Khách không quét mã QR thì gọi món thế nào: kết hợp thực đơn giấy, nhân viên ghi món và đặt món bằng điện thoại

Khi khách không muốn hoặc không thể quét mã QR, hãy đưa thực đơn giấy và để nhân viên nhận gọi món; không yêu cầu khách giải thích lý do. Điều quan trọng không phải là bắt cả bàn dùng cùng một cách gọi món, mà là kiểm tra trước những yêu cầu nào đã được gửi, sau đó mới ghi nhận món gọi thêm và sắp xếp để nhân viên chủ động quay lại bàn. Như vậy, những khách không đặt món bằng điện thoại vẫn được phục vụ.

Khi khách ngồi vào bàn và chọn thực đơn giấy: cho biết ai sẽ quay lại

• Hỏi một cách tự nhiên xem khách muốn xem thực đơn giấy hay dùng điện thoại; nếu cần, nhân viên có thể hỗ trợ. Đừng tự quyết định thay khách dựa trên tuổi tác, quốc tịch hoặc ngoại hình.
• Khi đưa thực đơn, thông báo tình trạng món trong ngày và những thay đổi tạm thời, cho khách biết ai sẽ nhận gọi món rồi để họ có thời gian lựa chọn.
• Nhân viên phụ trách khu vực cần chủ động quay lại bàn. Nếu rời vị trí, hãy bàn giao cho một đồng nghiệp cụ thể; đừng cho rằng khách chưa có đơn trực tuyến là chưa muốn gọi món.

Khi khách chuyển từ điện thoại sang nhờ nhân viên: trước tiên kiểm tra đơn đã đến bước nào

• Khách mới xem hoặc chọn món: trước tiên xác nhận đơn chưa được gửi, rồi nhân viên nhập món theo bàn, tùy chọn, số lượng và phụ phí.
• Khách cho biết đã gửi đơn hoặc không rõ kết quả trên màn hình: tra cứu theo bàn hoặc mã đơn; nếu cần, liên hệ đồng nghiệp nhận đơn. Đừng nhập lại toàn bộ chỉ vì màn hình bị treo.
• Khách gọi thêm sau khi đã có đơn: trước tiên tìm đơn ban đầu, rồi xử lý riêng món gọi thêm và nội dung chỉnh sửa. Nếu món đang được chế biến, hãy hỏi bếp về tiến độ trước khi trả lời.

Khi cần hỗ trợ, hãy để khách tự mở và cho xem màn hình liên quan; nhân viên kiểm tra đơn trên thiết bị làm việc của mình. Không hỏi mật khẩu mở khóa, cũng không cầm điện thoại của khách để tự ý thao tác thanh toán hoặc dùng ứng dụng khác. Thực đơn kỹ thuật số của MenuSnap và chức năng gọi món bằng cách quét mã QR là hai tính năng khác nhau; nếu nhà hàng chỉ cho khách xem thực đơn, nhân viên vẫn phải nhận gọi món.

Gọi món theo nhiều cách tại cùng bàn: cần xác định rõ món thuộc yêu cầu của ai

Nếu có người tại bàn gọi món bằng điện thoại, còn người khác gọi trực tiếp, không cần bắt cả bàn chuyển sang cùng một cách gọi món. Trước tiên, nhân viên xác nhận món nào của ai và liệu bạn cùng bàn đã gửi món đó chưa, rồi chỉ nhập phần thực sự được gọi thêm. Với món dùng chung, hãy hỏi rõ số lượng; đừng suy đoán hóa đơn riêng của từng người dựa trên việc mỗi người có một chiếc điện thoại.

MenuSnap hỗ trợ nhân viên nhập món qua hệ thống POS. Khi nhận gọi món trực tiếp, nhân viên cũng cần hỏi rõ bàn, khẩu phần, tùy chọn và phụ phí thực tế, đọc lại để xác nhận rồi mới gửi đơn. Ghi yêu cầu đặc biệt gắn với đúng món; nếu không thể đáp ứng hoặc chưa xác nhận được, hãy thông báo kịp thời. Đừng để cách phục vụ trực tiếp biến thành một phiên bản thực đơn khác.

Đảm bảo thực đơn giấy, trang trên điện thoại và lời giới thiệu của nhân viên đều nhất quán

• Phiên bản thực đơn và ngày cập nhật: ____; thay đổi về giá, khẩu phần hoặc tình trạng món: ____.
• Người phụ trách cất thực đơn giấy và thu hồi bản cũ: ____; người cập nhật nội dung trên điện thoại: ____.
• Nhân viên phụ trách khu vực: ____; người thay ca khi họ rời vị trí: ____; người liên hệ khi cần giải thích chi tiết: ____.
• Đơn cần kiểm tra khi khách chuyển từ điện thoại sang nhờ nhân viên: ____; yêu cầu gọi thêm đã xác nhận: ____; người xử lý bước tiếp theo: ____.

Tờ phụ lục thực đơn tạm thời cần dễ đọc, không mâu thuẫn với các trang cũ. Hãy thông báo món hết trước khi khách chọn; đừng chỉ dán thông báo ở quầy mà khách ngồi ngoài hiên không thể nhìn thấy. Chữ khó đọc, ánh sáng phản chiếu và việc không thông thạo ngôn ngữ là những trở ngại khác nhau; có thể xử lý riêng bằng bản giấy rõ ràng, ánh sáng phù hợp và nội dung ngôn ngữ đã được kiểm duyệt.

Cần có người tiếp nhận các câu hỏi phức tạp và sự cố mạng

Nội dung đa ngôn ngữ giúp khách hiểu thông tin, nhưng không thay thế sự thật về nguyên liệu. Khi khách hỏi về chất gây dị ứng hoặc nguy cơ tiếp xúc chéo, nhân viên phụ trách tại nhà hàng cần kiểm tra công thức hiện tại và điều kiện chế biến. Nếu không thể xác nhận, hãy nói rõ; đừng suy đoán mức độ an toàn dựa trên AI hoặc việc bỏ một nguyên liệu.

Gọi món bằng cách quét mã QR trên trang web, thanh toán trực tuyến và đồng bộ qua đám mây đều phụ thuộc vào kết nối mạng. Khi có sự cố, trước tiên kiểm tra những đơn đã gửi, rồi tiếp tục phục vụ theo cách thủ công. Khi kết nối được khôi phục, hãy đối chiếu đơn hàng với số tiền thực nhận trước khi bổ sung những giao dịch còn thiếu vào hồ sơ. Nếu dùng hệ thống hiển thị đơn hàng cho bếp (KDS) hoặc máy in, nhà hàng vẫn cần gói dịch vụ, cấu hình và thiết bị tương ứng; việc trang của khách mở được không chứng minh rằng bếp đã nhận đơn.

Kiểm tra xem có ai chưa được phục vụ, đừng cố buộc mọi người quét mã QR

Cuối ca, hãy hỏi khách dùng thực đơn giấy xem họ có tìm được nhân viên không và có phải lặp lại cùng một yêu cầu nhiều lần không; đồng thời kiểm tra xem giá trên thực đơn trực tuyến và bản giấy có bị lệch nhau không. Phân loại vấn đề thành thực đơn chưa đồng bộ, không có nhân viên phụ trách khu vực tiếp nhận hoặc nhập trùng khi chuyển sang phục vụ trực tiếp, rồi sửa đúng khâu tương ứng. Đừng đổ lỗi cho khách vì không quen công nghệ.