Como alterar o menu de almoço quando termina a sua disponibilidade: distinguir entre consulta, pedido pendente e pedido aceite

Quando o serviço do menu de almoço estiver quase a terminar, confirme primeiro com a cozinha que opções ainda pode aceitar. Depois, verifique se o cliente está a consultar o menu, se enviou o pedido e este aguarda confirmação, ou se o pedido já foi aceite. Abrir o menu não reserva a refeição, e atualizar o canal do menu não anula um pedido já aceite. Ao fazer a transição entre períodos de serviço, distinga estas duas situações antes de explicar a composição do menu do dia e a sequência de serviço.

Como responder a cada uma das três situações na transição entre períodos de serviço

• Ainda está a consultar ou a escolher: confirme o que está disponível neste momento e explique se pode aceitar o pedido. Não prometa reservar opções com base na hora a que o cliente abriu a página.
• O pedido foi enviado, mas ainda aguarda confirmação: consulte o registo efetivo e confirme com a equipa responsável pela aceitação de pedidos. Não peça ao cliente que faça outro pedido em vez de verificar o que aconteceu ao primeiro.
• O pedido já foi aceite: acompanhe-o de acordo com o que foi originalmente confirmado. Se for necessária alguma alteração, confirme primeiro a disponibilidade e as regras aplicáveis ao pedido existente. Não peça ao cliente que volte a encomendar nem aplique um novo preço só porque o canal do menu foi atualizado.

A página dos planos do MenuSnap apresenta funcionalidades de horários de disponibilidade dos menus e de menus diários. É necessário verificar na subscrição quais estão disponíveis; estas funcionalidades não substituem a confirmação, pela cozinha, do que está efetivamente disponível nesse dia.

Antes da transição entre períodos de serviço, a gerência deve designar alguém para confirmar as opções ainda disponíveis. Depois, deve comunicar as alterações às pessoas responsáveis pela atualização do menu e pelo atendimento, para que o menu online, a versão em papel e as informações dadas pela equipa estejam alinhados.

Um cartão com a composição do menu diário, não apenas o nome do menu

A equipa de sala deve explicar o menú del día com base no menu confirmado para esse dia, indicando separadamente as regras de escolha da entrada, do prato principal, da bebida e dos itens de sobremesa ou café. O importante não é o número de categorias, mas sim que o cliente saiba quantas opções pode escolher em cada etapa, o que está incluído no preço e quais as substituições que precisam de ser confirmadas.

• Opções do dia: indique separadamente os pratos disponíveis no menu e as opções à carta que continuam disponíveis. Não misture as duas seleções como se seguissem as mesmas regras.
• Entrada e prato principal: registe quantas opções podem ser escolhidas em cada etapa e quais os pratos efetivamente disponíveis. A cozinha não deve acrescentar por defeito os itens que o cliente não escolheu.
• Bebida e pão: especifique o que está efetivamente incluído e o que tem custo adicional. As fotografias não devem dar a entender que todos os itens estão incluídos quando não estão.
• Sobremesa ou café: explique como funciona a escolha e registe separadamente o que já foi decidido e o que ficou para escolher no fim da refeição.
• Substituições e horário de serviço: indique as substituições possíveis, os suplementos aplicáveis e o período de disponibilidade confirmado. Se um item se esgotar, explique primeiro as alternativas e peça a concordância do cliente.

Depois de aceitar o pedido, não envie para preparação os pratos que o cliente ainda não escolheu

Depois de aceitar o pedido, envie cada etapa para a equipa de preparação correspondente, de acordo com o que foi confirmado para essa mesa. Se o cliente ainda não decidiu a sobremesa ou o café, deixe essa escolha pendente para perguntar mais tarde; não a trate como escolhida nem a prepare antecipadamente. Se for preciso confirmar a disponibilidade, designe alguém para consultar a cozinha e dar uma resposta ao cliente.

Se alguém decidir à última hora prescindir da entrada, confirme primeiro com a cozinha se esta já foi preparada. Depois, explique o que pode ser alterado e se o preço muda. A equipa de sala deve esclarecer se o cliente quer apenas prescindir desse prato ou se pretende alterar também o serviço dos pratos seguintes. Depois de obter a concordância do cliente, deve comunicar a decisão final à equipa responsável pela preparação. A relação entre o preço do menu e o número de pratos segue as regras já explicadas pelo estabelecimento, e o funcionário da caixa deve conferir a conta final com base nessas regras.

As etapas confirmadas, os itens de sobremesa ou café ainda por decidir e as substituições de última hora devem ficar associados ao pedido original. Não trate a mesa inteira como se estivesse a fazer um novo pedido só porque falta decidir um item. Ao passar o turno, indique a um colega específico quais as escolhas que ainda precisam de ser confirmadas.

Pergunte à parte sobre a hora de saída, sem alterar o que está disponível

Ao receber os clientes, a equipa de acolhimento pode perguntar se têm uma hora de saída definida e confirmar com a cozinha de serviço em que ponto está a preparação. Isso ajuda os clientes a decidir se continuam a refeição. O horário indicado pelo cliente não constitui uma promessa da cozinha. O empregado de mesa pode explicar quais os pratos que exigem mais tempo de espera, mas não deve garantir uma hora de conclusão sem informação fiável que o permita.

Se uma opção não puder ser servida a tempo do horário indicado pelo cliente, explique-o antes de este fazer o pedido. Cabe ao cliente decidir se prefere escolher outra opção, reduzir o número de etapas ou fazer outro plano. A preparação de entradas frias, pratos principais quentes e bebidas para o fim da refeição pode variar; explique cada caso com base nas condições reais desse dia.