बार के नए कर्मचारियों की शिफ्ट हैंडओवर में क्या देखें: तैयारी की पर्ची, ग्राहक का बिल और दोबारा छपी पर्ची अलग पहचानें

बार में नए कर्मचारी शिफ्ट संभालें, तो पहले पहचानें कि हाथ में मौजूद कागज़ तैयारी के लिए है, बिल की रकम जांचने के लिए या भुगतान की पुष्टि के लिए। फिर देखें कि वह किस ऑर्डर से जुड़ा है और क्या-क्या परोसना बाकी है। सिर्फ कागज़ की पर्ची देखकर तैयारी शुरू न करवाएं और छपे हुए बिल को भुगतान हो जाने का प्रमाण न मानें। शिफ्ट छोड़ने वाले कर्मचारी को केवल पर्चियों का ढेर थमाने के बजाय, अगले कर्मचारी से अगला कदम और मदद के लिए संपर्क किए जाने वाले व्यक्ति की पुष्टि करवानी चाहिए।

तीन तरह की पर्चियां और उनसे मिलने वाली जानकारी

• तैयारी की पर्ची: संबंधित कार्य-स्थान तक तैयारी का विवरण पहुंचाने के लिए होती है। जांचें कि काम स्वीकार किया गया है, तैयार हो चुका है या परोसा जाना बाकी है। यह भुगतान का प्रमाण नहीं है।
• ग्राहक का बिल: खाने-पीने की चीज़ों और मौजूदा देय रकम की जांच के लिए होता है। इसका छपना यह साबित नहीं करता कि भुगतान मिल गया है, न ही यह कि रसोई को यही विवरण मिला है।
• भुगतान का प्रमाण: इसे वास्तविक भुगतान के नतीजे और संबंधित ऑर्डर से मिलाकर जांचना चाहिए। इसकी जगह तैयारी की पर्ची या दोबारा छपा बिल इस्तेमाल न करें।

जिम्मेदार कर्मचारी नए कर्मचारी को बार काउंटर, रसोई में ऑर्डर लेने की जगह और तैयार ऑर्डर के समन्वय की जगह दिखाए। यह भी समझाए कि पेय कौन संभालता है, भोजन कौन संभालता है और सवाल होने पर किससे संपर्क करना है।

नए कर्मचारियों के लिए जिम्मेदारी कार्ड: पहले पद और उसकी सीमाएं स्पष्ट करें

• पर्चियां लेने की जगह: बार काउंटर, रसोई और तैयार ऑर्डर के समन्वय की जगह बताएं; यह भी स्पष्ट करें कि किस कार्य-स्थान पर स्क्रीन देखी जाती है और किस पर कागज़ की पर्चियां ली जाती हैं।
• किए जा सकने वाले काम: जिम्मेदार कर्मचारी बताए कि कर्मचारी कौन-से अनुरोध संभाल सकता है, और उसके लिए व्यक्तिगत खाता तथा उपयुक्त अनुमतियां निर्धारित करे। खाने की चीज़ बदलना, रिफंड देना और डिवाइस की सेटिंग बदलना अधिकृत सहकर्मी को सौंपें; साझा खाते का इस्तेमाल न करें।
• अधूरे काम: टेबल और मूल ऑर्डर के अनुसार पेय तैयार होने की प्रतीक्षा, गर्म भोजन, तैयार होकर उठाए जाने की प्रतीक्षा और जवाब की प्रतीक्षा कर रहे काम अलग-अलग दर्ज करें। वास्तविक स्थिति भी लिखें।
• मदद के लिए संपर्क: इस समय जिम्मेदार पद, संबंधित व्यक्ति की जगह और उनके अनुपस्थित होने पर उनकी जगह लेने वाले व्यक्ति का नाम दें। केवल यह न लिखें कि कोई समस्या हो तो किसी से पूछ लें।
• हैंडओवर की पुष्टि: नए कर्मचारी से कहलवाएं कि पहले किसे ढूंढना है, किस टेबल पर क्या भेजना है और किस बात की जांच बाकी है। शिफ्ट छोड़ने वाला कर्मचारी वहीं उसकी गलती सुधार दे।

नए कर्मचारी को पहले वही काम सौंपें जिन्हें वह पहले से संभालना जानता हो। जिम्मेदार कर्मचारी उसकी वास्तविक क्षमता के अनुसार धीरे-धीरे और जिम्मेदारियां दे। जब तक कर्मचारी भुगतान लेने या असामान्य स्थितियां संभालने में प्रशिक्षित न हो, यह काम अधिकृत सहकर्मी ही करे। व्यस्त समय में नए कर्मचारी को खुद से तरीके आजमाने के लिए न छोड़ें।

MenuSnap की रसोई मार्गदर्शिका में KDS और कागज़ की पर्चियों का अलग-अलग परिचय दिया गया है। दोनों का साथ में उपयोग करने पर वे एक ही काम को अलग-अलग रूप में दिखाते हैं; दोनों के आधार पर काम दो बार न करें। इनके उपयोग की सीमा प्लान, संगत डिवाइस और वास्तविक कॉन्फ़िगरेशन पर निर्भर करती है। हैंडओवर के समय, अपने रेस्तरां की व्यवस्था के अनुसार बताएं कि हर कार्य-स्थान को कौन-सी जानकारी मिलती है।

एक ही ऑर्डर में पेय और गर्म भोजन होने पर बार काउंटर और रसोई का काम अलग-अलग समय पर पूरा हो सकता है। फ्रंट-ऑफ-हाउस कर्मचारियों को पता होना चाहिए कि ऑर्डर अलग-अलग हिस्सों में परोसा जाएगा या नहीं। बार काउंटर का काम पूरा होने का मतलब यह नहीं कि पूरे ऑर्डर का काम खत्म हो गया है। इसी तरह, रसोई की कागज़ी पर्ची पर पेय न देखकर यह न मानें कि पेय ऑर्डर में दर्ज नहीं हुआ और नया ऑर्डर न भेजें। ऐसा सवाल हो तो नए कर्मचारी को पहले मौजूदा जिम्मेदारियों की जांच करनी चाहिए और समन्वय का जिम्मा संभालने वाले कर्मचारी से वास्तविक स्थिति पूछनी चाहिए।

कागज़ की पर्ची न मिले तो पहले इन स्थितियों की जांच करें

• पर्ची उठा ली गई है या कार्य-स्थान पर तैयारी शुरू हो चुकी है: मूल काम के आधार पर पता करें कि वह कहां तक पहुंचा है और क्या परोसना बाकी है। उसे नया काम बताकर दोबारा न भेजें।
• अगर पर्ची दोबारा छापना वाकई ज़रूरी हो: पहले संबंधित कार्य-स्थान के जिम्मेदार कर्मचारी से मूल ऑर्डर और तैयारी की प्रगति का मिलान करें, फिर बताएं कि पर्ची दोबारा किस उद्देश्य से छापी जा रही है। दूसरी पर्ची मिलने का मतलब यह नहीं कि उसी चीज़ को दोबारा तैयार किया जाए।
• प्रिंटिंग में गड़बड़ी हो सकती है: जिम्मेदार कर्मचारी को पर्ची का प्रकार, नियम, टेम्पलेट, प्रिंटर, संचालन का तरीका, ऑनलाइन एक्ज़ीक्यूटर और कार्य की स्थिति जांचने तथा सहायता टीम से संपर्क करने की जिम्मेदारी दें। बिना अनुमति सेटिंग न बदलें।

सेवा के दौरान समस्या का पता लगाने के लिए ग्राहकों के ऑर्डर बार-बार न छापें। एक जगह जानकारी दिखने का यह मतलब नहीं कि दूसरी जगह के कर्मचारी को भी वह मिल गई है। मूल ऑर्डर का पता लगाकर देखें कि जानकारी कहां पहुंचनी बंद हुई।

हैंडओवर में अधूरे काम सौंपें, दोहराया हुआ काम नहीं

शिफ्ट छोड़ने वाला और उसकी जगह लेने वाला कर्मचारी मौजूदा ऑर्डर देखकर एक-एक करके बताएं कि क्या तैयार हो रहा है और क्या पहले ही परोसा जा चुका है। कागज़ की पर्ची की जगह बदलने का मतलब केवल यह हो सकता है कि कार्य-स्थान साफ किया गया है; इससे यह साबित नहीं होता कि ग्राहक को खाना मिल गया। रेस्तरां एक संक्षिप्त हैंडओवर पर्ची रख सकते हैं, जिसमें आगे की कार्रवाई की ज़रूरत वाले काम और उनके जिम्मेदार व्यक्ति साथ दर्ज हों। इससे नए कर्मचारी को ऐसे काम मिलेंगे जिन्हें वह आगे संभाल सके।

हो सकता है कि ग्राहक पहले नए कर्मचारी से एक दौर के पेय मंगवाए और फिर किसी दूसरे कर्मचारी से एक अतिरिक्त व्यंजन मंगाए। अनुरोध संभालने वाले हर कर्मचारी को यह पुष्टि करनी चाहिए कि किसी सहकर्मी ने उसे पहले ही संभाल तो नहीं लिया है, फिर उसे सही कार्य-स्थान तक पहुंचाना चाहिए। पूरी पुरानी बिल-पर्ची रसोई को दोबारा न दें और यह न कहें कि वे खुद उसमें से नए आइटम ढूंढ लें। जो आइटम पहले से तैयार किए जा रहे हैं, उन्हें शिफ्ट बदलने के कारण नए काम के रूप में दोबारा कतार में न लगाएं।

अनुभवी कर्मचारी सामान लेने के लिए पीछे जाने से पहले स्पष्ट करें कि इस दौरान नए कर्मचारी के सवाल कौन संभालेगा। जिन कामों पर अभी नजर रखनी है, वे भी उस कर्मचारी को सौंपें जो उनकी जगह लेगा। नोट अस्पष्ट हो तो नया कर्मचारी ग्राहक को बता सकता है कि वह जानकारी की पुष्टि कर रहा है, फिर संबंधित कार्य-स्थान से स्थिति पूछे। शिफ्ट बनाते समय काम संभालने और मदद मांगने के लिए समय रखें। खासकर जब बार काउंटर और रसोई दोनों व्यस्त हों, तो नए कर्मचारी को अकेले तैयारी के समय या रिफंड का वादा करने के बजाय पहले सवाल पूछकर बात स्पष्ट करने का मौका दें।

नेटवर्क या रसोई की स्क्रीन में समस्या होने पर जिम्मेदार कर्मचारी पहले जांचे कि कौन-से काम स्वीकार किए जा चुके हैं, फिर अधूरे व्यंजनों का हैंडओवर मौजूदा प्रक्रिया के अनुसार करे। वेब पर QR कोड स्कैन करके ऑर्डर देना, क्लाउड सिंक्रनाइज़ेशन और ऑनलाइन भुगतान नेटवर्क पर निर्भर करते हैं। नेटिव क्लाइंट के ऑफलाइन इस्तेमाल की सीमा आधिकारिक संस्करण और कॉन्फ़िगरेशन पर निर्भर करती है। सेवा बहाल होने पर वास्तविक तैयारी, ऑर्डर और भुगतान का मिलान करें और पता लगाएं कि मौखिक रूप से कौन-से काम सौंपे गए थे। नए कर्मचारी को अनिश्चित बातों की जानकारी तय किए गए सहकर्मी को देनी चाहिए; तकनीकी समस्या पर जिम्मेदार कर्मचारी सहायता टीम से संपर्क करे।