Cara menerima pesanan saat tamu tidak memindai QR: sediakan menu cetak, bantuan staf, dan pemesanan lewat ponsel

Jika tamu tidak ingin atau tidak bisa memindai QR, langsung tawarkan menu cetak dan bantuan staf untuk memesan. Tak perlu meminta mereka menjelaskan alasannya. Kuncinya bukan memaksa seluruh meja menggunakan cara yang sama, melainkan memeriksa dahulu permintaan mana yang sudah terkirim, mencatat hal baru, dan memastikan staf proaktif kembali ke meja agar tamu yang tidak memesan lewat ponsel tetap dilayani.

Tawarkan menu cetak saat tamu duduk, dan beri tahu siapa yang akan kembali ke meja

• Tanyakan dengan wajar apakah tamu ingin melihat menu cetak atau menu di ponsel. Staf dapat membantu bila diperlukan. Jangan menentukan pilihan untuk tamu berdasarkan usia, kewarganegaraan, atau penampilan.
• Saat memberikan menu, jelaskan ketersediaan hari itu dan perubahan sementara, beri tahu siapa yang akan menerima pesanan, lalu beri tamu waktu untuk memilih.
• Staf area harus proaktif kembali ke meja. Jika harus meninggalkan area, serahkan tanggung jawab kepada rekan tertentu. Jangan menganggap tamu belum ingin memesan hanya karena belum ada pesanan online.

Alihkan pemesanan dari ponsel ke staf: periksa dahulu tahapnya

• Jika tamu hanya sedang melihat atau memilih menu, pastikan dahulu pesanan belum terkirim. Setelah itu, staf dapat mencatat pesanan berdasarkan meja, pilihan, jumlah, dan biaya tambahan.
• Jika tamu mengatakan pesanan sudah terkirim atau status pada halaman tidak jelas, cari berdasarkan meja atau tanda pengenal pesanan. Hubungi rekan yang menerima pesanan bila perlu. Jangan mencatat ulang seluruh pesanan hanya karena halaman macet.
• Jika ada tambahan setelah pesanan dibuat, cari pesanan awal terlebih dahulu, lalu tangani tambahan dan perubahan secara terpisah. Untuk hidangan yang sedang disiapkan, tanyakan perkembangannya kepada dapur sebelum memberi jawaban.

Saat membantu, minta tamu menunjukkan halaman yang relevan sendiri, sementara staf memeriksa pesanan menggunakan perangkat kerja mereka. Jangan meminta kata sandi untuk membuka ponsel atau mengambil ponsel tamu untuk mengoperasikan pembayaran atau aplikasi lain sesuka hati. Menu digital dan pemesanan dengan memindai QR adalah dua fitur yang berbeda di MenuSnap; restoran yang hanya menyediakan menu untuk dilihat tetap menerima pesanan melalui staf.

Pemesanan campuran dalam satu meja: pastikan pesanan milik siapa

Jika beberapa orang di satu meja memesan lewat ponsel dan yang lain secara lisan, tidak perlu memaksa seluruh meja menggunakan cara yang sama. Staf perlu memastikan milik siapa setiap hidangan yang diminta dan apakah sudah dikirim oleh teman semeja, lalu hanya mencatat tambahan yang benar-benar baru. Untuk hidangan bersama, tanyakan jumlahnya terlebih dahulu; jangan menyimpulkan bahwa setiap orang memiliki tagihan sendiri hanya karena masing-masing membawa ponsel.

MenuSnap mendukung pencatatan pesanan staf melalui POS. Saat menerima pesanan secara langsung, staf tetap perlu memastikan meja, porsi, pilihan, dan biaya tambahan yang benar, lalu mengulang pesanan untuk dikonfirmasi sebelum mengirimkannya. Kaitkan permintaan khusus dengan hidangan tertentu. Jelaskan segera jika permintaan tidak dapat dipenuhi atau belum terkonfirmasi, agar layanan staf tidak menjadi versi menu yang berbeda.

Selaraskan informasi pada menu cetak, halaman ponsel, dan penjelasan staf

• Versi menu dan tanggal pembaruan: ____; perubahan harga, porsi, atau ketersediaan: ____.
• Penanggung jawab penempatan menu cetak dan penarikan versi lama: ____; penanggung jawab pemeliharaan informasi di ponsel: ____.
• Staf area yang bertugas melayani: ____; staf pengganti saat ia meninggalkan area: ____; kontak untuk penjelasan yang rumit: ____.
• Pesanan dari ponsel yang perlu diperiksa saat dialihkan ke staf: ____; tambahan yang sudah dikonfirmasi: ____; penanggung jawab langkah berikutnya: ____.

Lembar tambahan sementara pada menu cetak harus mudah dibaca dan tidak bertentangan dengan halaman lama. Beri tahu tamu sebelum mereka memilih jika suatu hidangan habis; jangan hanya menempelkan pemberitahuan di meja kasir yang tidak terlihat oleh tamu di teras. Ukuran huruf, pantulan cahaya, dan keterbatasan bahasa merupakan kendala yang berbeda. Atasi masing-masing dengan menyediakan cetakan yang jelas, pencahayaan yang sesuai, dan materi terjemahan yang sudah ditinjau.

Pastikan ada yang menangani pertanyaan rumit dan gangguan jaringan

Informasi dalam berbagai bahasa membantu tamu memahami menu, tetapi tidak menggantikan informasi faktual tentang bahan. Jika tamu bertanya tentang alergen atau kontaminasi silang, staf yang bertanggung jawab di restoran harus memeriksa resep dan kondisi penyiapan yang berlaku. Jika belum dapat dipastikan, sampaikan dengan jujur. Jangan menyimpulkan keamanan dari AI atau dari sekadar menghilangkan suatu bahan.

Pemesanan lewat QR di halaman web, pembayaran online, dan sinkronisasi cloud bergantung pada jaringan. Jika terjadi gangguan, periksa dahulu pesanan yang sudah terkirim, lalu lanjutkan layanan secara manual. Setelah koneksi pulih, cocokkan pesanan dengan pembayaran yang benar-benar diterima sebelum melengkapi catatan yang kurang. Jika menggunakan KDS atau printer, paket, konfigurasi, dan perangkat yang sesuai tetap diperlukan. Halaman yang dapat dibuka oleh tamu bukan bukti bahwa dapur sudah menerima pesanan.

Periksa apakah ada tamu yang terlewat, bukan apakah semua orang memindai QR

Saat tutup layanan, tanyakan apakah tamu yang menggunakan menu cetak dapat menemukan staf dan apakah mereka harus menjelaskan permintaan yang sama berulang kali. Periksa juga apakah harga pada menu online dan menu cetak berbeda. Kelompokkan masalah sebagai informasi menu yang tidak selaras, tidak ada staf area yang mengambil alih, atau pencatatan ganda saat pesanan dialihkan ke staf. Perbaiki bagian terkait, alih-alih menyalahkan tamu karena tidak terbiasa dengan teknologi.