Что проверить новичку при пересменке в баре: заказы на приготовление, счета гостям и повторные распечатки

При пересменке новичкам в баре сначала нужно определить, предназначен ли документ для приготовления, сверки суммы или подтверждения оплаты, а затем выяснить, к какому заказу он относится и что ещё не выдали. Нельзя направлять заказ на приготовление только потому, что на руках оказался бумажный чек, и нельзя считать распечатанный счёт доказательством оплаты. Уходящий сотрудник должен убедиться, что сменщик может назвать следующий шаг и того, к кому обратиться за помощью, а не просто передавать ему стопку бумаг.

Три вида документов и что каждый из них подтверждает

• Заказ на приготовление: передаёт сведения о том, что нужно приготовить, на соответствующую рабочую станцию. Нужно проверить, принято ли задание, выполнено ли оно или заказ ещё ожидает выдачи. Такой документ не подтверждает оплату.
• Счёт гостю: нужен для сверки блюд и текущей суммы к оплате. Распечатанный счёт не означает, что оплата получена, и не подтверждает, что кухня получила те же сведения.
• Подтверждение оплаты: его сверяют с фактическим результатом платежа и соответствующим заказом. Заказ на приготовление или повторно распечатанный счёт не могут его заменить.

Ответственный сотрудник показывает сменщику, где находятся барная стойка, место приёма заказов на кухне и зона общей выдачи. Он объясняет, кто отвечает за напитки, кто — за еду и к кому обращаться с вопросами.

Карточка обязанностей новичка: сначала укажите должность и границы полномочий

• Где получать задания: укажите, где находятся барная стойка, кухня и место координации выдачи, на какой станции смотрят задания на экране, а на какой принимают бумажные чеки.
• Какие действия можно выполнять: ответственный сотрудник объясняет, какие запросы новичок вправе принимать, и настраивает для него личную учётную запись с соответствующими правами. Изменение блюд в заказе, возврат средств и настройку оборудования поручают уполномоченному коллеге; общими учётными записями не пользуются.
• Незавершённые задачи: по столикам и исходным заказам укажите напитки, которые ещё нужно приготовить, горячие блюда, уже приготовленную еду, ожидающую выдачи, и вопросы, по которым ждут ответа. Отметьте фактический статус каждой задачи.
• К кому обращаться за помощью: укажите, кто сейчас отвечает за соответствующий участок работы, где находится этот сотрудник и кто подменяет его на время отсутствия. Недостаточно написать просто «при вопросах обратитесь к сотруднику».
• Пересказ при смене: попросите сменщика назвать, кого нужно найти первым, к какому столику отнести заказ и что ещё проверить. Уходящий сотрудник должен сразу поправить неточности.

Новичок сначала принимает задачи, с которыми уже умеет справляться, а ответственный сотрудник постепенно расширяет его обязанности с учётом фактических навыков. Если новичок ещё не освоил приём оплаты или работу с нестандартными ситуациями, ими по-прежнему занимаются уполномоченные коллеги — не оставляйте его разбираться самостоятельно в час пик.

В руководстве MenuSnap для кухни отдельно описаны KDS и бумажные чеки. Если используются оба варианта, это разные способы отображения одной и той же задачи, а не повод выполнять её дважды. Доступность соответствующих способов зависит от тарифа, совместимого оборудования и фактических настроек. При пересменке объясните, какие сведения получает каждая рабочая станция в вашем заведении.

Если в одном заказе есть напитки и горячие блюда, бар и кухня могут закончить работу в разное время. Сотрудникам зала нужно знать, выдаётся ли заказ частями: готовность напитков на баре не означает, что весь заказ выполнен. Также нельзя считать напиток пропущенным в заказе лишь потому, что его нет в распечатанном заказе для кухни, и отправлять его повторно. Если возникло сомнение, новичку следует сначала уточнить текущее распределение работы, а сотрудник, координирующий выдачу, должен объяснить фактический статус.

Не нашли бумажный чек? Сначала выясните, что произошло

• Чек уже забрали или на станции уже начали готовить: по исходной задаче выясните, куда она передана и что ещё не выдали. Не отправляйте ту же задачу повторно как новую.
• Повторная печать действительно нужна: сначала сверьте исходный заказ и ход его выполнения с сотрудником ответственной рабочей станции, а затем объясните, зачем печатается копия. Получение второй распечатки не означает, что нужно приготовить ещё одну порцию.
• Возможно, произошёл сбой печати: поручите ответственному сотруднику проверить тип документа, правила, шаблон, принтер, режим работы, подключённый к сети исполнитель и статус задания, а также связаться со службой поддержки. Не меняйте настройки самостоятельно.

Во время обслуживания не следует многократно распечатывать заказы гостей, пытаясь таким образом найти неисправность. Наличие информации на одной станции не означает, что она поступила на другую. Проверьте исходный заказ и выясните, где прервалась передача.

При пересменке передают незавершённые задачи, а не дублируют работу

Уходящий сотрудник и сменщик должны сверить текущие заказы и по каждому из них уточнить, что ещё готовят и что уже выдали. Перемещение бумажного чека может означать лишь то, что на станции прибрались; само по себе оно не доказывает, что гость получил блюдо. Заведение может подготовить краткий лист передачи смены, где рядом указаны задачи, требующие дальнейшего внимания, и ответственные за них сотрудники. Тогда новичок получает задачи, работу над которыми можно продолжить.

Гость может сначала попросить новичка добавить напитки, а затем обратиться к другому сотруднику с просьбой добавить блюдо. Каждый, кто принимает запрос, должен выяснить, не обработал ли его уже коллега, и передать информацию на нужную рабочую станцию. Не нужно отправлять на кухню весь старый счёт с просьбой самостоятельно найти новые позиции. Уже готовящиеся блюда также не следует заново оформлять как новую задачу из-за пересменки.

Перед тем как уйти в подсобное помещение за товаром, опытный сотрудник должен сказать, кто в это время будет отвечать на вопросы новичка, и передать сменщику задачи, за которыми ещё нужно следить. Если новичку непонятна пометка в заказе, он может сказать гостю, что уточнит информацию, а затем спросить о статусе у сотрудника нужной рабочей станции. При составлении графика оставляйте время на передачу дел и помощь новичкам. Особенно когда бар и кухня заняты одновременно, у новичка должна быть возможность сначала всё уточнить, а не самостоятельно обещать время приготовления или возврат денег.

Если возникли проблемы с сетью или кухонным экраном, ответственный сотрудник сначала проверяет принятые задачи, а затем передаёт сведения о ещё не выданных блюдах по принятому в заведении порядку. Оформление заказа через веб-страницу после сканирования QR-кода, облачная синхронизация и онлайн-оплата зависят от подключения к сети. Доступные офлайн-функции нативного клиента определяются официальной версией и настройками. После восстановления работы сверьте фактическое приготовление, заказы и платежи, а также выясните, какие задачи уже передали устно. Новичку достаточно сообщить о неясных вопросах назначенному коллеге; по техническим неполадкам ответственный сотрудник отдельно связывается со службой поддержки.