Sådan håndterer I, når frokostmenuen ikke længere serveres: Skeln mellem gæster, der kigger, afventer bekræftelse eller har en bekræftet bestilling

Når frokostmenuens serveringstid nærmer sig afslutningen, skal I først undersøge med køkkenet, hvilke valg der stadig kan tilbydes, og derefter afklare, om gæsten kigger, har afgivet en bestilling, der afventer bekræftelse, eller allerede har en bekræftet bestilling. At gæsten har åbnet menuen, betyder ikke, at maden er reserveret, og en opdatering af adgangen til onlinemenuen betyder ikke, at en bekræftet bestilling bortfalder. Ved overgangen skal I først holde disse forhold adskilt og derefter forklare dagens menuindhold og serveringsplan.

Når serveringen skifter: Svar ud fra de tre bestillingsstatusser

• Gæsten kigger eller er ved at vælge: Kontrollér først, hvad der kan fås nu, og forklar derefter, om gæstens ønsker kan imødekommes. Lov ikke at holde noget tilbage, fordi gæsten åbnede siden tidligere.
• Bestillingen er afgivet, men afventer bekræftelse: Se den faktiske registrering, og spørg den ansvarlige for bestillinger. Bed ikke gæsten om at bestille igen i stedet for at undersøge sagen.
• Bestillingen er bekræftet: Følg op ud fra det, der oprindeligt blev bekræftet. Hvis noget skal ændres, skal I først kontrollere, hvad der stadig kan fås, og hvilke regler der gælder for den eksisterende bestilling. Bed ikke gæsten om at bestille igen eller acceptere en ny pris, blot fordi adgangen til onlinemenuen er blevet opdateret.

På siden med abonnementsplaner hos MenuSnap er der anført funktioner til menuernes serveringstider og dagens menu. Kontrollér, i hvilket omfang abonnementet giver adgang til dem. De erstatter ikke køkkenets bekræftelse af, hvad der faktisk kan serveres den pågældende dag.

Inden serveringen skifter, bør restauranten udpege en ansvarlig, der kontrollerer, hvilke valgmuligheder der stadig er tilgængelige. Giv derefter besked om ændringerne til både dem, der vedligeholder menuen, og serveringspersonalet, så onlineindgangen, den trykte menu og personalets oplysninger stemmer overens.

Et kort over dagens menuindhold – ikke kun et menunavn

Serveringspersonalet skal bruge dagens bekræftede menu som grundlag, når de forklarer dagens menu. Angiv særskilt reglerne for valg af forret, hovedret, drikkevarer og afsluttende servering. Det afgørende er ikke, hvor mange kategorier menuen er opdelt i, men at gæsten kan se, hvor mange valg der er i hvert trin, hvad der er inkluderet i prisen, og hvilke ændringer der skal undersøges nærmere.

• Dagens udvalg: Angiv særskilt retterne på menuen og de almindelige à la carte-retter, der stadig kan bestilles. Bland ikke de to regelsæt sammen.
• Forret og hovedret: Notér, hvor mange valg gæsten kan træffe i hvert trin, og hvilke retter der faktisk kan fås. Køkkenet må ikke antage, at gæsten ønsker de retter, vedkommende ikke har valgt.
• Drikkevarer og brød: Beskriv præcist, hvad der er inkluderet, og hvad der koster ekstra. Billeder må ikke give indtryk af, at alt det viste er inkluderet.
• Dessert eller kaffe: Forklar, hvordan valget fungerer, og registrér særskilt, hvad gæsten allerede har valgt, og hvad gæsten først vil beslutte efter maden.
• Ændringer og serveringstid: Angiv mulige ændringer, eventuelle tillæg og det udvalg, der er bekræftet. Hvis noget er udsolgt, skal I først foreslå et alternativ og få gæstens accept.

Efter bestillingen: Send ikke retter, gæsten ikke har valgt, videre til tilberedning

Når bestillingen er bekræftet, skal I sende de enkelte retter videre til de relevante medarbejdere i køkkenet i overensstemmelse med de valg, gæsten har bekræftet. En dessert eller kaffe, som gæsten endnu ikke har besluttet sig for, skal blot stå som et åbent valg og må ikke tilberedes på forhånd. Hvis det er nødvendigt at undersøge, hvad der stadig kan fås, skal I udpege en ansvarlig for at spørge køkkenet og give gæsten besked.

Hvis en gæst undervejs beslutter sig for at springe forretten over, skal I først spørge køkkenet, om tilberedningen allerede er begyndt. Forklar derefter, hvad der kan ændres, og om prisen bliver påvirket. Serveringspersonalet skal afklare, om gæsten blot vil undlade denne ret, eller også ønsker at ændre den videre serveringsplan. Når gæsten har accepteret ændringen, skal den endelige beslutning gives videre til køkkenet. Håndtér forholdet mellem menuprisen og antallet af serveringer efter restaurantens oplyste regler, og lad også kassepersonalet bruge disse regler, når den endelige regning kontrolleres.

Sørg for, at bekræftede retter, uafklarede valg af dessert eller kaffe og ændringer undervejs fortsat er knyttet til den oprindelige bestilling. At ét valg mangler, betyder ikke, at hele selskabet skal behandles, som om det bestiller på ny. Ved vagtskifte skal I give en konkret kollega ansvaret for at følge op på de valg, der stadig skal afklares.

Spørg til gæstens afgangstid, men lad den ikke ændre på, hvad køkkenet kan nå

Værten kan ved ankomst spørge, om gæsten har et bestemt tidspunkt, hvor vedkommende skal gå, og derefter undersøge med køkkenet på den aktuelle vagt, hvor langt tilberedningen er. Det kan hjælpe gæsten med at vurdere, om vedkommende vil spise videre. Gæstens ønskede afgangstid må ikke blive til et løfte på køkkenets vegne. Serveringspersonalet kan fortælle, hvilke retter der kræver ekstra ventetid, men må ikke garantere et færdigtidspunkt uden et pålideligt grundlag.

Hvis det er tydeligt, at et valg ikke kan nås inden gæstens planlagte afgang, skal I forklare det, inden bestillingen afgives. Lad gæsten beslutte, om vedkommende vil vælge noget andet, bestille færre serveringer eller finde en anden løsning. Kolde forretter, varme hovedretter og drikkevarer efter maden kan kræve forskellige forberedelser og forhold i køkkenet. Forklar derfor hver del ud fra de faktiske forhold den pågældende dag.