Hva bør nye ansatte i baren sjekke ved vaktskifte? Skill mellom produksjonsboner, gjesteregninger og gjenutskrifter

Når en nyansatt i baren overtar en vakt, bør vedkommende først finne ut om papiret gjelder produksjon, kontroll av beløp eller bekreftelse på betaling. Sjekk deretter hvilken bestilling det hører til, og hva som ennå ikke er levert. Ikke sett i gang produksjon bare fordi du ser en papirbon, og ikke anta at en utskrevet regning betyr at den er betalt. Den som går av vakt, bør få den som tar over, til å si hva neste steg er og hvem de skal be om hjelp, i stedet for bare å overlevere en bunke papirer.

Tre typer bilag – hva forteller de?

• Produksjonsbon: Brukes til å formidle hva som skal lages, til riktig arbeidsstasjon. Sjekk om oppgaven er mottatt, om bestillingen er ferdiglaget eller om den venter på levering. Bonen er ikke et betalingsbevis.
• Gjesteregning: Brukes til å kontrollere varene og beløpet som skal betales for den aktuelle bestillingen. At regningen er skrevet ut, betyr ikke at betalingen er mottatt, og beviser heller ikke at kjøkkenet har fått samme informasjon.
• Betalingskvittering: Kontrolleres mot den faktiske betalingen og den tilhørende bestillingen. Ikke bruk en produksjonsbon eller en ny utskrift av regningen som erstatning.

La den som har ansvar for opplæringen, vise den som overtar, hvor bestillingene mottas i baren og på kjøkkenet, og hvor leveransene samles. Forklar hvem som håndterer drikke, hvem som håndterer mat, og hvem de skal spørre hvis noe er uklart.

Ansvarsark for nyansatte: Avklar først rolle og grenser

• Mottakssted: Skriv ned hvor baren, kjøkkenet og stedet der leveransene samles, befinner seg. Oppgi hvilke arbeidsstasjoner som følger med på skjermen, og hvilke som mottar papirboner.
• Handlinger den ansatte kan utføre: Den ansvarlige forklarer hvilke bestillinger den ansatte kan ta imot, og sørger for en personlig konto med riktige tilganger. Endringer av retter, refusjoner og enhetsinnstillinger overlates til en autorisert kollega. Ikke lån eller del en felles konto.
• Uferdige oppgaver: Skill mellom drikke som venter på å bli laget, varm mat, ferdige varer som venter på henting, og oppgaver som venter på svar. Knytt dem til riktig bord og opprinnelig bestilling, og noter den faktiske statusen.
• Hvem de skal be om hjelp: Oppgi hvilken rolle som har ansvaret nå, hvor vedkommende befinner seg, og hvem som overtar når vedkommende forlater posten sin. Det er ikke nok bare å skrive «spør noen hvis det oppstår et problem».
• Gjenta overleveringen: Be den som tar over, si hvem de først skal kontakte, hvilket bord bestillingen skal til, og hva som fortsatt må kontrolleres. Den som går av vakt, retter opp eventuelle misforståelser ansikt til ansikt.

Nye ansatte bør begynne med oppgaver de allerede behersker. Den ansvarlige kan gradvis gi dem flere oppgaver i takt med ferdighetene deres. Hvis de ennå ikke behersker betalinger eller håndtering av avvik, skal en autorisert kollega fortsatt ta seg av dette. Ikke la dem prøve seg fram på egen hånd når det er travelt.

MenuSnap-veiledningen for kjøkkenet beskriver både KDS og papirboner. Når de brukes sammen, er de ulike visninger av det samme arbeidet, ikke to separate oppgaver som skal utføres hver for seg. Hvilke funksjoner som er tilgjengelige, avhenger av abonnement, kompatibelt utstyr og den faktiske konfigurasjonen. Ved vaktskifte bør dere forklare hvordan restauranten har fordelt innholdet mellom arbeidsstasjonene.

Når en bestilling omfatter både drikke og varm mat, kan baren og kjøkkenet bli ferdige til ulik tid. Serveringspersonalet må vite om bestillingen skal leveres i flere omganger, og må ikke tolke det at baren er ferdig, som at hele bestillingen er fullført. Hvis drikke ikke står på kjøkkenets papirbon, betyr det heller ikke nødvendigvis at drikken mangler i bestillingen, og det skal ikke føre til at en ny bestilling sendes. Hvis en nyansatt er usikker, bør vedkommende først sjekke den gjeldende arbeidsfordelingen og be den som samordner leveransene, om å forklare den faktiske statusen.

Hvis en papirbon mangler, bør du først undersøke hva som kan ha skjedd

• Bonen er hentet, eller arbeidsstasjonen har begynt på bestillingen: Ta utgangspunkt i den opprinnelige oppgaven, og sjekk hvor den er blitt av og hva som ennå ikke er levert. Ikke send den på nytt som en ny bestilling.
• Det er nødvendig å skrive ut en ny bon: Avklar først den opprinnelige bestillingen og statusen med arbeidsstasjonen som har ansvaret. Forklar deretter hvorfor bonen skrives ut på nytt. At en ekstra papirbon kommer ut, betyr ikke at det skal lages en ekstra porsjon.
• Det kan være en utskriftsfeil: Be den ansvarlige kontrollere bilagstype, regler, mal, skriver, driftsmåte, om kjørekomponenten er på nett, og oppgavestatus. Den ansvarlige kontakter kundestøtte. Ikke endre konfigurasjonen på egen hånd.

Ikke skriv ut gjestenes bestillinger flere ganger for å feilsøke mens restauranten er åpen. At informasjon vises ett sted, betyr ikke nødvendigvis at en annen arbeidsstasjon har mottatt den. Følg den opprinnelige bestillingen for å finne ut hvor overføringen har stoppet opp.

Ved vaktskifte overtar man uferdige oppgaver, ikke dobbeltarbeid

Den som går av vakt, og den som tar over, bør først gå gjennom de aktuelle bestillingene og forklare punkt for punkt hva som er under tilberedning, og hva som allerede er levert. At en papirbon er flyttet, kan ganske enkelt skyldes rydding på arbeidsstasjonen. Det beviser ikke i seg selv at gjesten har fått maten. Restauranten kan bruke et enkelt overleveringsark som samler oppgaver som må følges opp, og hvem som har ansvaret for dem. Da får den nyansatte oppgaver som kan følges videre.

En gjest kan først be en nyansatt om en runde med drikke, og deretter be en annen ansatt om å legge til en matrett. Alle som håndterer bestillingen, bør sjekke om en kollega allerede har tatt seg av ønsket, før det sendes videre til riktig arbeidsstasjon. Ikke send hele den gamle regningen til kjøkkenet på nytt og be dem finne tillegget selv. Oppgaver som allerede er under arbeid, skal heller ikke legges inn på nytt som en ny bestilling på grunn av vaktskiftet.

Før en erfaren medarbeider går bak for å hente varer, bør vedkommende si hvem som skal ta imot spørsmål fra den nyansatte mens de er borte, og overlevere oppgaver som fortsatt følges opp, til den som overtar. Hvis en merknad er uklar, kan den nyansatte si til gjesten at de skal undersøke saken, og deretter spørre arbeidsstasjonen som har ansvaret, om status. Sett opp vaktplanen slik at det er tid til overlevering og spørsmål. Det er særlig viktig når både baren og kjøkkenet er travle, slik at den nyansatte får avklart saken før de handler, i stedet for å love på egen hånd når maten blir klar eller at en betaling skal refunderes.

Hvis nettverket eller kjøkkenskjermen ikke fungerer som normalt, skal den ansvarlige først kontrollere hvilke oppgaver som er mottatt. Deretter overleveres ansvaret for matbestillinger som ennå ikke er ferdigbehandlet eller levert, etter de vanlige rutinene. Bestilling via nettside ved å skanne en QR-kode, synkronisering i skyen og nettbetaling krever nettverkstilgang. Hva den native klienten kan brukes til uten nett, avhenger av den offisielle versjonen og konfigurasjonen. Når systemene fungerer igjen, kontrollerer dere hva som faktisk er laget, opp mot bestillingene og betalingene, og avklarer hva som allerede er satt i gang etter muntlige beskjeder. Den nyansatte trenger bare å melde fra om usikre forhold til den utpekte kollegaen. Ved tekniske feil er det den ansvarlige som kontakter kundestøtte.