Overdragelse til nye medarbejdere i baren: Sådan skelner du mellem produktionsboner, gæsteregninger og genudskrifter

Når nye medarbejdere overtager en vagt i baren, skal de først finde ud af, om papiret foran dem bruges til tilberedning, kontrol af beløbet eller bekræftelse af betaling. Derefter skal de undersøge, hvilken ordre det hører til, og hvad der endnu ikke er udleveret. Man må ikke sætte en ordre i gang, blot fordi man ser en papirbon, og en udskrevet regning er ikke ensbetydende med, at der er betalt. Den medarbejder, der går af vagt, skal sikre sig, at den næste kan forklare, hvad der skal ske som det næste, og hvem vedkommende skal spørge om hjælp – ikke bare overdrage en stak papirer.

Tre typer boner – og hvad de hver især fortæller

• Produktionsbon: Bruges til at formidle, hvad der skal tilberedes, til den relevante arbejdsstation. Tjek, om opgaven er modtaget, færdiggjort eller afventer udlevering. Bonen kan ikke bruges som betalingsbevis.
• Gæsteregning: Bruges til at kontrollere de bestilte varer og det aktuelle beløb, der skal betales. En udskrevet regning betyder ikke, at betalingen er modtaget, og beviser ikke, at køkkenet har fået de samme oplysninger.
• Betalingskvittering: Skal kontrolleres mod den faktiske betaling og den tilhørende ordre. En produktionsbon eller en genudskrevet regning kan ikke bruges i stedet.

Lederen viser medarbejderen, der overtager, hvor bonerne modtages ved baren og i køkkenet, og hvor udleveringer samles. Forklar, hvem der håndterer drikkevarer, hvem der håndterer mad, og hvem man skal spørge, hvis noget er uklart.

Ansvarsark til nye medarbejdere: Afklar først rolle og grænser

• Modtagelsessteder: Angiv, hvor baren, køkkenet og stedet for samlet udlevering er. Notér, hvilke arbejdsstationer der bruger skærmen, og hvilke der modtager papirboner.
• Tilladte opgaver: Lederen forklarer, hvilke henvendelser medarbejderen må håndtere, og sørger for en personlig konto med de nødvendige rettigheder. Ændringer af retter, refunderinger og indstillinger af udstyr skal overlades til en autoriseret kollega. Delte konti må ikke bruges.
• Uafsluttede opgaver: Opdel efter bord og oprindelig ordre i drikkevarer, der skal tilberedes, varm mad, færdige bestillinger, der venter på at blive hentet, og opgaver, hvor der ventes på svar. Notér den faktiske status.
• Kontaktpersoner: Angiv den medarbejder, der har ansvaret lige nu, vedkommendes placering og den person, der overtager, hvis vedkommende går fra. Skriv ikke blot, at man skal spørge nogen, hvis der opstår et problem.
• Gentagelse af overdragelsen: Bed den næste medarbejder sige, hvem vedkommende først skal kontakte, hvilket bord bestillingen skal til, og hvad der stadig skal kontrolleres. Den medarbejder, der går af vagt, retter eventuelle misforståelser ansigt til ansigt.

Lad nye medarbejdere begynde med opgaver, de allerede kan håndtere, og lad lederen gradvist udvide deres ansvar efter deres faktiske kunnen. Hvis de endnu ikke er fortrolige med betalinger eller håndtering af afvigelser, skal en autoriseret kollega fortsat tage sig af det. Den nye medarbejder skal ikke overlades til selv at finde ud af det midt i travlheden.

MenuSnap-guiden til køkkenet beskriver både KDS og papirboner. Når de bruges sammen, viser de samme opgave på forskellige måder; opgaven skal ikke udføres to gange. Brugen afhænger af abonnementet, kompatibelt udstyr og den konkrete opsætning. Ved overdragelsen skal medarbejderne følge restaurantens rutiner og få at vide, hvilke oplysninger de enkelte arbejdsstationer modtager.

Når en ordre indeholder både drikkevarer og varm mad, kan baren og køkkenet blive færdige på forskellige tidspunkter. Frontpersonalet skal vide, om ordren udleveres ad flere omgange, og må ikke tro, at hele ordren er færdig, blot fordi baren er klar. Hvis køkkenbonen ikke viser drikkevarerne, må man heller ikke gå ud fra, at de ikke er registreret, og sende en ny bestilling. Er en ny medarbejder i tvivl, skal vedkommende først undersøge den gældende arbejdsfordeling. Den medarbejder, der koordinerer udleveringen, skal oplyse den faktiske status.

Hvis en papirbon mangler, skal du først undersøge, hvad der er sket

• Bonen er blevet taget, eller arbejdsstationen er gået i gang: Følg den oprindelige opgave for at finde ud af, hvor den er, og hvad der endnu ikke er udleveret. Opret ikke en ny opgave.
• Bonen skal genudskrives: Kontrollér først den oprindelige ordre og dens status med den ansvarlige arbejdsstation, og forklar derefter, hvorfor bonen genudskrives. En ekstra papirbon betyder ikke, at der skal laves en ekstra portion.
• Det kan skyldes en printerfejl: Lad den ansvarlige kontrollere bontype, regler, skabelon, printer, driftsform, onlineeksekutor og opgavestatus samt kontakte support. Ændr ikke indstillingerne på egen hånd.

Fejlsøg ikke ved gentagne gange at udskrive gæsteordrer, mens restauranten er åben. At oplysningerne er synlige ét sted, betyder ikke, at en anden arbejdsstation har modtaget dem. Følg den oprindelige ordre for at finde ud af, hvor overførslen er gået galt.

Overdragelsen handler om uafsluttede opgaver – ikke om at gøre arbejdet igen

Den medarbejder, der går af vagt, og den, der overtager, skal gennemgå de aktuelle ordrer og forklare punkt for punkt, hvad der er ved at blive tilberedt, og hvad der allerede er udleveret. At en papirbon flyttes, kan blot betyde, at arbejdsstationen er blevet ryddet. Det beviser ikke i sig selv, at gæsten har fået maden. Restauranten kan bruge et kort overdragelsesark, hvor opgaver, der skal følges op på, står sammen med navnene på de ansvarlige. Så kan den nye medarbejder overtage konkrete opgaver, der stadig skal håndteres.

En gæst kan først bede den nye medarbejder om endnu en omgang drikkevarer og senere bede en anden medarbejder om en ekstra ret. Alle, der håndterer bestillingen, skal kontrollere, om en kollega allerede har taget sig af ønsket, og derefter sende det videre til den rette arbejdsstation. Giv ikke hele den gamle regning til køkkenet igen, så de selv skal finde den nye bestilling. Opgaver, der allerede er i gang, skal heller ikke sættes i gang som nye, blot fordi medarbejderne skifter.

Inden en erfaren medarbejder går om bagved for at hente varer, skal vedkommende fortælle, hvem der i mellemtiden tager imod spørgsmål fra nye medarbejdere, og overdrage igangværende opgaver til afløseren. Hvis en ny medarbejder får en uklar bemærkning, kan vedkommende sige til gæsten, at oplysningerne er ved at blive kontrolleret, og derefter spørge den ansvarlige arbejdsstation om status. Sørg for tid til overdragelse og spørgsmål i vagtplanen. Det er især vigtigt, når baren og køkkenet har travlt på samme tid, så nye medarbejdere kan få afklaret tingene, før de handler, i stedet for selv at love bestemte tilberedningstider eller refunderinger.

Hvis netværket eller køkkenskærmen svigter, skal den ansvarlige først kontrollere, hvilke opgaver der er modtaget. Overdrag derefter de udestående opgaver vedrørende mad og drikke efter de eksisterende rutiner. Webbaseret bestilling ved at scanne en QR-kode, synkronisering med skyen og onlinebetaling kræver netværksforbindelse. Det afhænger af den officielle version og opsætningen, hvilke funktioner i den native klient der kan bruges offline. Når driften er genoprettet, skal den faktiske tilberedning, ordrerne og betalingerne sammenholdes, og det skal afklares, hvad der allerede er aftalt mundtligt. Den nye medarbejder skal blot give den udpegede kollega besked om det, der er usikkert. Ved tekniske fejl kontakter den ansvarlige support.