Vad nya baranställda ska kontrollera vid skiftöverlämning: skilj på köksorder, kundnota och omtryck

När nya baranställda tar över ett skift bör de först ta reda på om pappersunderlaget gäller tillagning, kontroll av kostnaden eller bekräftelse på betalning. Kontrollera sedan vilken beställning det hör till och vad som återstår att lämna ut. Tilldela inte tillagning bara för att det finns en pappersorder, och utgå inte från att en utskriven nota är betald. Den som går av sitt skift ska se till att den som tar över kan beskriva nästa steg och vet vem hen ska fråga – inte bara lämna över en bunt papper.

Tre typer av underlag och vad de visar

• Köksorder: används för att förmedla tillagningsuppgifter till rätt arbetsstation. Kontrollera om uppgiften har tagits emot, om beställningen redan har tillagats eller om den väntar på att lämnas ut. Köksordern är inte ett betalningsbevis.
• Kundnota: används för att kontrollera vad som beställts och vilket belopp som ska betalas just nu. En utskrift betyder inte att betalning har tagits emot och visar inte att köket har fått samma information.
• Betalningsunderlag: ska stämmas av mot den faktiska betalningen och den aktuella beställningen. Ersätt det inte med en köksorder eller en omutskriven nota.

Ansvarig visar den som tar över var baren, kökets ordermottagning och platsen för sammanställning av utlämningar finns. Förklara vem som ansvarar för drycker respektive mat och vem man ska vända sig till vid frågor.

Ansvarskort för nyanställda: klargör först roll och befogenheter

• Mottagningsplatser: ange var baren, köket och sammanställningen av utlämningar finns, vilken arbetsstation som bevakar skärmen och vilken som tar emot pappersorder.
• Tillåtna arbetsmoment: den ansvariga förklarar vilka önskemål personen får hantera och ordnar ett personligt konto med rätt behörigheter. Byten av rätter, återbetalningar och enhetsinställningar överlåts till behöriga kollegor. Använd inte gemensamma konton.
• Oavslutade uppgifter: sortera efter bord och ursprunglig beställning och skilj mellan drycker som väntar på att blandas, varm mat, färdiga beställningar som väntar på att hämtas och ärenden som väntar på svar. Ange den faktiska statusen för varje uppgift.
• Kontaktpersoner: ange vem som ansvarar för respektive roll, var personen finns och vem som ersätter hen när hen inte är på plats. Skriv inte bara ”fråga någon om det blir problem”.
• Återberätta överlämningen: be personen som tar över att säga vem hen först ska kontakta, vilket bord beställningen ska till och vad som fortfarande behöver kontrolleras. Den som lämnar över rättar eventuella missförstånd på plats.

Låt den nyanställda börja med uppgifter hen redan kan och låt ansvarig utöka ansvaret stegvis utifrån personens faktiska förmåga. Om personen ännu inte kan hantera betalningar eller avvikelser ska en behörig kollega fortsätta ansvara för det. Låt inte den nyanställda försöka lista ut det på egen hand när det är mycket att göra.

MenuSnap presenterar KDS och pappersorder separat i sin guide för köket. När båda används är de olika sätt att visa samma arbete, inte två uppgifter som ska utföras var för sig. Användningen beror på abonnemang, kompatibel utrustning och den faktiska konfigurationen. Vid skiftöverlämningen ska personalen förklara vilka uppgifter som tas emot på respektive arbetsstation enligt restaurangens rutiner.

När en beställning innehåller både drycker och varm mat kan baren och köket bli klara vid olika tidpunkter. Serveringspersonalen behöver veta om beställningen lämnas ut i omgångar; att baren är klar betyder inte att hela beställningen är färdig. Om kökets pappersorder saknar drycker ska man inte anta att de har missats och skicka in dem på nytt. Vid osäkerhet ska den nyanställda först kontrollera den aktuella ansvarsfördelningen och be den som sammanställer beställningarna förklara statusen.

Om en pappersorder saknas: kontrollera först vad som har hänt

• Ordern har hämtats eller arbetsstationen har börjat tillaga: följ upp den ursprungliga uppgiften, kontrollera vart den tagit vägen och vad som ännu inte lämnats ut. Skapa inte en ny order.
• Ett omtryck behövs: stäm först av den ursprungliga beställningen och dess status med den ansvariga arbetsstationen. Förklara sedan varför ordern skrivs ut på nytt. En extra papperskopia betyder inte att ytterligare en portion ska tillagas.
• Det kan vara ett utskriftsfel: låt ansvarig kontrollera underlagstyp, regler, mall, skrivare, driftläge, exekveringskomponent online och uppgiftsstatus samt kontakta supporten. Ändra inte inställningarna på eget initiativ.

Skriv inte ut gästernas beställningar om och om igen för att felsöka medan restaurangen har öppet. Att information finns på en plats betyder inte att en annan arbetsstation har fått den. Följ den ursprungliga beställningen för att hitta var överföringen brustit.

Vid skiftöverlämning tar man över oavslutade uppgifter – inte dubbelarbete

Den som går av sitt skift och den som tar över ska jämföra de aktuella beställningarna och gå igenom vad som håller på att förberedas respektive redan har lämnats ut. Att en pappersorder har flyttats kan bara betyda att arbetsstationen har städats; det bevisar inte i sig att gästen har fått maten. Restaurangen kan använda en enkel överlämningslapp där uppgifter som ska följas upp står tillsammans med ansvarig person. Då får den nyanställda konkreta uppgifter att arbeta vidare med.

En gäst kan först be den nyanställda om en omgång drycker och sedan be en annan medarbetare lägga till en maträtt. Var och en som tar emot en beställning ska kontrollera om en kollega redan har hanterat den och sedan skicka den till rätt arbetsstation. Ge inte köket hela den gamla notan på nytt och be personalen leta efter tillägget själva. Beställningar som redan tillagas ska inte heller läggas upp som nya uppgifter på nytt bara för att ett skift lämnas över.

Innan en erfaren medarbetare går till lagret ska hen tydligt säga vem som tar emot frågor från den nyanställda under tiden och lämna över pågående uppgifter till den som ersätter. Om en anteckning är otydlig kan den nyanställda säga till gästen att hen kontrollerar saken och sedan fråga den ansvariga arbetsstationen om statusen. Se till att schemaläggningen ger utrymme för övertagande och frågor. Det är särskilt viktigt när baren och köket är upptagna samtidigt, så att den nyanställda hinner fråga innan hen agerar i stället för att på egen hand lova en tillagningstid eller återbetalning.

Om nätverket eller köksskärmen krånglar ska ansvarig först kontrollera vilka uppgifter som har tagits emot. Därefter lämnar personalen över återstående uppgifter för beställda rätter enligt de rutiner som redan finns. Beställning via webben genom att skanna en QR-kod, molnsynkronisering och onlinebetalningar är beroende av nätverksanslutning. Vilka funktioner nativeklienten kan hantera offline beror på den officiella versionen och konfigurationen. När systemet fungerar igen ska personalen stämma av den faktiska tillagningen, beställningarna och betalningarna och reda ut vilka arbetsuppgifter som redan har fördelats muntligt. Den nyanställda behöver bara rapportera sådant som är osäkert till den utsedda kollegan; ansvarig kontaktar supporten separat om tekniska fel.