablet, την έκδοση του λειτουργικού συστήματος, την τροφοδοσία, την αναγνωσιμότητα της οθόνης και το σημείο όπου θα παραμένει σταθερά ή όπου θα μεταφέρεται. Ελέγξτε αν το χρειάζεται ταυτόχρονα και το προσωπικό σε άλλη θέση εργασίας.
• Τρόπος χρήσης του λογισμικού: Καταγράψτε το πρόγραμμα περιήγησης και την έκδοσή του ή την πλατφόρμα και την έκδοση της επίσημης εφαρμογής που σκοπεύετε να εγκαταστήσετε. Μην θεωρείτε ότι υπάρχει αντίστοιχη εγγενής εφαρμογή μόνο και μόνο επειδή ανοίγει μια ιστοσελίδα.
• Λογαριασμοί και συνδρομή: Ελέγξτε τα δικαιώματα που απαιτούνται για κάθε θέση εργασίας, τους όρους χρήσης τερματικών και την ενεργή συνδρομή. Καταγράψτε ποιες ενέργειες χρειάζονται ακόμη επιβεβαίωση από τον υπεύθυνο.
• Ροή εκτύπωσης: Καταγράψτε το μοντέλο του εκτυπωτή, τον τρόπο σύνδεσης, το λογισμικό αποστολής, τους κανόνες και τις ρυθμίσεις.
• Διαδικασία πληρωμών: Καταγράψτε αν η πληρωμή γίνεται επιτόπου ή αν είναι ενεργοποιημένες οι ηλεκτρονικές πληρωμές, πού ελέγχεται το αποτέλεσμά της και ποιος αναλαμβάνει τις περιπτώσεις προβλήματος. Μην αναφέρετε στους πελάτες τρόπους πληρωμής που δεν έχουν ενεργοποιηθεί.
• Κόστος και εκκρεμότητες: Ελέγξτε ξεχωριστά την αγορά συσκευών και τη συνδρομή. Ξεχωρίστε τα απαραίτητα εξαρτήματα από τον προαιρετικό εξοπλισμό και τα ζητήματα που μπορούν να αντιμετωπιστούν με ανακατανομή καθηκόντων.

Προετοιμάστε τη χρήση μέσω προγράμματος περιήγησης ή εγγενούς εφαρμογής ανάλογα με τις ανάγκες

Η σελίδα εξοπλισμού του MenuSnap περιγράφει τη χρήση POS μέσω προγράμματος περιήγησης σε συμβατά iPad και υπολογιστές, ενώ για τις εγγενείς εφαρμογές ισχύει η επίσημη έκδοση που διατίθεται στο κέντρο λήψεων. Κατά την αξιολόγηση, καθορίστε πρώτα αν θα χρησιμοποιήσετε το σύστημα μέσω προγράμματος περιήγησης ή θα εγκαταστήσετε εφαρμογή. Έπειτα ελέγξτε τη σχετική πλατφόρμα, την έκδοση και τις προϋποθέσεις σύνδεσης. Ο τρόπος χρήσης μπορεί να επηρεάζει τόσο την προετοιμασία της συσκευής όσο και το εύρος των διαθέσιμων λειτουργιών. Οργανώστε τη μετάβαση με βάση όσα έχουν επιβεβαιωθεί για το κατάστημα και μην εφαρμόζετε αυτομάτως τις προϋποθέσεις του ενός τρόπου χρήσης στον άλλο.

Αν ο ιδιοκτήτης σκοπεύει να διατηρήσει την εκτύπωση στην κουζίνα, πρέπει να ελέγξει ξεχωριστά τη συμβατή εφαρμογή ή υπηρεσία εκτύπωσης, το πακέτο συνδρομής και τις ρυθμίσεις. Μην θεωρείτε δεδομένο ότι το πρόγραμμα περιήγησης μπορεί να εκτυπώνει παραγγελίες με απευθείας σύνδεση σε οποιαδήποτε συσκευή USB. Η επιλογή μεταξύ οθόνης κουζίνας και χάρτινων δελτίων παραγγελίας εξαρτάται επίσης από τον τρόπο εργασίας της ομάδας. Το ότι υπάρχει ήδη tablet δεν σημαίνει ότι πρέπει οπωσδήποτε να αγοραστεί επιπλέον οθόνη· ούτε πρέπει, μόνο και μόνο για να αποφευχθεί η αγορά εξοπλισμού, να καταργηθούν εργαλεία που παραμένουν απαραίτητα για τη διαβίβαση των παραγγελιών μεταξύ των θέσεων εργασίας.

Ελέγξτε χωριστά τις πληρωμές και την παραλαβή των παραγγελιών στην κουζίνα, μέχρι να επιβεβαιωθεί το πραγματικό αποτέλεσμα

Αν διατηρείται ξεχωριστό τερματικό καρτών, το προσωπικό πρέπει πρώτα να επιβεβαιώσει το αποτέλεσμα στο εξωτερικό τερματικό και έπειτα να καταγράψει την πληρωμή στον αντίστοιχο λογαριασμό. Το MenuSnap δεν επαληθεύει αυτόματα τη συγκεκριμένη συναλλαγή με κάρτα που έγινε μέσω ανεξάρτητου τερματικού. Αν η σύνδεση είναι ασταθής ή το αποτέλεσμα δεν είναι σαφές, ελέγξτε την αρχική συναλλαγή αντί να χρεώσετε ξανά.

• Η παραγγελία μέσω QR code στον ιστότοπο, ο συγχρονισμός στο cloud και οι ηλεκτρονικές πληρωμές απαιτούν σύνδεση στο διαδίκτυο. Οι δυνατότητες λειτουργίας εκτός σύνδεσης της εγγενούς εφαρμογής εξαρτώνται από την επίσημη έκδοση και τις ρυθμίσεις.
• Ελέγξτε ξεχωριστά αν η κουζίνα έλαβε την παραγγελία για προετοιμασία, αν ο πελάτης παρέλαβε το φαγητό και αν εξοφλήθηκε ο λογαριασμός. Κανένα από αυτά δεν υποκαθιστά τα υπόλοιπα.

Αν η προετοιμασία δεν είναι επαρκής, αποφασίστε αν θα περιορίσετε τη χρήση ή θα αναβάλετε τη μετάβαση

• Δεν έχουν εξακριβωθεί οι απαιτήσεις συμβατότητας ή η σύνδεση του εκτυπωτή: Ο υπεύθυνος πρέπει να επικοινωνήσει με την υποστήριξη για διευκρινίσεις και να συνεχίσει τις ήδη διαθέσιμες υπηρεσίες.
• Δεν είναι σαφές ποιος αναλαμβάνει τις παραγγελίες ή πώς τις παραλαμβάνει η κουζίνα: Καθορίστε πρώτα τους ρόλους και τι ακριβώς λαμβάνει το προσωπικό. Μην υποσχεθείτε στους πελάτες ότι μπορούν να παραγγείλουν μόνο και μόνο επειδή ανοίγει το μενού.
• Δεν είναι σαφές πού ελέγχεται το αποτέλεσμα μιας πληρωμής: Εξουσιοδοτημένο άτομο πρέπει να διευκρινίσει πού γίνεται ο έλεγχος και ποιος αναλαμβάνει την υπόθεση. Μην προσπαθείτε να λύσετε το πρόβλημα αφήνοντας διαφορετικούς εργαζομένους να επαναλαμβάνουν τη χρέωση.
• Έχουν επιβεβαιωθεί μόνο ορισμένες προϋποθέσεις: Μπορείτε να διατηρήσετε την υπάρχουσα χειροκίνητη διαδικασία ή να επιτρέψετε την περιήγηση στο μενού στο επιβεβαιωμένο πλαίσιο. Μην ενεργοποιήσετε εκ των προτέρων δυνατότητες παραγγελίας για τις οποίες δεν είστε έτοιμοι.

Πριν από την έναρξη λειτουργίας, ορίστε ξεχωριστά υπευθύνους για την υποστήριξη στην επιλογή πιάτων, τη λήψη παραγγελιών, την επιβεβαίωση από την κουζίνα και την παράδοση. Κάθε θέση εργασίας πρέπει να γνωρίζει πού ελέγχει τα αιτήματα και σε ποιον τα παραδίδει αν προκύψει διακοπή. Χρησιμοποιείτε παραγγελίες πελατών κατά τη λειτουργία μόνο στο πλαίσιο της κανονικής εξυπηρέτησης· μην τις χρησιμοποιείτε για δοκιμές με άγνωστες διαδικασίες χρέωσης, επιστροφής χρημάτων ή επανεκτύπωσης.

Αν διατηρήσετε την παλιά διαδικασία, ενημερώστε την ομάδα πριν από τη βάρδια για τα κανάλια που θα συνεχίσουν να χρησιμοποιούνται, ποιος συγκεντρώνει τα νέα αιτήματα και πού καταγράφονται όσα μένουν σε εκκρεμότητα μετά από διακοπή. Όταν αποκατασταθεί η σύνδεση, αντιπαραβάλετε τις πιο πρόσφατες παραγγελίες με όσα έχουν ήδη ετοιμαστεί και με τις πληρωμές που πράγματι πραγματοποιήθηκαν. Έπειτα συμπληρώστε ό,τι λείπει, ώστε να αποφευχθεί η διπλή καταχώριση. Την αλλαγή συσκευών και λογισμικού λειτουργίας πρέπει να την οργανώσει ενεργά ο ιδιοκτήτης ή εξουσιοδοτημένος διαχειριστής. Ακόμη και όταν είναι διαθέσιμη μια νέα έκδοση, το πότε θα γίνει η μετάβαση πρέπει να αποφασιστεί με βάση τον υπάρχοντα τρόπο εκτύπωσης και είσπραξης του καταστήματος.