Què cal revisar en el relleu de torn d’un bar: distingir les comandes de preparació, els comptes dels clients i les impressions duplicades

En el relleu de torn, el personal nou d’un bar ha d’identificar primer si el paper que té al davant serveix per preparar una comanda, comprovar-ne l’import o confirmar un pagament. Després, ha de consultar a quina comanda correspon i què queda per servir. No s’ha d’ordenar una preparació només perquè es veu un tiquet en paper, ni s’ha de donar per pagat un compte pel fet d’haver-lo imprès. Qui acaba el torn ha de comprovar que la persona que el relleva sap quin pas ha de fer a continuació i a qui pot demanar ajuda, en lloc de limitar-se a lliurar-li un munt de papers.

Tres tipus de tiquet i què indica cadascun

• Comanda de preparació: transmet les indicacions de preparació al lloc de treball corresponent. Cal comprovar si ja s’ha rebut, preparat o si encara s’ha de servir; no és un justificant de pagament.
• Compte del client: serveix per comprovar els articles i l’import que cal pagar en aquell moment. Que s’hagi imprès no vol dir que s’hagi cobrat, ni demostra que la cuina hagi rebut les mateixes indicacions.
• Justificant de pagament: cal comprovar-lo amb el pagament efectivament rebut i la comanda corresponent. No es pot substituir per una comanda de preparació ni per un compte reimprès.

La persona responsable ha d’ensenyar a la persona que agafa el torn on es reben les comandes a la barra i a la cuina, i on es fa el seguiment de les entregues. També ha d’explicar qui s’encarrega de les begudes, qui dels plats i a qui s’han d’adreçar els dubtes.

Fitxa de funcions per al personal nou: definiu el lloc i els límits

• Punts de recepció: indiqueu on són la barra, la cuina i el punt de seguiment de les entregues, així com quin lloc de treball consulta la pantalla i quin rep els tiquets en paper.
• Accions autoritzades: la persona responsable ha d’explicar quines peticions pot gestionar cadascú, i configurar el compte personal amb els permisos corresponents. Els canvis de plats, els reemborsaments i la configuració dels dispositius s’han de deixar a càrrec d’un company autoritzat; no s’han de compartir comptes.
• Tasques pendents: distingiu, per taula i comanda original, les begudes pendents de preparar, els plats calents, els articles preparats que encara no s’han recollit i les peticions que esperen resposta. Anoteu l’estat real de cada tasca.
• Persona de contacte: indiqueu quin lloc de treball se n’encarrega, on es troba i qui el cobreix quan la persona responsable no hi és. No n’hi ha prou amb escriure «demaneu ajuda si hi ha cap problema».
• Confirmació del relleu: demaneu a qui agafa el torn que digui a qui consultarà primer, a quina taula portarà cada comanda i què ha de comprovar encara. Qui acaba el torn ha de corregir qualsevol malentès en persona.

El personal nou ha de començar assumint les tasques que ja sap fer; la persona responsable pot ampliar-ne les funcions gradualment, en funció de la seva capacitat real. Si encara no sap gestionar cobraments o incidències, se n’ha de continuar encarregant un company autoritzat: no s’ha de deixar que improvisi enmig de l’enrenou.

La guia de cuina de MenuSnap explica per separat el KDS i els tiquets en paper. Si s’utilitzen alhora, són dues maneres de mostrar la mateixa feina, no dues tasques que s’hagin de fer dues vegades. L’ús disponible depèn del pla, dels dispositius compatibles i de la configuració efectiva. Durant el relleu, expliqueu quina part de la informació rep cada lloc de treball segons l’organització del local.

Quan una comanda inclou begudes i plats calents, és possible que la barra i la cuina acabin la seva part en moments diferents. El personal de sala ha de saber si se servirà per tandes: que la barra hagi acabat no vol dir que tota la comanda estigui enllestida. Tampoc no s’ha de concloure que s’ha omès una beguda perquè no apareix al tiquet de cuina, ni tornar-la a enviar per aquest motiu. Si hi ha dubtes, el personal nou ha de consultar primer el repartiment de tasques vigent i demanar al lloc de treball encarregat del seguiment que n’aclareixi l’estat real.

No trobeu el tiquet en paper? Comproveu primer aquestes situacions

• Ja s’han endut el tiquet o el lloc de treball ja ha començat a preparar la comanda: seguiu la tasca original per comprovar on és i què queda per servir; no la torneu a enviar com si fos una comanda nova.
• Cal reimprimir-lo: abans, confirmeu amb el lloc de treball responsable quina és la comanda original i en quin punt es troba; després, expliqueu per què cal la còpia. Rebre un segon tiquet no vol dir que s’hagi de preparar una segona comanda.
• Pot ser una avaria d’impressió: demaneu a la persona responsable que comprovi el tipus de tiquet, les regles, la plantilla, la impressora, el mode d’execució, l’executor en línia i l’estat de la tasca, i que es posi en contacte amb el servei d’assistència. No canvieu la configuració pel vostre compte.

Durant el servei, no imprimiu repetidament les comandes dels clients per intentar diagnosticar una avaria. Que la informació aparegui en un lloc de treball no vol dir que l’hagi rebuda un altre; seguiu la comanda original per trobar on s’ha interromput la transmissió.

En el relleu, passeu les tasques pendents, no dupliqueu la feina

Qui acaba el torn i qui el comença han de consultar primer les comandes vigents i explicar, una per una, quins articles s’estan preparant i quins ja s’han servit. Que un tiquet en paper s’hagi canviat de lloc pot voler dir simplement que s’ha endreçat el lloc de treball; per si sol, no demostra que el client hagi rebut el menjar. El local pot preparar un breu full de relleu amb les tasques pendents i les persones responsables, perquè el personal nou pugui continuar-les.

Un client pot demanar al personal nou una altra ronda de begudes i, tot seguit, demanar a un altre empleat que afegeixi un plat. Tothom qui atén la petició ha de comprovar si algun company ja se n’ha encarregat i, després, fer-la arribar al lloc de treball corresponent. No s’ha de tornar a passar tot el compte antic a la cuina perquè busqui pel seu compte què s’hi ha afegit; tampoc no s’ha de convertir en una tasca nova un article que ja s’està preparant pel fet que hi hagi hagut un relleu de torn.

Abans d’anar al magatzem a buscar mercaderia, el personal amb experiència ha d’indicar clarament qui atendrà els dubtes del personal nou durant la seva absència i traspassar a qui el cobreixi les tasques que encara s’estan seguint. Si el personal nou no entén una observació, pot dir al client que ho està comprovant i consultar l’estat amb el lloc de treball responsable. En fer els horaris, reserveu temps perquè qui acaba el torn pugui fer el relleu i el personal nou pugui demanar ajuda. Això és especialment important quan la barra i la cuina estan enfeinades alhora: el personal nou ha de poder aclarir els dubtes abans d’actuar, en lloc de prometre pel seu compte quan estarà llest un plat o si es farà un reemborsament.

Si hi ha problemes de xarxa o amb la pantalla de cuina, la persona responsable ha de comprovar primer quines tasques ja s’han rebut i, després, fer el traspàs dels plats pendents segons el procediment habitual. Les comandes web fetes escanejant un codi QR, la sincronització al núvol i els pagaments en línia depenen de la xarxa. Les funcions disponibles fora de línia del client natiu depenen de la versió oficial i de la configuració. Quan es restableixi el funcionament, compareu l’estat real de la preparació amb les comandes i els pagaments, i comproveu què s’havia acordat verbalment. El personal nou només ha d’informar el company designat de les qüestions que no tingui clares; de les avaries tècniques se n’encarrega la persona responsable, que es posa en contacte amb el servei d’assistència.