สิ่งที่พนักงานใหม่ในบาร์ควรตรวจสอบตอนรับกะ: แยกใบสั่งทำ บิลลูกค้า และใบพิมพ์ซ้ำ

ตอนรับกะในบาร์ พนักงานใหม่ควรแยกให้ออกก่อนว่าเอกสารที่ถืออยู่ใช้สำหรับเตรียมอาหารและเครื่องดื่ม ตรวจสอบค่าใช้จ่าย หรือยืนยันการรับชำระเงิน จากนั้นตรวจดูว่าเอกสารนั้นตรงกับออร์เดอร์ใดและยังมีอะไรที่ไม่ได้ส่งมอบ อย่าเห็นใบสั่งกระดาษแล้วสั่งให้ทำทันที และอย่าคิดว่าบิลที่พิมพ์ออกมาแปลว่าลูกค้าชำระเงินแล้ว พนักงานที่กำลังออกจากกะต้องให้ผู้รับช่วงอธิบายให้ชัดว่าต้องทำอะไรต่อและควรขอความช่วยเหลือจากใคร ไม่ใช่แค่ส่งกองเอกสารให้

เอกสารสามประเภท บอกอะไรได้บ้าง

• ใบสั่งทำ: ใช้ส่งรายละเอียดอาหารและเครื่องดื่มที่ต้องเตรียมไปยังจุดปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้อง ต้องตรวจสอบว่ารับงานแล้ว ทำแล้ว หรือยังรอส่งมอบ และใช้เป็นหลักฐานการรับชำระเงินไม่ได้
• บิลลูกค้า: ใช้ตรวจสอบรายการอาหารและยอดที่ต้องชำระในขณะนั้น การพิมพ์บิลไม่ได้แปลว่าได้รับชำระเงินแล้ว และไม่ได้ยืนยันว่าครัวได้รับรายละเอียดเดียวกัน
• หลักฐานการชำระเงิน: ควรตรวจสอบเทียบกับผลการชำระเงินจริงและออร์เดอร์ที่เกี่ยวข้อง ห้ามใช้ใบสั่งทำหรือบิลที่พิมพ์ใหม่แทน

ให้ผู้รับผิดชอบพาพนักงานที่รับช่วงดูตำแหน่งรับออร์เดอร์ของบาร์และครัว รวมถึงจุดสรุปรายการส่งมอบ พร้อมอธิบายว่าใครดูแลเครื่องดื่ม ใครดูแลอาหาร และควรสอบถามใครเมื่อมีข้อสงสัย

บัตรหน้าที่สำหรับพนักงานใหม่: ระบุตำแหน่งและขอบเขตงานให้ชัดเจน

• จุดรับงาน: ระบุให้ชัดว่าบาร์ ครัว และจุดสรุปรายการส่งมอบอยู่ที่ใด สถานีใดตรวจดูหน้าจอ และสถานีใดรับใบสั่งกระดาษ
• สิ่งที่ทำได้: ให้ผู้รับผิดชอบอธิบายว่าพนักงานรับผิดชอบงานใดได้บ้าง และกำหนดบัญชีผู้ใช้กับสิทธิ์ที่เหมาะสม การเปลี่ยนเมนู คืนเงิน และตั้งค่าอุปกรณ์ให้ส่งต่อแก่เพื่อนร่วมงานที่ได้รับอนุญาต ห้ามใช้บัญชีร่วมกัน
• งานที่ยังไม่เสร็จ: แยกเครื่องดื่มที่รอทำ อาหารร้อนที่รอทำ รายการที่ทำเสร็จแล้วแต่ยังไม่มีผู้มารับ และรายการที่รอคำตอบตามโต๊ะและออร์เดอร์ต้นฉบับ พร้อมระบุความคืบหน้าตามจริง
• ผู้ที่ควรขอความช่วยเหลือ: ระบุตำแหน่งผู้รับผิดชอบในขณะนั้น สถานที่ประจำงาน และผู้ที่จะรับช่วงแทนเมื่อคนนั้นไม่อยู่ อย่าเขียนเพียงว่าให้ไปถามใครสักคนหากมีปัญหา
• ทวนความเข้าใจตอนรับกะ: ให้ผู้รับช่วงบอกว่าต้องติดต่อใครก่อน ต้องนำอาหารหรือเครื่องดื่มไปส่งที่โต๊ะใด และยังต้องตรวจสอบอะไรบ้าง โดยให้ผู้ที่กำลังออกจากกะแก้ไขความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนต่อหน้า

ให้พนักงานใหม่รับช่วงเฉพาะงานที่ทำเป็นแล้วก่อน จากนั้นผู้รับผิดชอบจึงค่อยเพิ่มหน้าที่ตามความสามารถจริง หากยังไม่ชำนาญเรื่องรับชำระเงินหรือจัดการเหตุผิดปกติ ให้เพื่อนร่วมงานที่ได้รับอนุญาตรับผิดชอบต่อไป อย่าปล่อยให้พนักงานใหม่ลองทำเองในช่วงที่งานเร่ง

คู่มือครัวของ MenuSnap อธิบาย KDS และใบสั่งกระดาษแยกกัน หากใช้ทั้งสองอย่างร่วมกัน ก็เป็นการแสดงงานเดียวกันคนละรูปแบบ ไม่ใช่งานที่ต้องทำซ้ำ ขอบเขตการใช้งานที่เกี่ยวข้องต้องเป็นไปตามแพ็กเกจ อุปกรณ์ที่รองรับ และการตั้งค่าจริง ตอนส่งมอบกะให้ชี้แจงตามการจัดงานของร้านว่าแต่ละสถานีรับข้อมูลส่วนใด

เมื่อออร์เดอร์เดียวมีทั้งเครื่องดื่มและอาหารร้อน บาร์กับครัวอาจทำเสร็จคนละเวลา พนักงานบริการหน้าร้านควรรู้ว่าจะแบ่งส่งมอบหรือไม่ และอย่าเข้าใจว่าบาร์ทำเสร็จแล้วหมายถึงออร์เดอร์ทั้งหมดเสร็จแล้ว นอกจากนี้ อย่าเห็นว่าใบสั่งกระดาษของครัวไม่มีเครื่องดื่มแล้วสรุปว่าลืมบันทึกเครื่องดื่มและส่งใบสั่งเพิ่ม หากสงสัย ให้พนักงานใหม่ตรวจสอบการแบ่งหน้าที่ปัจจุบันก่อน แล้วให้ผู้รับผิดชอบสรุปรายการแจ้งสถานะจริง

หาใบสั่งกระดาษไม่พบ ควรตรวจสอบกรณีใดก่อน

• มีคนหยิบใบสั่งไปแล้วหรือสถานีเริ่มทำงานแล้ว: ตรวจสอบเส้นทางของงานต้นฉบับและรายการที่ยังไม่ได้ส่งมอบ อย่าส่งงานนั้นเข้าไปใหม่เสมือนเป็นรายการเพิ่ม
• จำเป็นต้องพิมพ์ซ้ำจริง: ตรวจสอบออร์เดอร์ต้นฉบับและความคืบหน้ากับสถานีที่รับผิดชอบก่อน แล้วจึงระบุเหตุผลที่พิมพ์ซ้ำ การได้รับกระดาษใบที่สองไม่ได้หมายความว่าต้องทำเพิ่มอีกชุด
• อาจเกิดปัญหาการพิมพ์: ให้ผู้รับผิดชอบตรวจสอบประเภทเอกสาร กฎ เทมเพลต เครื่องพิมพ์ วิธีการทำงาน ตัวเรียกใช้งานออนไลน์ และสถานะงาน แล้วติดต่อฝ่ายสนับสนุน อย่าเปลี่ยนการตั้งค่าเอง

ระหว่างให้บริการ อย่าพิมพ์ออร์เดอร์ลูกค้าซ้ำไปมาเพื่อหาสาเหตุของปัญหา การที่ข้อมูลปรากฏที่จุดหนึ่งไม่ได้แปลว่าสถานีอื่นได้รับแล้ว ให้ตรวจสอบออร์เดอร์ต้นฉบับเพื่อหาจุดที่การส่งต่องานขาดช่วง

การส่งมอบกะคือการรับช่วงงานที่ยังไม่เสร็จ ไม่ใช่การทำงานซ้ำ

ผู้ที่กำลังออกจากกะและผู้รับช่วงควรตรวจสอบออร์เดอร์ปัจจุบันร่วมกัน พร้อมแจ้งทีละรายการว่ากำลังเตรียมอะไรและส่งมอบอะไรไปแล้ว ตำแหน่งของใบสั่งกระดาษที่เปลี่ยนไปอาจหมายถึงเพียงมีการเก็บกวาดสถานี ไม่ได้ยืนยันด้วยตัวเองว่าลูกค้าได้รับอาหารแล้ว ร้านอาจเตรียมแบบฟอร์มส่งมอบกะสั้น ๆ ที่รวบรวมรายการติดตามกับผู้รับผิดชอบไว้ด้วยกัน เพื่อให้พนักงานใหม่รับช่วงงานที่ดำเนินต่อได้

ลูกค้าอาจสั่งเครื่องดื่มเพิ่มกับพนักงานใหม่ก่อน แล้วจึงขอให้พนักงานอีกคนเพิ่มอาหารอีกจาน ผู้ที่รับคำขอแต่ละคนควรตรวจสอบก่อนว่าเพื่อนร่วมงานจัดการคำขอนั้นไปแล้วหรือยัง จากนั้นจึงส่งต่อไปยังสถานีที่ถูกต้อง อย่าส่งบิลเก่าทั้งชุดให้ครัวอีกครั้งแล้วปล่อยให้ครัวหาเองว่ามีรายการใดเพิ่มเข้ามา และอย่านำรายการที่กำลังทำอยู่แล้วไปเปิดเป็นงานใหม่เพียงเพราะมีการเปลี่ยนกะ

ก่อนที่พนักงานอาวุโสจะไปหลังร้านเพื่อรับสินค้า ควรแจ้งให้ชัดว่าใครจะรับคำถามจากพนักงานใหม่ระหว่างนั้น และส่งต่องานที่ยังติดตามอยู่ให้ผู้รับช่วง หากพนักงานใหม่เจอหมายเหตุที่ไม่ชัดเจน อาจแจ้งลูกค้าว่ากำลังตรวจสอบ แล้วสอบถามความคืบหน้าจากสถานีที่รับผิดชอบ จัดตารางกะให้มีเวลาเผื่อสำหรับการรับช่วงและขอความช่วยเหลือ โดยเฉพาะเมื่อบาร์กับครัวยุ่งพร้อมกัน เพื่อให้พนักงานใหม่มีโอกาสถามให้เข้าใจก่อนลงมือ แทนที่จะต้องรับปากเรื่องเวลาเตรียมอาหารหรือการคืนเงินด้วยตัวเอง

เมื่อเครือข่ายหรือหน้าจอครัวขัดข้อง ให้ผู้รับผิดชอบตรวจสอบงานที่รับเข้ามาแล้วก่อน จากนั้นส่งต่องานและอาหารที่ยังไม่เสร็จตามวิธีที่ใช้อยู่ การสั่งอาหารผ่านเว็บด้วยการสแกนคิวอาร์โค้ด การซิงก์ข้อมูลบนคลาวด์ และการชำระเงินออนไลน์ต้องอาศัยเครือข่าย ส่วนการใช้งานแบบออฟไลน์ของไคลเอนต์แบบเนทีฟขึ้นอยู่กับเวอร์ชันทางการและการตั้งค่า เมื่อระบบกลับมาใช้งานได้ ให้ตรวจสอบเทียบกับการทำอาหารจริง ออร์เดอร์ และการชำระเงิน พร้อมตรวจดูรายการที่แจ้งกันด้วยวาจา พนักงานใหม่เพียงแจ้งเรื่องที่ไม่แน่ใจให้เพื่อนร่วมงานที่กำหนดไว้ทราบ ส่วนปัญหาทางเทคนิคให้ผู้รับผิดชอบติดต่อฝ่ายสนับสนุน