Що перевірити під час передачі зміни новачкові в барі: розрізняйте кухонні чеки, рахунки гостей і повторні роздруківки

Під час передачі зміни новачкові в барі спершу потрібно з’ясувати, для чого призначений паперовий документ: для приготування, перевірки суми чи підтвердження оплати. Потім перевірте, до якого замовлення він належить і що ще не подали. Не можна одразу давати завдання на приготування лише тому, що з’явився паперовий чек, так само як не можна вважати надрукований рахунок доказом оплати. Працівник, який завершує зміну, має переконатися, що той, хто її приймає, може чітко назвати наступну дію та до кого звернутися по допомогу, а не просто передати йому стос паперів.

Три види чеків і що саме вони підтверджують

• Чек на приготування: передає відповідному робочому місцю інформацію про те, що потрібно приготувати. Слід перевірити, чи завдання вже прийняли, чи замовлене вже приготували та чи воно очікує на видачу. Такий чек не є підтвердженням оплати.
• Рахунок гостя: допомагає звірити страви й суму до сплати за поточним замовленням. Сам факт друку не означає, що оплату отримано, і не підтверджує, що кухня отримала таку саму інформацію.
• Підтвердження оплати: звіряйте з фактичним результатом платежу та відповідним замовленням. Кухонний чек або повторно надрукований рахунок не можуть його замінити.

Керівник має показати працівникові, який приймає зміну, де розташовані барна стійка, місце приймання замовлень на кухні та зона зведення замовлень. Також слід пояснити, хто готує напої, хто відповідає за їжу та до кого звертатися з питаннями.

Картка обов’язків новачка: спершу визначте посаду й межі відповідальності

• Місця приймання замовлень: зазначте, де розташовані бар, кухня та зона зведення замовлень, на якому робочому місці переглядають замовлення на екрані, а на якому отримують паперові чеки.
• Дозволені дії: керівник має пояснити, які запити працівник може приймати, і налаштувати для нього особистий обліковий запис із відповідними правами доступу. Заміни страв, повернення коштів і налаштування обладнання слід доручати уповноваженим колегам; не користуйтеся спільним обліковим записом.
• Незавершені завдання: розділіть їх за столиками й початковими замовленнями на напої, які ще потрібно змішати, гарячі страви, уже готові позиції, які ще не забрали, та запити, на які чекають відповіді. Зазначте фактичний стан кожного завдання.
• До кого звертатися по допомогу: вкажіть працівника, який зараз відповідає за це завдання, його місце роботи та того, хто його замінить у разі відсутності. Не обмежуйтеся фразою «якщо виникне проблема — запитайте когось».
• Перевірка розуміння під час передачі зміни: попросіть працівника, який її приймає, назвати, до кого звернутися спершу, на який столик віднести замовлення та що ще потрібно перевірити. Працівник, який завершує зміну, має одразу виправити неточності.

Спершу новачок має взятися за завдання, з якими вже вміє працювати; керівник може поступово розширювати його обов’язки відповідно до фактичних навичок. Якщо працівник ще не вміє приймати оплату чи розбиратися з нестандартними ситуаціями, це й далі мають робити уповноважені колеги — не залишайте новачка сам на сам із цим у годину пік.

У посібнику для кухні MenuSnap окремо описано KDS і паперові чеки. Якщо використовуються обидва варіанти, це різні способи відобразити те саме завдання, а не привід виконувати його двічі. Використання залежить від плану, сумісного обладнання та фактичних налаштувань. Під час передачі зміни поясніть, яку частину інформації отримує кожне робоче місце у вашому закладі.

Якщо в одному замовленні є напої та гарячі страви, бар і кухня можуть завершити їх у різний час. Працівники залу мають знати, чи видаватимуть замовлення частинами, і не вважати все замовлення виконаним лише тому, що бар завершив свою частину роботи. Так само відсутність напоїв на кухонному чеку не означає, що їх пропустили в замовленні й потрібно надсилати ще один чек. Якщо виникає сумнів, новачок має спершу з’ясувати, як розподілено роботу, а працівник, відповідальний за зведення замовлень, — повідомити фактичний стан.

Не знайшли паперового чека? Спершу з’ясуйте, що сталося

• Чек забрали або на робочому місці вже почали готувати: простежте за початковим завданням, з’ясуйте, куди воно надійшло та що ще не подали. Не надсилайте його повторно як нове замовлення.
• Повторний друк справді потрібен: спершу звірте з відповідальним працівником початкове замовлення та його стан, а потім поясніть, навіщо потрібна копія. Поява другого паперового чека не означає, що потрібно готувати ще одну порцію.
• Можлива несправність друку: доручіть відповідальній особі перевірити тип чека, правила, шаблон, принтер, режим роботи, онлайн-виконавця та стан завдання, а також звернутися до служби підтримки. Не змінюйте налаштування самовільно.

Під час обслуговування не друкуйте замовлення гостей знову й знову, щоб діагностувати несправність. Наявність інформації на одному робочому місці не означає, що її отримало інше; простежте шлях початкового замовлення та знайдіть, де перервалося його передавання.

Під час передачі зміни передають незавершені справи, а не запускають роботу повторно

Працівник, який завершує зміну, і той, хто її приймає, мають звірити поточні замовлення та окремо проговорити, що зараз готують і що вже видали. Переміщення паперового чека може свідчити лише про те, що робоче місце прибрали; саме по собі воно не підтверджує, що гість отримав страву. Заклад може підготувати короткий бланк передачі зміни, де поруч зазначені завдання для подальшого виконання та відповідальні за них працівники. Так новачок зможе продовжити роботу з конкретними завданнями.

Гість може спершу попросити новачка принести ще одне коло напоїв, а згодом звернутися до іншого працівника й замовити ще одну страву. Кожен, хто приймає таке прохання, має перевірити, чи не опрацював його вже колега, а потім передати його на відповідне робоче місце. Не надсилайте кухні весь старий рахунок, залишаючи їй самостійно шукати нові позиції. Також не слід через передачу зміни повторно створювати завдання на позиції, які вже готують.

Перед тим як піти до підсобного приміщення по товар, досвідчений працівник має пояснити, хто в цей час відповідатиме на запитання новачка, і передати колезі завдання, за якими ще стежать. Якщо примітка незрозуміла, новачок може сказати гостеві, що перевіряє інформацію, а потім з’ясувати стан замовлення у працівника відповідного робочого місця. Плануючи графік, передбачте час на приймання справ і звернення по допомогу. Це особливо важливо, коли одночасно завантажені бар і кухня: новачок має встигнути поставити запитання, перш ніж діяти, а не самостійно обіцяти час приготування чи повернення коштів.

Якщо виникли проблеми з мережею або кухонним екраном, відповідальна особа має спершу звірити прийняті завдання, а потім передати незавершені позиції замовлень за чинною процедурою. Замовлення через вебсторінку зі скануванням QR-коду, хмарна синхронізація та онлайн-оплата залежать від підключення до мережі. Можливості офлайн-роботи нативного клієнта залежать від офіційної версії та налаштувань. Після відновлення роботи звірте фактичний стан приготування, замовлення й оплату та з’ясуйте, які завдання вже передали усно. Новачкові достатньо повідомити про невизначені питання призначеному колезі; щодо технічних несправностей відповідальна особа має окремо звернутися до служби підтримки.