Co powinien sprawdzić nowy pracownik baru przy zmianie: rozróżnianie bonów, rachunków i dodruków

Przy przejmowaniu zmiany nowy pracownik baru powinien najpierw ustalić, czy papierowy dokument służy do przygotowania zamówienia, sprawdzenia należności czy potwierdzenia płatności. Następnie należy sprawdzić, do którego zamówienia się odnosi i co nie zostało jeszcze wydane. Nie wolno kierować zamówienia do przygotowania tylko dlatego, że pojawił się papierowy bon, ani uznawać wydrukowanego rachunku za dowód zapłaty. Osoba kończąca zmianę powinna poprosić następcę, aby jasno powiedział, co zrobi dalej i do kogo zwróci się po pomoc, zamiast po prostu przekazać mu stos papierów.

Trzy rodzaje dokumentów i to, co można z nich wywnioskować

• Bon produkcyjny: przekazuje szczegóły zamówienia do odpowiedniego stanowiska. Należy sprawdzić, czy zamówienie zostało przyjęte, czy zostało już przygotowane lub czy czeka na wydanie. Bon nie jest potwierdzeniem płatności.
• Rachunek dla gościa: służy do sprawdzenia zamówionych pozycji i aktualnej kwoty do zapłaty. Sam wydruk nie oznacza, że płatność została przyjęta, ani nie potwierdza, że kuchnia otrzymała te same informacje.
• Potwierdzenie płatności: należy porównać z faktycznym wynikiem transakcji i właściwym zamówieniem. Nie można go zastąpić bonem produkcyjnym ani ponownie wydrukowanym rachunkiem.

Osoba odpowiedzialna powinna pokazać następcy, gdzie znajduje się bar, punkt przyjmowania zamówień w kuchni i stanowisko zbiorcze do wydawania. Należy wyjaśnić, kto zajmuje się napojami, kto jedzeniem i do kogo kierować pytania.

Karta obowiązków nowego pracownika: najpierw jasno określ stanowisko i zakres odpowiedzialności

• Miejsca odbioru: wskaż, gdzie znajduje się bar, kuchnia i stanowisko zbiorcze do wydawania, które stanowiska korzystają z ekranu, a które odbierają papierowe bony.
• Dozwolone czynności: osoba odpowiedzialna powinna wyjaśnić, jakie zadania pracownik może przyjmować, oraz skonfigurować jego indywidualne konto i odpowiednie uprawnienia. Zmiany w zamówieniu, zwroty i ustawienia urządzeń należy przekazać upoważnionym współpracownikom. Nie wolno korzystać ze wspólnego konta.
• Niedokończone zadania: rozdziel według stolików i pierwotnych zamówień napoje do przygotowania, ciepłe dania, pozycje już przygotowane i czekające na odbiór oraz sprawy oczekujące na odpowiedź. Zapisz ich faktyczny status.
• Osoby, do których należy zwrócić się po pomoc: podaj stanowisko osoby odpowiedzialnej, jej lokalizację oraz zastępcę na czas jej nieobecności. Nie ograniczaj się do ogólnej informacji, że w razie problemu trzeba kogoś znaleźć.
• Potwierdzenie przekazania: poproś osobę przejmującą zmianę, by powiedziała, kogo najpierw znaleźć, do którego stolika zanieść zamówienie i co jeszcze trzeba sprawdzić. Osoba kończąca zmianę powinna od razu skorygować ewentualne nieporozumienia.

Nowy pracownik powinien najpierw przejmować zadania, które już zna. Osoba odpowiedzialna może stopniowo rozszerzać jego obowiązki, w miarę jak zdobywa doświadczenie. Jeśli pracownik nie opanował jeszcze obsługi płatności lub sytuacji nietypowych, powinien się nimi nadal zajmować upoważniony współpracownik — nie należy oczekiwać, że nowa osoba będzie uczyć się tego w pośpiechu.

Przewodnik MenuSnap dla kuchni omawia osobno KDS i papierowe bony. Gdy oba rozwiązania są używane jednocześnie, przedstawiają to samo zadanie w różny sposób — nie należy wykonywać go dwukrotnie. Zakres ich wykorzystania musi być zgodny z warunkami planu, kompatybilnymi urządzeniami i faktyczną konfiguracją. Podczas przekazywania zmiany należy wyjaśnić, jakie informacje trafiają do poszczególnych stanowisk, zgodnie z organizacją pracy lokalu.

Gdy jedno zamówienie obejmuje napoje i dania na ciepło, bar i kuchnia mogą kończyć pracę w różnym czasie. Personel sali powinien wiedzieć, czy zamówienie będzie wydawane etapami; zakończenie pracy przez bar nie oznacza, że całe zamówienie jest gotowe. Nie należy też zakładać, że napoje pominięto w zamówieniu tylko dlatego, że nie ma ich na papierowym bonie z kuchni, ani wysyłać ich ponownie do przygotowania. W razie wątpliwości nowy pracownik powinien sprawdzić aktualny podział obowiązków i poprosić osobę koordynującą wydawanie o potwierdzenie faktycznego statusu.

Nie ma papierowego bonu? Najpierw ustal, co się stało

• Bon został zabrany albo stanowisko rozpoczęło już przygotowanie: sprawdź w ramach pierwotnego zadania, dokąd trafił bon i co nie zostało jeszcze wydane. Nie wysyłaj go ponownie jako nowego zamówienia.
• Dodruk jest rzeczywiście potrzebny: najpierw potwierdź z osobą odpowiedzialną za stanowisko, że chodzi o pierwotne zamówienie, i ustal jego status. Następnie wyjaśnij, dlaczego potrzebny jest dodruk. Otrzymanie drugiego papierowego bonu nie oznacza, że należy przygotować drugą porcję.
• Możliwa awaria drukowania: osoba odpowiedzialna powinna sprawdzić rodzaj dokumentu, reguły, szablon, drukarkę, tryb pracy, moduł wykonawczy online i status zadania oraz skontaktować się z pomocą techniczną. Nie wolno samodzielnie zmieniać konfiguracji.

W trakcie obsługi gości nie należy wielokrotnie drukować ich zamówień, by diagnozować awarię. To, że informacja jest widoczna na jednym stanowisku, nie oznacza, że dotarła do innego. Należy sprawdzić pierwotne zamówienie i znaleźć miejsce, w którym przerwano jego przekazywanie.

Przy przekazywaniu zmiany przejmuje się niedokończone zadania, a nie powiela pracy

Osoba kończąca zmianę i jej następca powinni wspólnie sprawdzić bieżące zamówienia i omówić pozycje, które są właśnie przygotowywane, oraz te, które zostały już wydane. Przeniesienie papierowego bonu może oznaczać jedynie uporządkowanie stanowiska i samo w sobie nie potwierdza, że gość otrzymał zamówienie. Lokal może przygotować krótką kartę przekazania zmiany z listą spraw do dopilnowania i przypisanymi osobami, by nowy pracownik wiedział, czym ma się zająć.

Gość może najpierw poprosić nowego pracownika o kolejną rundę napojów, a chwilę później poprosić inną osobę z obsługi o dodatkowe danie. Każdy, kto przyjmuje taką prośbę, powinien sprawdzić, czy współpracownik już się nią nie zajął, a następnie przekazać ją na właściwe stanowisko. Nie należy ponownie wysyłać do kuchni całego starego rachunku i oczekiwać, że pracownicy sami znajdą na nim dodatkowe pozycje. Nie należy też ponownie zlecać zadań, które są już w trakcie realizacji, tylko dlatego, że zmienia się pracownik.

Zanim doświadczony pracownik pójdzie na zaplecze po towar, powinien powiedzieć, kto w tym czasie będzie odpowiadać na pytania nowej osoby, i przekazać zastępcy sprawy będące w toku. Jeśli nowy pracownik nie rozumie uwagi do zamówienia, może poinformować gościa, że sprawdza szczegóły, a następnie zapytać osobę odpowiedzialną na danym stanowisku o postęp prac. Grafik powinien pozostawiać czas na przejęcie zadań i uzyskanie pomocy. Jest to szczególnie ważne, gdy bar i kuchnia są jednocześnie zajęte — nowy pracownik powinien móc dopytać, zanim podejmie działanie, zamiast samodzielnie obiecywać czas przygotowania lub zwrot pieniędzy.

W razie problemów z siecią lub ekranem w kuchni osoba odpowiedzialna powinna najpierw sprawdzić, które zadania zostały już przyjęte, a następnie przekazać niedokończone zamówienia zgodnie z ustalonym sposobem postępowania. Zamówienia składane przez zeskanowanie kodu QR na stronie internetowej, synchronizacja z chmurą i płatności online wymagają połączenia z siecią. Zakres pracy klienta natywnego w trybie offline zależy od oficjalnej wersji i konfiguracji. Po przywróceniu działania należy porównać rzeczywisty stan przygotowania, zamówienia i płatności oraz sprawdzić, co ustalono ustnie. Nowy pracownik powinien zgłosić niejasności wskazanemu współpracownikowi, a sprawą usterki technicznej zajmuje się osoba odpowiedzialna, kontaktując się z pomocą techniczną.