Kan een oude tablet dienstdoen als kassasysteem voor je restaurant? Controleer functie, versie en verbindingen

Je kunt een oude tablet eerst beoordelen; je hoeft niet meteen een complete set speciale apparatuur aan te schaffen. Maar dat de inlogpagina opent, betekent niet dat de tablet geschikt is om tijdens een dienst als kassasysteem te gebruiken. Bepaal eerst of hij bedoeld is voor de kassa, voor gebruik aan tafel of voor de keuken. Controleer daarna het besturingssysteem, de software, de toegangsrechten, de internetverbinding en de aansluitingen voor randapparatuur. Zolang niet alle voorwaarden zijn gecontroleerd, houd je de bestaande service aan. Een naderend weekend is geen reden om de voorbereiding over te slaan.

Kies apparatuur op basis van de functie aan de kassa, aan tafel of in de keuken

Bepaal eerst of de tablet bedoeld is voor een vaste kassaplek, om medewerkers aan tafel te ondersteunen of om in de keuken informatie te bekijken. Als dezelfde tablet regelmatig bij de kassa vandaan moet, bedenk dan hoe de kassamedewerker het werk overdraagt. En als je de tablet ook in de keuken wilt gebruiken, ga er dan niet van uit dat het bedieningsteam hem op elk moment kan terugpakken. Een groot genoeg scherm is maar één voorwaarde. Controleer ter plaatse ook de plaatsing, stroomvoorziening, werkruimte en mogelijke conflicten tussen functies.

Een eenvoudige werkplek voor medewerkers op een telefoon en een POS-systeem in de browser op een tablet zijn elk op hun eigen manier te gebruiken. De verantwoordelijke kan samen met de medewerkers die ermee gaan werken de handelingen tijdens een dienst op een rij zetten en ter plaatse controleren of het scherm, de invoer en de plaatsing geschikt zijn. Blijkt er een tekortkoming in de taakverdeling, beslis dan of je die aanpast of apparatuur aanschaft. Leid niet uit de leeftijd of nieuwheid van het apparaat af hoe goed de zaak zal draaien.

Apparaatchecklist: noteer elk apparaat afzonderlijk

De verantwoordelijke kan de aanwezige apparaten en het beoogde gebruik ervan op papier zetten en voorwaarden die nog niet zijn gecontroleerd openlaten. Hardware is niet inbegrepen bij het abonnement en aanschaf is een afzonderlijke beslissing. Dat hardware optioneel is, betekent niet dat elke oude tablet geschikt is.

• Model en omstandigheden ter plaatse: noteer het tabletmodel, de versie van het besturingssysteem, de stroomvoorziening, de leesbaarheid van het scherm en de vaste of mobiele plek. Controleer of de tablet niet ook nodig is voor een andere functie.
• Software: noteer de browser en versie, of het platform en de versie van de officiële app die je wilt installeren. Ga er niet van uit dat er een bijbehorende app bestaat alleen omdat een webpagina opent.
• Account en abonnement: controleer de toegangsrechten die nodig zijn voor de functie, de voorwaarden voor het gebruik van terminals en het daadwerkelijke abonnement. Noteer welke handelingen de verantwoordelijke nog moet bevestigen.
• Printerverbinding: noteer het printermodel, de verbindingsmethode, de software waarmee opdrachten worden verstuurd, de regels en de configuratie.
• Betalingsregeling: noteer of er aan de kassa wordt afgerekend of dat online betalen is ingeschakeld, waar je de transactie-uitkomst kunt controleren en wie problemen afhandelt. Bied klanten geen betaalmethode aan die nog niet is geactiveerd.
• Kosten en ontbrekende zaken: beoordeel de aanschaf van apparatuur en het abonnement afzonderlijk. Maak onderscheid tussen noodzakelijke accessoires, optionele apparatuur en problemen die je met een aangepaste taakverdeling kunt oplossen.

Bereid het gebruik van een browser of officiële app voor op basis van de gekozen werkwijze

De hardwarepagina van MenuSnap beschrijft hoe je het POS-systeem via een browser op compatibele iPads en computers gebruikt. Voor de native software zijn de officiële versies in het downloadcentrum leidend. Bepaal bij de beoordeling eerst of je het systeem via een browser wilt gebruiken of de software wilt installeren. Controleer vervolgens het bijbehorende platform, de versie en de verbindingsvoorwaarden. Afhankelijk van de gekozen werkwijze kunnen de benodigde voorbereidingen voor de apparatuur en de gebruiksmogelijkheden verschillen. Plan de overstap in je zaak op basis van gecontroleerde informatie en pas de voorwaarden voor de ene werkwijze niet zonder meer toe op de andere.

Als je de printer in de keuken wilt blijven gebruiken, controleer dan afzonderlijk welke app of printservice compatibel is en welke abonnementen en configuratie nodig zijn. Ga er niet van uit dat de browser rechtstreeks opdrachten kan afdrukken op willekeurige USB-apparaten. Kies tussen een keukenscherm en papieren bonnen op basis van de werkwijze van het team. Een bestaande tablet betekent niet dat je per se een scherm moet bijkopen, en kosten besparen is geen reden om een overdrachtsmiddel dat nog nodig is weg te laten.

Controleer afzonderlijk of betalingen zijn verwerkt en of bestellingen in de keuken zijn ontvangen

Als je een zelfstandige betaalterminal blijft gebruiken, controleert de medewerker eerst de uitkomst op die externe terminal en registreert die daarna de betaling bij de juiste rekening. MenuSnap controleert deze zelfstandige kaartbetaling niet automatisch. Is de verbinding instabiel of is de uitkomst onduidelijk, raadpleeg dan de oorspronkelijke transactie in plaats van de klant opnieuw te laten betalen.

• Bestellen via een QR-code op de webpagina, synchronisatie via de cloud en online betalingen zijn afhankelijk van een internetverbinding. Welke functies de officiële app offline ondersteunt, hangt af van de versie en configuratie.
• Controleer afzonderlijk of de keuken het verzoek om een gerecht te bereiden heeft ontvangen, of de klant het gerecht heeft gekregen en of de rekening is betaald. Het ene is geen vervanging voor de andere stappen.

Beslis bij onvoldoende voorbereiding of je de mogelijkheden beperkt of de overstap uitstelt

• Compatibiliteit of printerverbinding nog niet gecontroleerd: laat de verantwoordelijke dit met de supportafdeling uitzoeken en zet de bestaande werkende service voort.
• Onduidelijk wie bestellingen ontvangt of hoe de keuken ze binnenkrijgt: maak eerst duidelijk wie welke taak heeft en wat diegene daadwerkelijk ontvangt. Beloof klanten niet dat ze kunnen bestellen alleen omdat het menu opent.
• Onduidelijk waar je de betalingsuitkomst kunt controleren: laat een bevoegd medewerker uitleggen waar dit gebeurt en wie het verder afhandelt. Laat verschillende medewerkers het probleem niet oplossen door ieder opnieuw een betaling te proberen.
• Slechts een deel van de voorwaarden is bevestigd: je kunt de bestaande werkwijze met medewerkers voortzetten of het menu beschikbaar maken om te bekijken, als dat binnen de bevestigde mogelijkheden valt. Schakel een bestelfunctie die nog niet is voorbereid nog niet in.

Wijs vóór opening voor elk onderdeel — hulp bij het kiezen, bestellingen aannemen, bevestiging door de keuken en uitgifte — een verantwoordelijke aan. Iedereen moet weten waar die bestellingen of verzoeken kan bekijken en aan wie het werk moet worden overgedragen als er iets uitvalt. Gebruik bestellingen van klanten tijdens openingstijden alleen voor de normale service; probeer er geen onbekende handelingen mee uit voor betalingen, terugbetalingen of het opnieuw afdrukken van bonnen.

Als je de oude werkwijze aanhoudt, bespreek dan vóór de dienst welke kanalen in gebruik blijven, wie nieuwe verzoeken verzamelt en waar openstaande zaken worden genoteerd als er een onderbreking is. Vergelijk na herstel van de verbinding de nieuwste bestellingen met wat al is bereid en wat daadwerkelijk is betaald. Vul daarna ontbrekende gegevens aan om dubbele invoer te voorkomen. De eigenaar of een door diegene bevoegde beheerder moet de vervanging van apparatuur en software actief plannen. Een nieuwe versie kan beschikbaar zijn, maar het moment van overstappen hangt ook af van de bestaande printer- en betaalmethoden van de zaak.