Nhân viên mới tại quán bar cần kiểm tra gì khi nhận ca: phân biệt phiếu chế biến, hóa đơn khách và nội dung in lại

Khi nhận ca tại quán bar, nhân viên mới trước tiên cần xác định tờ giấy đang cầm dùng để chế biến món, kiểm tra khoản phải trả hay xác nhận thanh toán; sau đó kiểm tra giấy đó thuộc đơn nào và còn món nào chưa giao. Đừng thấy phiếu giấy là lập tức cho chế biến, cũng đừng cho rằng hóa đơn đã in đồng nghĩa với việc khách đã thanh toán. Người giao ca cần yêu cầu người nhận ca nói rõ bước tiếp theo và cần nhờ ai hỗ trợ, thay vì chỉ bàn giao một xấp giấy.

Ba loại phiếu và ý nghĩa của từng loại

• Phiếu chế biến: dùng để chuyển nội dung cần làm đến đúng vị trí phụ trách. Cần kiểm tra phiếu đã được nhận, món đã làm hay còn chờ giao; phiếu này không phải bằng chứng thanh toán.
• Hóa đơn khách: dùng để đối chiếu món ăn, thức uống và số tiền hiện phải thanh toán. Hóa đơn đã in không có nghĩa là đã thu tiền, cũng không chứng minh bếp đã nhận đúng nội dung đó.
• Chứng từ thanh toán: cần được đối chiếu với kết quả thanh toán thực tế và đơn tương ứng. Không dùng phiếu chế biến hay hóa đơn in lại để thay thế.

Người phụ trách dẫn nhân viên nhận ca đến xem quầy bar, nơi bếp nhận đơn và khu vực tổng hợp món giao; đồng thời giải thích ai phụ trách thức uống, ai phụ trách món ăn và cần hỏi ai nếu có thắc mắc.

Thẻ phân công cho nhân viên mới: làm rõ vị trí và phạm vi trách nhiệm trước

• Vị trí nhận thông tin: ghi rõ quầy bar, bếp và khu vực tổng hợp món giao ở đâu; vị trí nào theo dõi màn hình, vị trí nào nhận phiếu giấy.
• Việc được phép xử lý: người phụ trách giải thích những yêu cầu nhân viên được quyền tiếp nhận, đồng thời thiết lập tài khoản cá nhân và quyền phù hợp. Việc đổi món, hoàn tiền và cài đặt thiết bị phải giao cho đồng nghiệp được ủy quyền; không dùng chung tài khoản.
• Nhiệm vụ chưa hoàn tất: phân biệt theo bàn và đơn ban đầu những thức uống đang chờ pha, món nóng, món đã làm đang chờ lấy và yêu cầu đang chờ phản hồi; ghi rõ tiến độ thực tế.
• Người cần hỏi: liệt kê vị trí phụ trách hiện tại, nơi làm việc và người thay thế khi họ rời vị trí; đừng chỉ ghi chung chung là có vấn đề thì hỏi ai đó.
• Nhắc lại khi nhận ca: yêu cầu người nhận ca nói lại trước tiên cần tìm ai, cần giao món đến bàn nào và còn phải kiểm tra những gì; người giao ca trực tiếp sửa lại nếu có nhầm lẫn.

Nhân viên mới nên bắt đầu bằng những việc mình đã nắm rõ; người phụ trách tăng dần trách nhiệm tùy theo năng lực thực tế. Nếu nhân viên chưa thành thạo việc thu tiền hoặc xử lý tình huống bất thường, đồng nghiệp được ủy quyền vẫn phải đảm nhiệm, không để nhân viên mới tự mày mò trong lúc bận.

Hướng dẫn về bếp của MenuSnap giới thiệu riêng về KDS và phiếu giấy. Khi dùng đồng thời, cả hai thể hiện cùng một công việc dưới các hình thức khác nhau, chứ không phải mỗi hình thức lại làm một lần. Phạm vi sử dụng phải phù hợp với gói dịch vụ, thiết bị tương thích và cấu hình thực tế; khi bàn giao ca, cần giải thích từng vị trí tiếp nhận phần nội dung nào theo cách bố trí của nhà hàng.

Khi một đơn có cả thức uống và món nóng, quầy bar và bếp có thể hoàn thành vào những thời điểm khác nhau. Nhân viên phục vụ cần biết đơn có được giao thành nhiều đợt hay không; đừng hiểu việc quầy bar làm xong là toàn bộ đơn đã hoàn tất. Cũng đừng thấy phiếu giấy của bếp không có thức uống rồi cho rằng thức uống bị bỏ sót và gửi thêm một phiếu. Nếu chưa rõ, nhân viên mới nên kiểm tra cách phân công hiện tại trước; vị trí tổng hợp sẽ giải thích tình trạng thực tế.

Không tìm thấy phiếu giấy? Trước tiên hãy kiểm tra các khả năng sau

• Phiếu đã được lấy hoặc vị trí phụ trách đã bắt đầu làm: lần theo nhiệm vụ ban đầu để kiểm tra phiếu đang ở đâu và còn món nào chưa giao; không gửi lại như một yêu cầu mới.
• Thực sự cần in lại: trước tiên xác nhận với vị trí phụ trách đơn ban đầu và tiến độ, rồi nói rõ mục đích in lại. Nhận thêm một tờ giấy không có nghĩa là phải làm thêm một phần.
• Có thể máy in gặp sự cố: giao người phụ trách kiểm tra loại phiếu, quy tắc, mẫu, máy in, cách vận hành, bộ xử lý trực tuyến và trạng thái nhiệm vụ; liên hệ bộ phận hỗ trợ, không tự ý thay đổi cấu hình.

Trong giờ phục vụ, đừng in đi in lại đơn của khách để tìm lỗi. Có thông tin ở một vị trí không có nghĩa là vị trí khác đã nhận được; hãy lần theo đơn ban đầu để tìm điểm gián đoạn trong quá trình chuyển tiếp.

Bàn giao những việc chưa xong, không tạo thêm việc trùng lặp

Người giao ca và người nhận ca trước tiên cần đối chiếu các đơn hiện tại, lần lượt nói rõ món nào đang được chuẩn bị và món nào đã giao. Phiếu giấy được chuyển chỗ có thể chỉ là dấu hiệu vị trí làm việc đã được dọn dẹp; riêng điều đó không chứng minh khách đã nhận món. Nhà hàng có thể chuẩn bị một tờ bàn giao ngắn, ghi chung các việc cần theo dõi và người phụ trách, để nhân viên mới tiếp nhận những việc có thể tiếp tục xử lý.

Khách có thể gọi thêm một lượt thức uống với nhân viên mới, rồi nhờ một nhân viên khác gọi thêm một món ăn. Mỗi người tiếp nhận yêu cầu cần xác nhận xem đồng nghiệp đã xử lý yêu cầu đó chưa, rồi chuyển đến đúng vị trí phụ trách. Không đưa lại toàn bộ hóa đơn cũ cho bếp để họ tự tìm món mới gọi thêm; những món đang được chế biến cũng không được xếp lại thành nhiệm vụ mới chỉ vì bàn giao ca.

Trước khi ra khu vực phía sau lấy hàng, nhân viên lâu năm cần nói rõ ai sẽ giải đáp thắc mắc của nhân viên mới trong thời gian đó, đồng thời bàn giao các việc vẫn đang theo dõi cho người thay thế. Nếu gặp ghi chú không rõ, nhân viên mới có thể nói với khách rằng mình đang kiểm tra lại, rồi hỏi nhân viên ở vị trí phụ trách về tiến độ. Khi xếp lịch, cần dành thời gian cho việc tiếp nhận công việc và nhờ hỗ trợ khi cần, nhất là lúc quầy bar và bếp đều bận, để nhân viên mới có cơ hội hỏi rõ trước khi hành động, thay vì tự đưa ra cam kết về thời gian chế biến hoặc hoàn tiền.

Khi mạng hoặc màn hình bếp gặp trục trặc, trước tiên người phụ trách cần kiểm tra những nhiệm vụ đã được nhận, rồi bàn giao các món chưa xong theo cách thức hiện có. Đặt món trên web bằng cách quét mã QR, đồng bộ đám mây và thanh toán trực tuyến đều phụ thuộc vào kết nối mạng; phạm vi hoạt động ngoại tuyến của ứng dụng gốc tùy thuộc vào phiên bản chính thức và cấu hình. Khi hệ thống hoạt động trở lại, hãy đối chiếu việc chế biến thực tế, đơn hàng và khoản thanh toán, đồng thời kiểm tra những nội dung đã được phân công bằng lời. Nhân viên mới chỉ cần báo những điểm chưa chắc chắn cho đồng nghiệp được chỉ định; người phụ trách sẽ liên hệ bộ phận hỗ trợ về sự cố kỹ thuật.