Schichtübergabe für neue Barkräfte: Produktionsbons, Gästerechnungen und Nachdrucke richtig unterscheiden

Bei der Schichtübergabe sollten neue Barkräfte zuerst erkennen, ob ein Papierbeleg zur Zubereitung, zur Prüfung des Rechnungsbetrags oder als Zahlungsnachweis dient. Dann prüfen sie, zu welcher Bestellung er gehört und was noch nicht ausgegeben wurde. Ein Bon darf nicht automatisch einen Zubereitungsauftrag auslösen, und eine gedruckte Rechnung ist kein Beleg dafür, dass bereits bezahlt wurde. Wer die Schicht verlässt, muss die übernehmende Person den nächsten Schritt und die zuständige Ansprechperson benennen lassen, statt lediglich einen Stapel Papier zu übergeben.

Drei Arten von Belegen und was sie jeweils aussagen

• Produktionsbon: Übermittelt die Zubereitungsangaben an den zuständigen Arbeitsbereich. Es ist zu prüfen, ob der Auftrag angenommen oder bereits zubereitet wurde und ob die Speisen oder Getränke noch ausgegeben werden müssen. Der Bon ist kein Zahlungsnachweis.
• Gästerechnung: Dient dazu, die bestellten Speisen und Getränke sowie den aktuell fälligen Betrag zu prüfen. Der Ausdruck bedeutet weder, dass die Rechnung bezahlt wurde, noch belegt er, dass die Küche dieselben Angaben erhalten hat.
• Zahlungsbeleg: Muss mit dem tatsächlichen Zahlungsergebnis und der zugehörigen Bestellung abgeglichen werden. Ein Produktionsbon oder ein neu gedruckter Rechnungsbeleg ist kein Ersatz dafür.

Die verantwortliche Person zeigt der übernehmenden Person die Bereiche an der Bar, die Bestellannahme in der Küche und den Ort für die Übersicht über die Ausgabe. Sie erklärt, wer Getränke und wer Speisen bearbeitet und an wen man sich bei Fragen wendet.

Zuständigkeitskarte für neue Mitarbeitende: Aufgaben und Grenzen festhalten

• Annahmestellen: Festhalten, wo sich Bar, Küche und Ausgabestelle befinden, an welchem Arbeitsplatz Bestellungen auf einem Bildschirm verfolgt werden und wo Papierbons eingehen.
• Erlaubte Handlungen: Die verantwortliche Person erklärt, welche Anliegen die betreffende Person annehmen darf, und richtet ein persönliches Konto mit den passenden Berechtigungen ein. Änderungen an Speisen, Rückerstattungen und Geräteeinstellungen überlässt sie autorisierten Kolleginnen und Kollegen; gemeinsam genutzte Konten werden nicht ausgeliehen.
• Offene Aufgaben: Noch zuzubereitende Getränke, warme Speisen, bereits zubereitete und noch abzuholende Bestellungen sowie ausstehende Rückmeldungen nach Tisch und ursprünglicher Bestellung unterscheiden. Den tatsächlichen Bearbeitungsstand vermerken.
• Ansprechpersonen: Die aktuell zuständige Funktion, den jeweiligen Standort und eine Vertretung für Abwesenheitszeiten aufführen. „Bei Problemen jemanden fragen“ reicht nicht aus.
• Übergabe wiederholen lassen: Die übernehmende Person soll sagen, wen sie zuerst anspricht, an welchen Tisch sie etwas bringt und was noch zu prüfen ist. Die ausscheidende Person korrigiert sie bei Bedarf direkt.

Neue Mitarbeitende übernehmen zunächst Aufgaben, die sie bereits beherrschen. Die verantwortliche Person erweitert ihre Zuständigkeiten entsprechend ihren tatsächlichen Fähigkeiten schrittweise. Solange sie das Kassieren oder den Umgang mit Sonderfällen noch nicht beherrschen, bleiben diese Aufgaben bei autorisierten Kolleginnen und Kollegen. Neue Mitarbeitende sollen sich diese Abläufe nicht erst im laufenden Hochbetrieb selbst erschließen müssen.

Die Küchenanleitung von MenuSnap stellt KDS und Papierbons getrennt vor. Werden beide parallel genutzt, zeigen sie dieselbe Arbeit auf unterschiedliche Weise an; der Auftrag wird nicht zweimal ausgeführt. Die Nutzung muss zum gebuchten Tarif, zu kompatiblen Geräten und zur tatsächlichen Konfiguration passen. Bei der Übergabe ist gemäß den Abläufen des Betriebs zu erklären, welcher Arbeitsbereich welche Angaben erhält.

Enthält eine Bestellung Getränke und warme Speisen, können Bar und Küche ihre jeweiligen Aufgaben zu unterschiedlichen Zeitpunkten abschließen. Das Servicepersonal muss wissen, ob die Bestellung in mehreren Etappen ausgegeben wird. Dass die Bar fertig ist, bedeutet nicht, dass die gesamte Bestellung abgeschlossen ist. Ebenso darf ein fehlender Getränkeeintrag auf dem Küchenbon nicht als Zeichen dafür gelten, dass die Getränke nicht erfasst wurden und erneut bestellt werden müssen. Bei Unklarheiten prüfen neue Mitarbeitende zuerst die aktuelle Aufgabenverteilung; die für die Übersicht zuständige Person erläutert den tatsächlichen Stand.

Papierbon nicht auffindbar? Zuerst den Status prüfen

• Der Bon wurde bereits abgeholt oder der Arbeitsbereich hat mit der Zubereitung begonnen: Den Weg des ursprünglichen Auftrags und die noch nicht ausgegebenen Speisen oder Getränke nachvollziehen. Nicht als neuen Auftrag erneut übermitteln.
• Ein Nachdruck ist wirklich erforderlich: Zuerst mit dem zuständigen Arbeitsbereich die ursprüngliche Bestellung und ihren Bearbeitungsstand abgleichen, dann den Grund für den Nachdruck nennen. Ein zweiter Papierbon bedeutet nicht, dass eine zweite Portion zubereitet werden soll.
• Möglicherweise liegt ein Druckerproblem vor: Die verantwortliche Person prüft Belegtyp, Regeln, Vorlage, Drucker, Betriebsmodus, Online-Ausführungsdienst und Aufgabenstatus. Sie wendet sich an den Support und ändert die Konfiguration nicht eigenmächtig.

Während des Betriebs sollten Gästebestellungen nicht wiederholt ausgedruckt werden, um einen Fehler zu suchen. Dass Angaben an einem Ort vorliegen, bedeutet nicht, dass ein anderer Arbeitsbereich sie erhalten hat. Stattdessen ist anhand des ursprünglichen Auftrags nach der Unterbrechung in der Übermittlung zu suchen.

Bei der Schichtübergabe werden offene Aufgaben übernommen, nicht doppelt ausgeführt

Die ausscheidende und die übernehmende Person gleichen zunächst die aktuellen Bestellungen ab und gehen einzeln durch, was gerade zubereitet wird und was bereits ausgegeben wurde. Dass ein Papierbon seinen Platz wechselt, kann lediglich bedeuten, dass der Arbeitsbereich aufgeräumt wurde; allein daraus lässt sich nicht schließen, dass der Gast die Speisen oder Getränke erhalten hat. Der Betrieb kann ein kurzes Übergabeblatt vorbereiten, auf dem offene Punkte und zuständige Personen gemeinsam aufgeführt sind. So übernehmen neue Mitarbeitende Aufgaben, an denen sie tatsächlich weiterarbeiten können.

Ein Gast bittet möglicherweise zuerst eine neue Bar-Kraft um eine weitere Runde Getränke und anschließend eine andere Servicekraft um ein zusätzliches Gericht. Jede beteiligte Person sollte prüfen, ob eine Kollegin oder ein Kollege den Wunsch bereits bearbeitet hat, und ihn dann an den richtigen Arbeitsbereich weitergeben. Die gesamte alte Rechnung darf nicht erneut an die Küche gereicht werden, damit diese selbst nach den Ergänzungen sucht. Bereits laufende Aufgaben dürfen durch die Schichtübergabe ebenfalls nicht als neue Aufträge nochmals ausgelöst werden.

Bevor erfahrene Mitarbeitende ins Lager gehen, um Ware zu holen, sollten sie klar benennen, wer in dieser Zeit Fragen neuer Mitarbeitender entgegennimmt, und laufende Aufgaben an die Vertretung übergeben. Bei unklaren Notizen können neue Mitarbeitende dem Gast sagen, dass sie die Angaben gerade prüfen, und sich anschließend beim zuständigen Arbeitsbereich nach dem Stand erkundigen. Bei der Dienstplanung sollte genug Zeit für die Übernahme und Rückfragen bleiben. Gerade wenn Bar und Küche gleichzeitig stark ausgelastet sind, brauchen neue Mitarbeitende Gelegenheit, Unklarheiten zu beseitigen, bevor sie handeln, statt allein Versprechen zu Zubereitungszeiten oder Rückerstattungen abzugeben.

Bei Netzwerkproblemen oder Störungen am Küchenbildschirm prüft die verantwortliche Person zuerst die bereits angenommenen Aufgaben. Anschließend werden noch offene Speisen und Getränke nach dem bestehenden Verfahren übergeben. Webbasierte QR-Code-Bestellungen, die Cloud-Synchronisierung und Onlinezahlungen sind auf eine Netzwerkverbindung angewiesen. Der Offline-Umfang des nativen Clients richtet sich nach der offiziellen Version und der Konfiguration. Nach Wiederherstellung der Verbindung sind die tatsächliche Zubereitung, die Bestellungen und die Zahlungen miteinander abzugleichen; auch mündlich vereinbarte Aufträge müssen geklärt werden. Neue Mitarbeitende melden unklare Punkte einfach der dafür bestimmten Person. Für technische Störungen ist die verantwortliche Person zuständig und wendet sich an den Support.