Så ändrar du lunchmenyn när serveringen närmar sig sitt slut: skilj mellan visningar, väntande bekräftelser och accepterade beställningar

När lunchserveringen närmar sig sitt slut bör du först kontrollera med köket vilka alternativ som fortfarande går att beställa. Kontrollera sedan om gästen bara tittar i menyn, har skickat in en beställning som väntar på bekräftelse eller redan har fått beställningen accepterad. Att någon har öppnat menyn innebär inte att maten är reserverad, och en uppdatering av menykanalen gör inte att redan accepterade beställningar upphör att gälla. Håll isär de här två sakerna vid övergången och förklara sedan vad dagens meny innehåller och hur serveringen går till.

Så hanterar du de tre beställningslägena vid övergången

• Gästen tittar eller väljer fortfarande: Kontrollera först vad som går att få just nu. Förklara sedan om ni kan tillgodose önskemålet, men lova inte att hålla något åt gästen bara för att hen öppnade sidan tidigare.
• Beställningen är inskickad men väntar på bekräftelse: Kontrollera den faktiska beställningen och stäm av med den som ansvarar för att ta emot beställningar. Be inte gästen att lägga en ny beställning i stället för att ni kontrollerar den inskickade.
• Beställningen har accepterats: Följ upp den enligt det som ursprungligen bekräftades. Om något behöver ändras, kontrollera först tillgången och reglerna för den befintliga beställningen. Kräv inte att gästen beställer på nytt eller godtar ett nytt pris bara för att menykanalen har uppdaterats.

På sidan med abonnemangsplaner för MenuSnap listas funktioner för menyns serveringstider och dagens meny. Kontrollera abonnemanget för att se i vilken omfattning funktionerna är tillgängliga. Informationen ersätter inte kökets bekräftelse av vad som faktiskt finns att få den dagen.

Innan serveringen växlar bör restaurangen utse någon som kontrollerar vilka alternativ som finns kvar. Informera sedan både den som uppdaterar menyn och personalen som tar emot gäster, så att informationen i menykanalen, på pappersmenyn och från personalen stämmer överens.

Ett översiktskort för dagens meny – inte bara ett menynamn

Personalen i matsalen bör utgå från den meny som har bekräftats för dagen när de förklarar dagens meny. Beskriv separat vilka val som gäller för förrätt, huvudrätt, dryck och avslutande alternativ. Det viktiga är inte hur många kategorier ni har, utan att gästen förstår hur många val som ingår i varje steg, vad som täcks av priset och vilka byten som måste kontrolleras separat.

• Dagens utbud: Lista alternativen på dagens meny separat från de vanliga à la carte-rätterna som fortfarande går att beställa. Blanda inte ihop dem som om samma regler gällde för båda.
• Förrätt och huvudrätt: Ange hur många alternativ gästen ska välja i varje steg och vilka rätter som faktiskt finns tillgängliga. Köket får inte fylla i saknade val på eget initiativ.
• Dryck och bröd: Ange tydligt vad som faktiskt ingår och vad som kostar extra. Bilder får inte ge intrycket att även sådant som inte ingår i menypriset ingår.
• Dessert eller kaffe: Förklara hur alternativen förhåller sig till varandra och anteckna separat vad gästen redan har valt och vad hen vill bestämma efter maten.
• Byten och serveringstider: Ange möjliga byten, eventuella tillägg och vad som har bekräftats finnas tillgängligt. Om något är slut, föreslå först ett alternativ och be om gästens godkännande.

Efter att beställningen accepterats ska rätter som gästen inte har valt inte skickas till köket för tillagning i förväg

När beställningen har accepterats skickar du de rätter som bordet har bekräftat till rätt del av köket. Om gästen ännu inte har bestämt sig för dessert eller kaffe noterar du att personalen ska fråga senare; behandla det inte som ett redan gjort val och påbörja inte tillagningen i förväg. Om tillgången behöver kontrolleras, utse någon som tar reda på svaret från köket och återkommer till gästen.

Om en gäst plötsligt bestämmer sig för att hoppa över förrätten bör du först fråga köket om den redan har börjat tillagas. Förklara sedan vad som går att ändra och om priset påverkas. Personalen i matsalen behöver fråga om gästen bara vill hoppa över den rätten eller även ändra upplägget för den fortsatta serveringen. När gästen har godkänt ändringen lämnar personalen det slutliga beskedet till köket. Hantera förhållandet mellan menypriset och antalet rätter enligt de regler som restaurangen har informerat om. Kassapersonalen kontrollerar också slutnotan utifrån samma regler.

Koppla bekräftade rätter, val som återstår efter maten och tillfälliga byten till den ursprungliga beställningen. Behandla inte hela bordet som en ny beställning bara för att ett val inte är avgjort. Vid skiftbytet ska du lämna över eventuella val som fortfarande behöver följas upp till en namngiven kollega.

Fråga separat när gästen behöver gå, men det förändrar inte vad som faktiskt finns tillgängligt

Värden kan fråga när gästen behöver gå när hen sätter sig och sedan kontrollera med köket hur matlagningen ligger till. Det hjälper gästen att avgöra om hen vill fortsätta äta. Gästens önskade avresetid är inte ett löfte från köket. Servitören kan förklara vilka rätter som kräver extra väntetid, men ska inte lova en färdigtid utan tillförlitligt underlag.

Om det är tydligt att ett alternativ inte kan serveras i tid utifrån gästens planer, förklara det innan beställningen skickas in. Låt gästen avgöra om hen vill välja något annat, beställa färre rätter eller ordna det på annat sätt. Förutsättningarna för att förbereda kalla förrätter, varma huvudrätter och drycker efter maten kan skilja sig åt. Förklara därför vad som gäller för varje alternativ utifrån de faktiska förhållandena den dagen.